邁向未來辦公室

邁向未來辦公室

過去辦公室盡是紙張的天下。

各種建議書、文件、計劃書、檔案及表格，無一不利用紙張打印。

紙張在辦公室經傳閱，再存檔。

辦公室逐漸淪為大小文件櫃的戰場，任何儲存空間都成為各類紙本文件和資料的兵家必爭之地。

但科技卻正在迅速地改變這場文件的戰爭。

數碼科技不但改變了社交、個人生活及娛樂方式，也掀起一場現代辦公室的改革。將資料轉換成電子檔案格式並發送到網絡上的電腦便是最佳例子。

最近有研究顯示，近六成半僱員傾向遠離傳統辦公室，加入流動辦公的行列；在埋首紙張工作的年代，這是絕不可能的事。

智能電話、電子手帳及個人電腦讓我們隨時隨地接通各種資訊。雲端技術進一步給資料儲存帶來方便，再配合互聯網運作，任何工作幾乎都可以自動化處理。

在深入討論前，先了解減少使用紙張的作用。

數碼轉型可大大減少花在資料分類、整理、存檔和棄置的時間，以及帶來的各種不便。

在與文件櫃和碎紙機說再見的同時，一同迎接更開放的工作空間。

減少使用紙張可減省購買、使用和傳送紙本文件和資料的成本。

將紙張文件分類整理和取閱，需要花耗大量時間。試想用來翻找文件的30秒內，你可以搜尋到多少個電子檔案。

紙張對工作地點也帶來限制。假如換成把資料儲存到雲端和伺服器，你便可隨時隨地透過已連接的裝置讀取資料。

最後，數碼轉型可為保護環境盡一分力，減少砍伐樹木和製造垃圾，讓堆填區得到喘息的空間。

數碼轉型能帶來的好處雖已擺在眼前，但應怎樣實行？為協助企業無縫過渡到自動化工作流程，我們為你整理出下列8大步驟。

你毋須一次過渡，亦不用完全摒棄使用紙張。即使只邁出一小步，減省成本、釋放人力資源，以及提升營運流動性和生產力的成效卻立見影踪。

步驟一

先了解辦公室現有的工作流程，並確立改革目標，接着再找出簡化操作流程和減省工時的方法。

公司的發票系統或人力資源管理系統中有關新入職員工安排，一般是轉型改革的理想起點。將所有工作、操作和工作流程透過電子方式記錄和標示，即使不花紙張，也能讓所有員工一目了然。

步驟二

檢視品牌的客戶關注度，以及員工與客戶的互動情況。

是否可藉助網上功能加強聯繫？是否可將填寫表格和發單系統進一步簡化？

試找出節約成本和提升工作效率的方法。

步驟三

制訂優化工作流程和提升效率的藍圖或路線圖，訂立階段性目標按時達成。

適時聆聽員工的回饋。畢竟轉變易引發焦慮，因此為協助員工配合和適應，除需要給予適當的指引，也應解釋轉變對節減時間和成本帶來的好處。

步驟四

這時候你應該清晰了解需要作出轉變的業務目標和工作流程，接着應評估不同轉型方案的優劣。

仔細考慮各項自動化工作流程如何得以落實、共享及追蹤並完成任務。

步驟五

落實點到點數碼化。先確認有權限打印機密文件的名單，這便可讓其他員工安心工作，毋須承擔遺失重要資料的風險。

假如公司的業務運作遍及多個國家，員工使用不同語言，制訂自動化系統便需消除語言的屏障。


步驟六

是時候測試電子文件處理流程的操作，測試應針對不同裝置、不同的接連設定，及不同的持份者進行，確保所有人均了解系統的操作，同時認同轉變能帶來好處。

研究發現，資料外洩事故中超過六成是人為錯誤造成，遠高於網頁不安全及黑客攻擊等原因，而兩者合共造成事故不足於一成。

步驟七

一切順利？現在可審視轉變的成效，評估公司客戶和員工是否都能善用系統，並從中得益。

下一步如何？

試想如何利用智能科技配合自動化工具，讓員工在原有崗位上提升職能，同時加強與客戶在其他業務的聯繫。

步驟八

改造及創新。

工作流程自動化的過程並非直進，而是周而復始，也代表轉變的步伐不會停下來。時刻注意其他行業的轉變，以及不同領域的技術突破，讓自動化革命為企業打造優勢。

數碼化就是未來。

辦公室工作流程將會於未來數年朝自動化運作急劇發展，聊天機械人、機器學習、語音辨識指令及預測分析等技術，將為工作流程自動化發展注入新動力。

惟電子化工作流程終以人為本。

建立無紙張辦公室，目的是創新企業營運，提升員工凝聚力、增強工作流動性、精簡部門架構。

簡言之，工作流程自動化給工作帶來自由。

衝破傳統工作限制，如造成紙張浪費、於固定地點上班、重複工序及工作效率低等。

讓數碼轉型改善工作流動性，我們的服務團隊樂意助你深入了解。