讓辦公室轉型,「不能只看表面」

讓辦公室轉型,「不能只看表面」

是否感覺似曾相識?

「不能只看表面」,這不僅是電影中經常出現的對白,也道出數碼轉型的真締。

在深入討論數碼轉型的真正作用前,嘗試從字面找出解釋。

結果,向不同人發問,便得出不同的解釋,但這種分歧非源於字義含糊。事實上,由於複雜的商業環境,數碼轉型對於不同公司便代表着不同的價值。

商業類書籍作家Greg Verdino曾給出這名稱其中一個最貼切的解釋 – 「數碼轉型填補了數碼客戶與實體營商者之間的供求差距」。

當代人的成長經歷中,各種方便都由一隻手指帶來,要令他們在工作上沿用昔日緩慢且繁複的溝通模式,是挑戰不可能。

我們並非鼓催企業的高管倉卒地推行公司數碼轉型,任何轉變都必需經過深思熟慮,推動數碼轉型同樣除需要周詳的規劃,還需企業在管理文化、發展思維以及科技應用等多方面配合。

近期的商業研究發現,業務流程欠缺效率,將增加企業成本,金額更相當於企業每年收益約20%至30%。

儘管上述統計令人錯愕,若閣下決定讓公司投身數碼轉型行列,企圖藉此提升產力,以下是我們提供的忠告。

數碼化帶來的轉變?
支持數碼轉型的其中一項論據,是可讓公司數據模規增加。試想日後無需再為查找所需資料而感到焦慮,因為如今公司由上而下,連同你的客戶,都可快捷靈活地透過數碼方式尋獲所需資料。

數碼轉型帶來的好處不只限於搜尋資料,若配合自動化工作流程和人工智能技術,更可對資料加以分析、判斷並付諸行動,成效更勝以往。此外,辦公室打印機亦能化身智能中心,透過定期的數據分析,你可更準確地掌握公司的成本概況和管理權限安排。

釋放增長潛力
數碼化和自動化不但能簡化工作流程管理,同時將員工從繁瑣的工序中釋放,以提升生產力。

換言之,企業將有更多時間和充裕的能力用於推動公司擴充,同時享受無牽掛的管理。

資料更安全

數據安全深受所有企業關注。藉助數碼檔案管理,文件自始建到所有修改均被記錄,除確保資料安全,方便追蹤和核對,更提供實時查閱每份文件的完整記錄。

除確保文件資料免受外來干擾,人為錯誤又如何應付?

問任何人遇上帳目錯誤的原因,答案總是有意外發生;如填錯資料欄目、錯誤輸入數字等。

利用自動化工作流程,可大大減低人為錯誤出現的機會。

停工風險
企業由實體及以紙張為本的工作流程,轉為數碼模式運作,期間業務出現過渡性停滯自不可免。

安撫員工情緒,清楚解釋轉變的利弊,讓他們作出科技新舊過渡的正確選擇,避免工作流程分化。推展數碼轉型的最佳起點是多功能打印機,因為該設備提供的文件管理方案,正是集避免工作停滯、強化生產力,及提升營運優勢於一身。

今日的辦公室打印機不僅是一部複製機器,更是實現工作流程自動化的重要設備,為企業提供具擴充能力、操作簡易及可連接性強的自動化工具,實現員工可流動性、文件可讀取性和數據安全性。

終於談到重點,怎樣的工作流程自動化方案,才能成為企業數碼化轉型旅程上的最佳夥伴?

回答這問題前,先回答另外3條簡單問題:

有否備用方案?
現今大多數辦公室設備均備有故障辨識功能,以便在故障出現前向用家發出警示。但萬一遇上求助無援的情況,你是否有後備的方案?

購買多功能打印機時,注意是否提供專屬的維修服務,同時向供應商詳細了解維修的效率,例如發出求助後的反應時間,以及各項維修所需時間等。

停工可能造成的損失?

現代商業步伐快捷,停工可對企業造成重大損失。

但透過合適的方案,便可藉助預測性分析,在問題發生前爭取時間將問題解決,避免造成更嚴重事故,從而盡可能減少停工的出現。

數碼轉型能否改善成本控制?
對任何企業來說,成本控制和創造收入同樣重要,其中控制成本更是企業存亡的底線。選擇合適的夥伴有助企業加速數碼轉型,既讓你有效控制成本,更令企業生產力提升,同時促進客戶契合度和改善員工流失率。

採納合適的策略和先進的數碼科技,為企業釋放商機,再創高峰。

數碼轉型絕對不能只看表面。

無需擔心低工作成效。

無需憂慮成本過高。

無懼停工風險。

更無需局限於辦公室。

讓我們的服務團隊深入了解你和公司的工作流程,一同制訂最合適的數碼轉型方案。歡迎隨時聯絡我們。

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