凌晨3點，你是否因數據的安全問題擔心得徹底難眠？
數據安全的威脅可謂無處不在；當中包括黑客、釣魚郵件、資料盜竊，以及人為錯誤。
一想到面對網絡安全的威脅，便足以令人難以安寢。
現在是時候趕走惡夢。要確保公司數據的安全，免陷外洩風險，實行起來其實比想像中簡單。
試想像，數據就好像你公司裏一些表現出眾，卻難於管理的員工。
你不容許這些員工公開公司的重要資訊，也不會讓他們談論公司機密，更遑論任由他們帶陌生人走進辦公室內。
這一切看來雖理所當然，但除非公司的資訊安全系統能夠貫徹始終，否則各種難以想像的後果會隨時發生。
在建立安全數據的技術要求之前，可先從數據鏈的首個環節着手 – 也就是公司員工。作為公司最重要資產的同時，員工同時是數據保安最弱的一環。
有近期研究顯示，六成的數據洩漏是由人為錯誤造成。
因此，預防數據外洩的第一道防線，應是建立以人為本和可信賴的防火牆。
建立數據安全的自覺性
切勿輕視制訂工作守則的重要性，同時謹記提醒員工嚴格遵從，尤其當員工有需要跟供應商和合作夥伴分享有關公司的資料。建立正式而嚴謹的數據安全政策，能助所有員工妥善處理公司資料。
安全性更新的重要性
平日處理重要的工作時，當遇上畫面彈出安全性更新提示，不少人都會不以為意，認為無逼切性，便習慣地按下「稍後提醒」。
但事實上，舊版辦公室系統軟件最讓黑客垂涎。只需持續更新軟件版本，便能增強系統的抵禦能力，防範外來攻擊。
持續培訓助員工掌握科技
不少僱主另一常犯錯誤，是假設員工已熟悉各種科技，或可自行在工作過程中學習。要確保員工準確掌握公司系統的操作並發揮所長，應定期舉辦講座及教學活動，增強員工對有害軟件、最新安全威脅，以及軟件更新的認知。
防患於未然
做好資料保護等各項預防措施，儘管花掉可用於發展業務的寶貴時間，但一切都是值得的。因為數據外洩不但會令公司陷於困境，更帶來不可估計的損失，包括罰款、處分，更嚴重的是會破壞公司花上無數心血和寶貴時間累積得來的專業形象和聲譽。
實現360°數據安全
要確保數據安全，只讓公司員工裝備起來並不足夠，還需強化數據保安流程中較脆弱的環節，也就是幾乎每一個辦公室都必備的打印機資料保安。
不論出於人為錯誤、黑客攻擊或存取管制不當，都足以令打印機成為數據保安系統的致命弱點。
回想將數據作為人的譬喻，文件的處理流程也值得我們思考。
文件一般封存多久？文件儲存在哪裏？如何找出更改的文件？還有在緊急情況下，如何找回失去的文件？
打印機本身自開始便提供清晰的檔案紀錄，讓你迅速獲悉誰人曾經建立、存取、傳送、打印，其至複製檔案。
細心想想，只要找到既迅速又安全地儲存公司重要資料的方法，便可減少數據外洩的風險，保障公司的知識產權，同時維護公司的核心價值。
確保文件分享的安全性，需要結合各方面的努力；全賴向員工灌輸關於數據安全的正確知識，並為辦公室添置合適的文書處理設備，公司資料自然可以安心地獲得充足的保護。
360°數據安全保護，365日為你免除保存資料的煩惱。
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