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建設
雇用契約書
電子サイン連携
レシピ047

契約更新のたびのペーパーワーク…もう、限界!

だれと、どの契約を結んでる? 採用手続きが現場人員の働き始めの障壁に…

例えば…
こんなお客様
  • 業種:
    建設関連業
  • 事業内容:
    発注者支援、土木設計、文化財調査
  • 従業員数:
    350人
  • 利用部門:
    人事・総務
  • 業務:
    • インフラ関連の調査・施工案件では、各建設現場ごとに調査員(契約社員)との雇用契約を取り交わし、契約書の原本は本社の総務で管理している
    • 半年に1度、人事システムから更新対象者をリストアップして、過去の契約条件(契約日、勤務時間、金額)を基に、更新処理を行っている
    • 新規雇用は、現場と被雇用者間での手続き後、本社での承認や人事処理が終わってから勤務を開始してもらっている
月末に重なる支払業務で現場は手一杯
矢印

FUJIFILM IWproこの使い方
すれば解決できます!

この使い方を知りたい

この使い方の流れ

メール、添付文書は従来通りローカルフォルダへ保存

雇用契約書を
一括作成

矢印
メール x 文書の表形式で一覧管理

契約書の送付・回収を
一覧で管理

矢印
関連文書を格納し担当者へ振り分け

契約書を
自動で保管

POINT01
人事システムの情報から雇用契約書を正しく作成、送付

人事システムと連携して契約書を一括作成

共有フォルダーに注文書を置くだけで自動取り込み
 
矢印

契約書ファイルに担当者などを付与し、見える化

OCR処理で注文情報を取得し、kintoneアプリへ自動連携
矢印

ワークスペースの中で、契約書の送信作業までが完了

kintone上で、製品マスタを参照し、製造指示書に必要な情報を追加
POINT02
締結期限間近の時もリマインドから確実に締結、電子だから回収までが迅速

契約を一覧化し、締結期限が近いものを絞り込み

製造指示書をワンクリックで生成
矢印
 

対象契約を選択し、リマインドメールを送付

ワークスペースに作成されるので、サムネイルとクイックビューで直感的に内容確認と操作
矢印

契約完了時に総務に通知

他システムへのデータ連携も、複数の支払情報をまとめて1つのCSVに出力し受け渡しが可能
POINT03
雇用契約書の保管状況を表形式に一覧化、更新の時も過去の書類がすぐ手元に
共有フォルダーに注文書を置くだけで自動取り込み

この使い方は、連携する電子サインサービスの機能と共に実現しています。

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お客様の声

雇用契約の更新時期には、更新対象をリストアップするためにファイリングされた契約書を見返していました。でも、人の作業なので別のファイルに入っていたり…。更新タイミングも異なるので探す手間もかかり、対象の一覧化だけでも限界を感じ始めていました。でも今は、回収された契約書は自動で格納され、一覧化までしてくれるので、この悩みが一気に解消されました。

雇用契約の更新時期には、更新対象をリストアップするためにファイリングされた契約書を見返していました。でも、人の作業なので別のファイルに入っていたり…。更新タイミングも異なるので探す手間もかかり、対象の一覧化だけでも限界を感じ始めていました。でも今は、回収された契約書は自動で格納され、一覧化までしてくれるので、この悩みが一気に解消されました。

契約書の郵送や本社の承認など、手続きに時間がかかり、「すぐに働きたい」応募する側、「すぐに働いて欲しい」雇用側の希望が叶わない状況を現場から聞いていました。導入後は、契約一連の流れが電子化され、リードタイムが格段に短くなりました。また現場の負担を減らすことができ、現場の本来業務に尽力してもらえるなら、それは会社としても大きなメリットであると思います。

契約書の郵送や本社の承認など、手続きに時間がかかり、「すぐに働きたい」応募する側、「すぐに働いて欲しい」雇用側の希望が叶わない状況を現場から聞いていました。導入後は、契約一連の流れを電子化されリードタイムが格段に短くなりました。また現場の負担を減らすことができ、現場の本来業務に尽力してもらえるなら、それは会社としても大きなメリットであると思います。

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