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卸・小売
注文書
ペーパーレスファクス
  
レシピ040

すぐ対応したい取引先の注文書が埋もれてた

受信ファクスの山を、優先度と担当者を考えながら振り分け
時間はかかるし、もはや職人技…

例えば…
こんなお客様
       
  • 業種:
    小売り業
  • 事業内容:
    オフィスの小物や電子機器を中心とした販売
  • 従業員数:
    60人
  • 利用部門:
    営業部
  • 業務:
    • お客様から届く注文書をファクスで受信し紙で出力している。
    • 担当が受信したファクスの中から、注文書だけを仕分けて担当者のデスクに配布。優先的に対応が必要な取引先の注文分は配布に合わせ直接連絡も実施する。
    • 担当は配布された注文書を個数や納期を確認し、在庫や仕入れ先との調整を行う。
月末に重なる支払業務で現場は手一杯
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

送信元の情報をもとに担当別に仕分け

送信元の情報をもとに
担当別に仕分け

矢印
特定の取引先プリント通常対応は電子配信

特定の取引先はプリント
その他は電子配信

矢印
担当者ごとに注文書処理

担当者ごとに
注文書処理

POINT01
業務が滞らないように紙出力と電子化を併用

送信元(G3IDまたは電話番号※)ごとに自動仕分け

指定の場所に請求書を置くだけで、自動で取り込み支払情報を取得
矢印

特定の取引先は、紙出力してすぐに処理を開始

紙出力してすぐに処理を開始
矢印

土日や夜間、急な外出の時も、ワンボタンで仕分け先を切り替え

土日や夜間、急な外出の時も、ワンボタンで仕分け先を切り替え

※発信元電話番号を利用するには、別途ナンバーディスプレイ契約が必要です

POINT02
担当者ごとに電子で配信・紙に出さずにDocuWorksで完結

担当者のトレイへ配信し、ポップアップで通知

処理状況のステータスは自動更新されるため、作業の進捗が1目でわかる
矢印
 

DocuWorksのアノテーションを使って紙と同じイメージで納期やコメントを追記

ワンクリックでkintoneへ支払情報と請求書の保管先を連携。kintoneアプリから請求書の確認も可能に
矢印

電子のまま注文先へ ファクス返信

電子のまま注文先へファクス返信

PCにファックスドライバーのインストールが必要です

FUJIFILM IWproをご利用いただいている

お客様の声

受信するファクスは、当然注文書以外のものも入っているので、取引先から届く注文書を探すだけで一苦労でした…。でも、今は登録している取引先の情報で勝手に仕分けて電子で配信してくれるので、ファクスの仕分け作業自体がなくなり、みんな喜んでいます。

受信するファクスは、当然注文書以外のものも入っているので、取引先から届く注文書を探すだけで一苦労でした。でも、今は登録している取引先の情報で勝手に仕分けて電子で配信してくれるので、ファクスの仕分け作業自体がなくなりみんな喜んでいます。

タイミングや契約形態によって、注文が入ったらすぐに処理したいものがあります。ただ、どうしても紙に出していると埋もれてしまい…気づいたら謝るしかない状況も…。今は、すぐに対応したい取引先だけは、他とは分けて紙出力したり、全員が見える共有の場所に電子で配信できるので、そういった案件の抜け漏れがほんとになくなりました。

サーバーの準備なくすぐに導入でき、承認機能やログ管理により、懸念だった情報漏洩のリスクも抑止できております。ユーザー視点で見ても<strong>面倒なプリントドライバーの設定が不要で簡単に出先で印刷できるので、営業担当者も喜んでいました。

この使い方を試したい

この使い方がすぐに
体験できます!

すぐに体験できること
スクロール
 すぐに体験できること
  • 請求書をフォルダにおいていただくだけで、自動でワークスペースに取り込まれます。
  • 自動で取得する請求書処理に必要なデータの確認作業を、1画面の中で完結する操作感を体験いただけます。
  • ワンクリックで請求書をルール通りに振り分けて指定の場所に保管する操作や、kintoneをお持ちであれば合わせてデータ連携まで行えることを確認いただけます。
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