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既存のMicrosoft® Excel®ファイルをファクス宛先表ツールで利用したい

コンテンツID(2308)

Microsoft Excel(以降Excelと表記します)で作成されたアドレスデータを、「ファクス宛先表ツール」に読み込み、ダイレクトファクス用の宛先表として利用します。

設定の流れ

  1. Excelファイルを準備する
  2. ExcelファイルをCSVファイルとして保存する
  3. ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定する
  4. ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込む
  5. 宛先表の表示項目を変更する

商品によって一部表示や操作が異なる場合があります。

Excelファイルを準備する

  1. 次のようなアドレスデータが入力されたExcelファイルを用意します。

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  2. 宛先表の表示項目に読み込むデータ列を決定します。

    image

    A列を[所属1]、B列を[名前]、C列を[ふりがな]、D列を[番号/アドレス]に読み込む設定を例に説明します。

    注記
    • [名前]と[番号/アドレス]は、読み込み必須データです。

  3. 引き続き、ExcelファイルをCSVファイルとして保存するを行います。

ExcelファイルをCSVファイルとして保存する

  1. ファイルメニューから[名前を付けて保存]をクリックします。

  2. 保存先とファイル名を指定し、[ファイルの種類]で[CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.CSV)]を選んで[保存]をクリックします。

    image
    注記
    • 保存したCSVファイルを再度Excelで編集する場合、先頭の0が削除される可能性があります。

  3. 保存したCSVファイルを閉じます。

  4. 引き続き、ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定するを行います。

ファクス宛先表ツールでの読み込み項目を設定する

保存したCSVファイルのデータ項目と順序を指定し、読み込み形式に登録します。

  1. ファクス宛先表ツールを起動します。

    補足
  2. [ファイル]>[環境設定]>[CSV読み込み項目]をクリックします。

  3. [新規登録]をクリックします。

    image

  4. CSVファイルのデータ項目を左の[選択可能な項目]から選び、[追加]ボタンをクリックして、右の[読み込む項目]に移動させます。

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  5. [読み込む項目]で項目を選び、[上へ]/[下へ]ボタンをクリックして、CSVファイルのデータ順序と一致させます。

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    imageの方向で、順序を一致させてください。

  6. 任意の名前を[読み込み形式名]に入力し、[OK]をクリックします。

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  7. [OK]をクリックします。

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    読み込み形式名「取引先」として登録されました。

  8. 引き続き、ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込むを行います。

ファクス宛先表ツールでCSVファイルを取り込む

  1. [ファイル]>[新規宛先表]をクリックします。

  2. [ファイル]>[読み込み]から、登録した読み込み形式名を選びます。

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  3. 保存したCSVファイルを指定し、[開く]をクリックします。

    読み込み形式の設定どおり、CSVファイルデータがファクス宛先表ツールに取り込まれます。

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  4. [ファイル]>[名前を付けて保存]をクリックします。

  5. 保存場所とファイル名を指定して[保存]をクリックします。

    補足
    • 保存される宛先表ファイルの拡張子は、「.fxt」になります。

宛先表の表示項目を変更する

必要に応じて、宛先表に表示する項目や順序を変更できます。

  1. [表示]>[表示項目の設定]をクリックします。

    image

  2. 表示を変更したい項目を選び、目的に合わせ、[追加]/[削除]/[上へ]/[下へ]ボタンをクリックし、[OK]をクリックします。

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