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いつでもどこでも
ドキュメントにアクセス

Working Folder®

取引先や社外メンバーと安全にかつ簡単に文書授受ができるクラウドサービスです。
ビジネスシーンでのドキュメントの運用を支援します。

概要
特長
導入効果
業務別導入効果
関連情報
カタログ
無料トライアル
お問い合わせ

概要

「Working Folder」は、インターネットを経由して安全にかつ簡単に文書授受ができるクラウドサービスです。
自社サーバーを構築するよりも手軽に導入でき、システム管理者がいなくても安心して運用できます。
通常のクラウドサービスと同様に、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に文書のアップロード・ダウンロードが可能です。
また、出張先・外出先など、いつでもどこからでもアクセスして自由にファイルのやりとりができるだけでなく、複合機やDocuWorks、モバイル端末と連携することで、さまざまな活用が可能です。

Working Folder

特長

文書の送付・受け取り

ドキュメントを簡単にかつ安全に送付・受け取ることができます。

柔軟な文書公開・文書受け取り

例えば、取引先へ文書を共有する場合、担当者がWorking Folderに文書を公開すると、取引先にメールで通知されます。メールに書かれているURLにアクセスすれば、公開された文書をダウンロードすることができます。管理者は公開された文書へのアクセス履歴を確認することができます。また、取引先から文書を受け取る場合、担当者が文書受け取りをWorking Folderに指示すると、取引先に格納先がメールで通知されます。通知されたURLにアクセスして文書をアップロードすると、自社の担当者は文書を入手することができます。管理者は受け取り履歴を確認することができます。

Working FolderのIDをもたないユーザーも、メールで通知した限定URLから特定のファイルだけにアクセスすることができます。また、IDをもたないユーザーからWorking Folderにファイルを登録してもらうことで、ファイルを受け取ることもできます。

文書登録時のメール通知機能

Working Folderに文書登録を行うと、設定した宛先に対してリアルタイムにメールでお知らせ。さまざまな端末からいつでも文書にアクセスできます。

  • 文書登録時のメール通知機能

    複合機、Webブラウザー、DocuWorksまたはDocuWorks Viewer Lightの操作クライアントから文書が登録されると、設定に応じたメール通知を行うことが可能です。

  • 通知URLから登録文書へのアクセスが可能

    通知されたURLへのリンクから、パソコンだけでなく、iPad、iPhone、Android等のモバイル端末からも登録された文書にアクセスが可能です。

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時間や場所、端末を選ばず情報共有

DocuWorksとの連携で、場所や端末にとらわれず、文書の編集や保存ができ、ビジネスがよりスピーディーかつ効率的に。

DocuWorksとの連携（お仕事スペースの活用）

お仕事スペースには文書を簡単にアップロードしたり、逆にダウンロードできます。お仕事スペース上にある文書はサムネール表示することが可能です。お仕事スペースでは文書を編集することもできます。お仕事スペースに集めた文書はWorking Folderと同期することで、どこでもアクセスすることができます。例えば、社内でお仕事スペースに資料を集めておくと、移動中にモバイル端末で資料をチェックし、取引先の打ち合わせでは、資料を参照しながらプレゼンをすることもできます。

「お仕事スペース」はWorking FolderとDocuWorksを連携させた、「ポータブルな電子の机」です。
場所や端末にとらわれず、文書の編集や保存ができるので、いつでもどこからでもDocuWorksを活用できます。

  • 注記DocuWorksは別売りソフトウェアです。連携には、DocuWorks 連携フォルダ for Working Folderが必要です。当社公式サイトからダウンロードできます。（無償）
  • 注記お仕事スペースはDocuWorks 9の機能です。
  • 注記DocuWorksの詳しい内容は当社公式サイト、またはDocuWorks 9のカタログをご参照ください。

DocuWorks トレイおよび属性情報との連携

例えば、支社、支店、倉庫などのPCのDocuWorksトレイをWorking Folderと連携させておくことで、本社の複合機やPCで紙文書をDocuWorks文書やPDFに変換し、Working Folderにアップロードすると、自動的に支社などのDocuWorksトレイに電子文書が配信されます。即時なので配信工数やコストを削減したうえで、鮮度の高い情報が配信されます。電子文書に例えば契約書番号の属性を付与しておくことで、担当者は契約書番号で高速に検索することが可能です。

Working FolderをDocuWorksの文書トレイの保存先として活用すれば、インターネット経由で文書のやり取りができるので、社外や取引先とも確実な文書のやり取りが可能。
また、属性情報が付与されたPDF文書、DocuWorks文書、DocuWorksバインダーであれば、Working Folderの属性検索機能を活用することで、効率的に情報収集を行い、業務のスピードアップが実現できます。

  • 注記DocuWorks トレイのご利用にはDocuWorks ドキュメントトレイ オプション 1.3以降または、DocuWorks トレイ 2が必要となります。

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国税関係書類を格納できるクラウドサービス

文書の削除禁止機能や取引金額・取引日などの検索機能によって電子帳簿保存法の法要件への対応を支援します。

エビデンス管理機能

通常、電子帳簿保存法に対応ためには、書類保存のための厳格な運用を定義いただく必要がありますが、エビデンス管理オプション注1 を利用いただくことで、電子取引書類、スキャナ保存書類の授受から保存までの一貫した対応を迅速に実現できます。

  • 書類改ざんの抑制

    フォルダーに格納された文書の訂正削除を禁止する取引書類保存ドロワーによって、文書の改ざんを防止します。

    日付・金額に応じた検索

    取引金額や取引日を、範囲指定して検索することができます。

  • エビデンス管理機能

  • DocuWorks 連携

    DocuWorksとWorking Folder エビデンス管理ドロワーを組み合わせることで、取引情報の入力から文書の登録までを一連の流れでご対応いただけます。

  • DocuWorks文書情報エントリー2からDocuWorksトレイ2を経由して、Working Folderのエビデンス管理ドロワーに文書を登録できます。
  • 注1有償オプションです。

電帳法法的要件認証制度の製品認証（JIIMA認証）を取得

Working Folderが提供する「Working Folder エビデンス管理オプション」注1 は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」の製品認証注2 を取得しています。
JIIMA認証を取得したソフトウェアやソフトウェアサービスを適正に使用することで、税務処理業務を行うことができます。
詳細は「公益社団法人　日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。
この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

  • 注1有償オプションです。
  • 注2令和3年改正法令基準。

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チームでの協働

同一ドキュメントの排他制御により、複数メンバーでの利用も安心です。また、大量の文書が入っていても、検索機能で目的の文書を素早く探し出すことが可能です。

チェックイン・チェックアウト機能

例えば、Aさんがある文書をチェックアウトすると、その文書にはロックがかかるので、Bさんはその文書を更新することができません。Aさんが文書をチェックインすると、ロックが解除されるので、Bはその文書を更新できるようになります。

グループで共同作業を行う場合など、作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できます。

  • チェックアウトでロックとともにダウンロード

    チェックアウトを行うことで、自動的に文書をロックし、ダウンロードします。これにより、他のユーザーによる更新操作が制限されます。

  • チェックインでアップロードとともにロック解除

    ファイルの更新が完了し、チェックインを行うと、アップロードとともに自動でロックが解除され、他のユーザーによる更新が可能になります。

検索機能

Working Folder上で、A社というキーワードで検索した場合、ファイル名にA社が含まれている文書だけでなく、ファイルについている属性にA社と記載されている文書も、検索結果に含まれます。

Working Folderに格納された文書は、ファイル名だけでなく、ファイルの属性情報で検索することができます。文書名にキーワードが含まれていなかったり、探したい情報がどの文書に含まれているかわからなくても、検索して文書を探し出すことができます。

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ユーザーを管理しセキュアに

メンバーごとのアクセス権設定やユーザー管理のための豊富な機能でデータの取り扱いを適切に。

社内外関係者とセキュアにファイル共有が可能

例えば、1課共有というフォルダにアクセス権を適切に付与することで、1課のメンバーはアクセスできるが、2課のメンバーはアクセスできないようにすることができます。あんしんドロワー内のフォルダーに格納されている文書は閲覧のみ可能で、パソコンへのダウンロードはできません。IPアドレス制限をかけることで、指定外のIPアドレスからのアクセスは、ID、パスワードが正しくてもアクセス不可能となります。

グループで共同作業を行う場合など、作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できます。

  • アクセス権の設定

    ドロワーは全ドロワー、フォルダーは共有ドロワー内のフォルダーのみ、ユーザーやグループに対してアクセス権設定が可能。アクセス権は「読み取り専用」「書き込み可能」の2種の設定が可能です。

  • IPアドレスによるアクセス制限

    IPアドレス制限の有効化／無効化設定が可能。接続許可するIPアドレスのリストを最大200件まで登録可能です。Working Folder Plusをご利用の場合は、許可するIPアドレスを範囲指定することができます。

  • あんしんドロワーでの制限

    あんしんドロワーに格納した文書は、パソコンにダウンロードすることなく閲覧が可能です。

  • 注記あんしんドロワーに登録可能な文書形式はDocuWorks文書、DocuWorksバインダー、PDFです。Webブラウザー（PC版表示）でのダウンロードは管理者が許可した場合のみ可能です。また、Webブラウザーからの印刷や表示画面のキャプチャーは制限していません。

Azure Active Directory との連携

富士フイルムBIダイレクトがWorking Folderのアカウント情報とAzure Active Directoryのアカウント情報を連携させることにより、ユーザーはAzure IDでWorking Folderにログインできるようになります。

お客様がMicrosoft 365等でご利用中のAzure ADのアカウント情報（Azure ID）を使って、Working Folderへログインすることが可能です。 ID情報の一元的な運用を実現します。

  • 注記本機能のご利用には富士フイルムBIダイレクトへのユーザー登録が必要です。富士フイルムBIダイレクトの詳しい内容は当社公式サイトをご参照ください。
  • 注記Azure IDでのログインは、Webブラウザー（PC版表示）、DocuWorks Viewer Light、DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder（文書暗号化機能は除く）、対象の当社複合機にてご利用頂けます。対象機種の最新情報は当社公式サイトにてご確認ください。

ユーザー管理のための豊富な機能

ユーザー情報を記載したCSVファイルを使って、登録ユーザーの一括編集が可能です。管理画面上で期間を設定し、操作日時、操作者、クライアントアドレス、操作クライアント、操作内容、操作内容の情報を最大1000件まで表示することができます。

登録ユーザーの一括編集機能を採用、利便性を高めました。また、ユーザーごとの操作履歴をWebブラウザーで確認できるほか、CSVファイルとしてダウンロードすることも可能です。

  • ユーザー一括編集機能

    ユーザーの新規登録や所属グループの一括編集、ユーザー登録の解除などの操作についてCSVによる一括編集が可能です。

  • 操作履歴ダウンロード

    指定された月の操作履歴をCSVファイルとしてダウンロードできます

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外出先でもモバイル端末からタイムリーに対応

インターネット環境さえあれば時間や場所を問わず、セキュリティーを高く保ったままサービスを利用できます。

モバイル端末への対応

DocuWorksのお仕事スペースで作業している文書は、同期ボタンを押すだけで、Working Folderに登録されます。登録された文書は、モバイル端末のDocuWorks Viewer Lightを使って、出先で閲覧や編集が可能です。編集作業では、スタンプを押したり、デート印を押したり、付箋でコメントを付与したり、マーカーペンで書き込みをすることが可能です。

専用アプリケーションDocuWorks Viewer Light（iOS版/ Android版）を使えば、いつでもWorking Folderにアクセスして、その場で文書の確認が可能です。また、モバイル端末のWebブラウザーからのアクセス用に、モバイル版表示にも対応。

モバイル端末単位でのアクセス制御が可能

IPアドレス制限とモバイルアクセス制限を組み合わせることで、アクセスできる端末のIPアドレスを制限しながら、特定のモバイル端末上のDocuWorks View Lightからはアクセス可能にすることができます。

DocuWorks Viewer Light（iOS版/Android版）上で端末を特定するために発行される「モバイルアプリID」をWorking Folderに登録することで、登録したモバイル端末以外からのアクセスを制限できます。また、IPアドレス制限との併用により、お客様のセキュリティーニーズに応じたアクセスコントロールを提供します。

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複合機との連携でドキュメント活用が拡がる

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機との連携により、ドキュメントをより自由に活用することで、 ビジネスとビジネスをつなぎ、コスト削減と効率化を実現します。

受信ファクスをペーパーレスで自動振り分け

受信ファクスを電子化してWorking Folderへ自動的に転送し、番号別に、例えばお得意先ごとの社名を付けたフォルダーに自動で振り分けることができます。振り分けられた後、担当者にメールやDocuWorksトレイで通知することも可能です。

  • ファクスの振り分け先を自動で作成

    電話番号注1 ・G3ID / G4ID注2 の他、送信元ID・ダイヤルイン番号などを区別して、ファクス文書をWorking Folder内の対応するフォルダーへ自動振り分けすることができます（電話番号、ダイヤルイン番号を利用した自動振り分けは一部機種注3 には対応していません）。振り分け先フォルダーは自動作成・手動作成の選択も可能です。

  • 送信元の情報を文書名に自動で付与注4

    振り分けできなかったファクス文書でも、送信元の情報を文書名に自動で付与するので、どこから来たファクスなのか判別できます。格納するフォルダーは、自由に指定することが可能です。また、送信者情報に対応するフォルダーを作成すれば、作成したフォルダー以下に文書が振り分けられます。

  • 注1電話番号で振り分けるには受信側でナンバーディスプレイなどの契約が必要です。
  • 注2G3ID / G4IDは送信側のユーザーが手動で登録するIDのため、正しい電話番号が設定されていない場合があります。
  • 注3本機能の対応機種に関しては、仕様・価格ページをご覧ください。
  • 注4現在利用中のお客様はフォルダー自動作成の設定が引き継がれます。

複合機へのファクス送信指示

　　　　　
ユーザーはPDF文書と、送信先情報をWorking Folderに指定することで、Working Folder経由でファクス送信をすることができます。

Working Folderに格納されているPDF文書を指定して、ファクス送信することが可能です。ブラウザーからファクス送信ができるため、事業所に出社せずファクス送信することができます。

  • 注記ファクス送信機能を利用するためには、送信を行う複合機情報を登録する必要があります。
  • 注記本機能の対象機種に関しては、対応機種ページを参照ください。

複合機の機能を利用してアップロード

業務別らくらくスキャンProを利用すると、スキャンする時に複合機の操作パネルで、文書の種類を選択して、属性を入力することができるので、Working Folder上で属性情報で高速に検索することができます。​

業務別らくらくスキャン Proを利用

複合機の有償アプリケーション「業務別らくらくスキャン Pro」を利用すると、複合機パネルで入力した属性情報（例えば「有効期限」2021 年3月31日）を付加したファイルを作成するので、Working Folderユーザーは属性情報を検索条件にして文書をすばやく見つけ出すことができます。

複合機操作パネルからの簡単アクセス

複合機の操作パネルにWorking Folderのキャビネット、ドロワーがリスト表示されるので、そこから選択することで、場所を指定してスキャンした文書をアップロードすることができます。​

複合機の操作パネルを使用して、Working Folder内の文書をプリントしたり、スキャンした文書をアップロードしたりすることができます。

操作パネルからWorking Folder内のキャビネット＞ドロワー＞フォルダーを選択して格納が可能です。またドロワー直下にも保存可能です。

  • 注記DocuWorks文書、PDF文書、TIFF画像についてはサムネールを表示することが可能ですが、文書のセキュリティー設定などによりサムネールが表示されない場合もあります。

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お客様のデータを守る高いセキュリティ

データの暗号化や厳しいアクセス制限によって安心・安全なデータ管理が可能です。

安心安全なデータ管理

お客様が保存したデータは高いセキュリティーで管理されています。

  • データの暗号化

    Working Folderではファイルを保存する時にすべて暗号化しているので、第三者がファイルの内容を知ることはできません。

  • 厳しいアクセス制限

    登録したファイルはサービスの運用担当者やデータセンターの運用担当者でもアクセスすることはありません。

  • データ削除

    契約終了後は、お客様の登録したデータをすべて内部規定で定めた期間以内に削除します。

事業継続性を重視

お客様業務を止めないために十分な機器を構成しています。

冗長化構成

複数のデータセンターを利用した冗長構成を取ることで、地震や停電などの災害が発生しても、サービス中断を最小限に抑えます。

  • 物理的な破壊への対策

    Amazon S3の利用により、データ保全のための高い耐久性、可用性を確保しています。

  • 論理的な破壊への対策

    人為的なミスやソフトウェア障害については、データの複数世代でのバックアップを行うことにより、データ保護を行っております。

機密性の情報セキュリティー

Webブラウザーだけでなく、複合機、DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder、DocuWorks Viewer Light（iOS版/Android版）など、複数のクライアントからアクセスすることができます。

  • 経路の暗号化

    すべてのクライアントは、HTTPSプロトコルのみを用いて通信を行います。通信内容はすべて暗号化されているため、インターネットの通信系路上での第三者による盗聴を防止することが可能です。

  • セッション管理

    Working Folderのセッション管理はぜい弱性評価システムやセキュリティー評価機関により安全であることが認められています。

  • サーバー上の感染防止

    Working Folderサービスにはウイルスチェック機能はありませんが、サーバー上ではファイルの実行ができないため、サーバー上での感染の危険性はありません。

  • マルチテナント方式

    マルチテナント方式では、複数のお客様企業が同じサーバーやストレージを共有しつつも、お客様はご契約のテナントをあたかも独立した専用サービスのように利用することができます。

  • ファイアウォール

    Working Folderサービスは、サービス専用のファイアウォールを設けています。HTTPSによる通信のみ行っていることから、HTTPSの443番ポートのみを開放しています。

  • アカウントポリシー設定

    ログインに使用するパスワードの文字種や有効期限等のポリシー設定を富士フイルムBIダイレクトのテナント管理画面から設定できます。

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高機能モデルで文書をもっとセキュアに

暗号追跡ドロワーによる文書の暗号化により、文書の共有/配信時の追跡・制限・確認が可能に。多拠点の情報共有をさらに加速します。

多拠点の情報共有をさらに加速

Working Folder Plusでは、基本ディスク容量をWorking Folderの100GBから、600 GBに拡張、上限値を5000GBから50000GBに拡張しています。従業員が多くて一つのキャビネットでは運用できないという課題に対して、一つのキャビネットで登録できるユーザー数を500ユーザーから5000ユーザーに拡張しています。IPアドレスでの制限では多くの拠点での管理が難しいですが、Working Folder Plusではサブネット単位でのアクセス制限登録が可能なので効率よく管理が行えます。ディスク容量の制限もキャビネット単位ではなく、より細かくドロワー単位で設定することができます。

多くの従業員数/拠点数をお持ちの企業様に幅広くご利用いただけるよう、Working Folder Plusでは幅広い容量・多彩な機能をご利用いただけます。また、ディスク容量の制限もキャビネット単位からドロワー単位で設定できるため、より細やかな情報共有環境の構築を実現します。

Working Folder Plusで情報共有をもっとセキュアに

文書ファイルを、「DocuWorks Desk」上の「Working Folder Plus」の暗号追跡ドロワーにドラッグ＆ドロップするだけの簡単な操作で文書を暗号化し、共有・配信することができます。暗号追跡ドロワーに登録した文書は指定したユーザーごとに「閲覧」「転記」「印刷」の操作制限が可能で、ダウンロードされた暗号化文書を、いつ誰が「閲覧」「印刷」したかなどを、Webブラウザーで追跡・確認することができます。

  • 文書暗号化機能

    DocuWorks Deskにドラッグ＆ドロップするだけの簡単な操作で暗号化します。

  • 文書漏洩対策機能

    ダウンロードされた暗号化文書を、後から閲覧禁止にすることができるので、情報漏洩を防ぐことができます。

  • 文書保護機能

    指定したユーザーごとに、暗号化文書の「閲覧」「転記」「印刷」の可否を設定できます。

  • 文書追跡機能

    ダウンロードされた暗号化文書を、いつ誰が「閲覧」「印刷」したかを、Webブラウザーで追跡・確認できます。

  • 注記暗号化文書の作成にはDocuWorks 連携フォルダ for Working Folderが必要です。

文書の検索性を高めるカスタム属性機能

カスタム属性は、文書に対してキーワードなどのテキスト属性を設定する機能です。
例えば、プロジェクトや担当者名などを設定することで、社内の文書を検索しやすく管理することができ、業務効率化に貢献します。

  • 複数のカスタム属性の設定

    1つの文書に10個までカスタム属性を設定することができます。目的に応じて設定できるので、例えば検索用のキーワードを設定すれば、目的の文書に素早くたどり着くことが可能です。

  • 文書形式を問わず設定可能

    カスタム属性は、Working Folder Plusに登録された文書すべてに設定が可能です。DocuWorks文書やWord等のMicrosoft Office文書などの文書形式は問いません。

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導入効果

外出先でもあんしんモバイルワーク

営業活動で発生する外出先でのモバイルワークや、複数部署をまたいだ文書の共有などを支援します。

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外出先の営業活動をサポートする

外出先での文書閲覧を想定し、Working Folderのあんしんドロワーを使います。ドロワーの配下に営業担当者ごとのフォルダーを作成し、その中に各営業が担当しているお客様毎のサブフォルダーを作成して、お客様に関連する文書を格納します。モバイル端末を利用して、お客様へ提案内容をプレゼンテーションする時も、お客様別にフォルダーを分けているので、素早く必要な文書が閲覧できます。

なにかと外出が多い営業担当者様向けには、 [営業担当者別] x [お客様別]のドロワー・フォルダー構成がぱっと分かりやすく、また使いやすくて便利です。文書を持ち歩く必要もなく、安全なモバイルワークが実現できます。

複数部署をまたいで文書を共有する

プロジェクトで共有する文書はすべてあんしんドロワーで管理するようにルール決めをしておきます。アクセス権の設定はドロワー単位なので、プロジェクトごとにドロワーを作成するようにします。ドロワーの配下にプロジェクトフォルダーを作成し、その配下に例えば、企画書、会議資料、デザイン案、撮影写真、動画などのサブフォルダーを作成して分類保管をしておきます。アクセス権を持つプロジェクトメンバーはこれらのフォルダーにアクセスして文書を共有します。あんしんドロワーに格納しているので、もバル端末からアクセスしても、端末に文書が保存されません。

複数の部署をまたがるプロジェクトなどの文書共有場所としても、あんしんドロワーはオススメです。部署によって文書管理ルールなどが異なるケースもあり、しっかりとでもカンタンに運用したいときなどはとても便利です。

大容量ファイルでも簡単、便利に文書共有

ビジネスコミュニケーションにおいて多くの割合を占めるメールでのやりとりですが、Working Folderの文書公開機能を用いればメールの添付容量などを気にすることなく円滑な文書共有が可能となります。

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文書公開機能の導入事例

社外向けに共有したい文書を、例えば、[社外]文書公開用フォルダーというフォルダーで一元的に管理します。この文書を文書公開機能使って公開しておけば、公開期限が切れた文書をまとめて削除することができます。Working Folderの容量を確保するために、このように定期的に公開期限が切れた文書を削除することが重要です。Working Folder内の文書を削除すると、いったんゴミ箱に格納されますが、ゴミ箱内の文書容量も、Working Folderの容量としてカウントされますので、こまめにゴミ箱を空にすることをお勧めします。

文書公開は各文書が格納されているドロワー・フォルダーから直接利用することが可能ですが、文書の保管／管理が目的ではなく、文書の共有／授受が目的の場合は、文書公開専用のフォルダーを作成するのがオススメです。
公開期限が切れた文書をまとめて削除することができたりと運用管理が効率的に行えます。

より快適なFAX利用環境の実現

コミュニケーションツールとしてビジネスシーンを支えてきたFAXを、ジョブフロー連携機能によりロケーションフリーなツールとして快適にご利用いただけます。

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Working Folderと複合機のジョブフロー連携の活用

複合機で受信したファクスは親展ボックスに格納されます。この文書をPDF、DocuWorks文書、TIFFフォーマット文書に変換して、Working Folderへ自動的にアップロードされます。アップロードと同時に複合機から紙で出力するように設定することもできます。

Working Folderのジョブフロー連携機能を利用すれば、FAXをより便利で、快適にご利用いただけます。
複合機で受信したFAXを電子データに変換し変換後の電子データは自動でWorking Folderにアップロードされます。
さらに、アップロードされたことをメール通知で知らせることができ、都度確認する手間が省けて効率的です。

ジョブフロー連携機能の特徴とメリット

受信したファクスは、指定したフォーマットの電子データに変換されるので、電子化の手間が省け、さらに紙の出力も抑制できます。電子データは自動でWorking Folderにアップロードされ格納されるので、保管の手間が省けて管理業務が軽減され、コスト削減になります。新たファクスを受診すると、メールにより通知することが可能です。さらにモバイル端末の利用と組み合わせると、タイムリーかつ、ロケーションに依存しないでファクスの確認ができます。

業務別導入効果

建設業＞
設計事務所・現場との図面のやりとりなどに

建設業において、設計会社・施工会社での図書の共有や、屋内外の事務所間の文書の受け渡しなど、文書共有に関するお困りごとを解決します。

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建設業：導入効果イメージ

建設業である、工務店や、検察会社などの施工会社は、様々な企業や個人と文書のやり取りが発生します。例えば、依頼主から依頼を受ける設計会社とは設計図面のやり取りを行います。施工現場とは、技術仕様書、変更指示、日報などの文書のほか、発注依頼の建材・部材の写真などをやり取りします。土地家屋調査士と連携する司法書士とは、住民票、建設か確認済証、工事完了引き渡し証明書所などをやり取りします。

１．設計事務所 ⇔ 施工会社（本部）

設計事務所が作成した設計図面をFAXで施工会社と文書共有。
ジョブフロー連携を利用すると、受信したFAXをWorking Folderへ自動でアップロードすることも可能です。
（※事前の設定により紙出力も選択可能です）

  • やりとりする文書の例：設計図面など

２．施工現場 ⇔ 施工会社（本部）

本部と現場の情報共有もWorking Folderならカンタンです。
屋外での文書確認はタブレットなどを利用することで、都度印刷も不要で、いちいちノートパソコンを開く必要もありません。
事前にメール通知を設定しておくと、新着文書をメールが教えてくれて業務効率がアップします。

  • 利用機能：メール通知
  • やりとりする文書の例：技術仕様書、設計変更指示、日報など

３．施工会社 ⇔ 司法書士 ⇔ 土地家屋調査士

登記申請に必要な文書もWorking Folderで共有。
法的手続きに必要な書類は膨大であるためデータ容量も大きくなりがちです。
そんなときは、文書公開機能を利用することで、メール添付なしで文書の共有が可能です。また、パスワードが設定が可能ですので、必要に応じて設定することで、セキュリティも強化できます。

  • やりとりする文書の例：建設確認済証、工事完了引渡証明書など

小売/卸売業＞
小売店と卸の受発注、店舗の売り上げ管理に

小売／卸売業の特徴である「定期的に高頻度で発生する注文情報」のやりとりに貢献します。多店舗展開している場合にも、一斉に新商品に関する文書や週報などを共有したり、お客様からいただく注文書・生産業者に送る発注書のような同一フォーマットのものを一元化する際の情報共有にも対応します。

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小売業：導入効果イメージ

小売業の本部は、卸企業や小売りの店舗と文書のやり取りが発生します。例えば、卸企業に対しては、ファクスで注文書を送付します。店舗にはキャンペーン情報などを展開しますし、店舗から本部には、売上レポートや業務日誌などを送付します。

１．小売（本部） ⇔ 卸

小売業者からFAXで送られてくる注文書はジョブフロー連携を利用しWorking Folderへ自動アップロード。日々発生する注文書の出力を廃止することで、印刷コストの削減が可能です。
加えて、事前に小売業者ごとに注文書の格納先を振分け設定しておくと、仕分けが自動で行われ、より効率的な注文処理が可能になります。

  • やりとりする文書の例：注文書など

２．小売（本部） ⇔ 小売（店舗）

小売本部で決定されたキャンペーン情報や、各種連絡事項などの情報も本部-店舗間で共有できます。事前に格納用のフォルダーを店舗別や用途別、情報別に作成しておくことで、より分かりやすい運用が可能です。
一方、一斉配信用のメーリングリストで運用している場合は、文書公開機能の利用が便利です。メール添付することなく文書を共有でき、必要に応じてパスワード設定も可能でセキュリティも安全です。
店舗間の情報アクセスを制限したい場合は、各ドロワーに店舗別のアクセス権を設定することにより制限できます。

３．小売（店舗） ⇔ 小売（本部）

各店舗から本部への情報共有もWorking Folderが便利です。
当日の売上レポートや業務日報も店舗ごとのドロワー／フォルダーへ格納することで情報の集約、一元管理が効率的に行えます。

  • やりとりする文書の例：売上レポート、業務日報など

製造業＞
設計図面や生産データ、見積書などを共有

紙の設計図面をFAXでやりとりしたり、CADで作成された電子データをWorking Folderで共有したりと様々なシーンで利用ができます。また、情報を共有する関係者も多いため、Working Folderを積極活用することでメリットの幅がぐんと広がります。

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製造業：導入効果イメージ

製造業の完成品メーカーは、協力会社、生産工場、営業と文書のやり取りが発生します。例えば、原材料メーカーや部材メーカーからは、ファクスで設計図面が届きます。生産工場、近年では海外拠点となっていることも多い生産工場とは、設計図面などの情報をやりとりします。完成品メーカーの営業部門には、提案書、見積もり、カタログなどをやりとりします。

１．協力会社 ⇔ 完成品メーカー

設計業務などの一部を外部の協力会社などにアウトソースしているメーカーも多いと思います。協力会社からFAXで送られてくるケースの場合は、ジョブフロー連携機能が便利です。
受信されたFAXが自動で電子化され、自動でWorking Folderへアップロードされます。
受信の都度印刷する必要がなく、出力コストも削減できます。

  • やりとりする文書の例：設計図面など

２．完成品メーカー ⇔ 海外拠点

海外の生産拠点との情報共有にも、Working Folderが便利です。 設計図面に仕様変更が生じたケースなどは、迅速に変更指示が可能です。クラウドサービスの強みを活かし、インターネット環境があれば簡単に情報共有ができます。
紙に書き込んだ指摘事項などをそのままフィードバックしたいときなど複合機でスキャンすることで、Working Folder経由で共有することが可能です。

３．小売（店舗） ⇔ 小売（本部）

外出先での担当顧客への営業活動においても、Working Folderが便利です。営業という職種上、提案資料や見積、製品やサービスのカタログなどを説明する機会が多いと思います。最近では、紙ではなくタブレットを利用した説明アプローチも多いのではないでしょうか。
事前に説明資料をWorking Folder上へ格納しておくことで、タブレット1つあればプレゼンテーションが可能です。
もう重くて分厚いカタログなどを持ち歩く必要はありません。

  • やりとりする文書の例：提案資料、見積、カタログ・パンフレットなど

サービス業＞
不動産業で求められる写真や動画の提示に

不動産業でよく発生する外出先での業務をサポートします。また、いつでもどこでもアクセス可能なクラウドストレージにより、実際の物件や土地、周辺環境などを正確にかつ魅力的に伝えるためのビジュアルコンテンツによる訴求にも最適です。

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不動産業：導入効果イメージ

不動産仲介や管理業務を行っている事務所は、現場や営業と文書のやり取りが発生します。例えば、紹介物件を調べている担当者からは、物件の内外装や水回りなどの物件紹介用の写真や動画が送られてきます。管理している物件の清掃業者や修繕リフォーム業者からは、管理物件の状況を示す写真が送られてきます。これらの情報は管理報告書といっしょに、大家さんに送付されます。

１． 紹介現地物件 → 事務所

不動産販売・賃貸仲介は、紹介可能な物件の数と分かりやすさが重要です。単なる間取り図や平米数といった情報ではなかなかお客様に伝わりづらいため、各物件の部屋の写真や動画が内件獲得や成約の決め手となる重要な要素です。
Working Folderを利用すれば、紹介物件の現地で撮影したコンテンツ（写真・動画）をその場でアップロードでき、事務所スタッフとスピーディーに情報共有できます。
自社サイトや、物件紹介サイト、ブログなどへ画像や動画のコンテンツを素早く紹介できます。

  • やりとりする文書の例：物件の内装の写真など

２．管理物件 → 事務所 → 大家

アパート・マンションなどの大家さんから管理業務を委託されている場合も、Working Folderの利用が便利です。
管理物件の現地で撮影したエントランスやロビー、廊下などの共有スペースの状況や、外壁などの老朽化具合などを写真撮影して、すぐに事務所スタッフと共有することができ、迅速な報告書作成と報告をサポートします。

  • やりとりする文書の例：共有スペース部分の写真や、管理報告書など

３．不動産営業 → 顧客[買主・借主]

物件の購入や入居をご希望されているお客様への提案は外出先で行われることも多くあります。また、1日に複数組を応対するケースもあり、その都度事務所へ帰社すると効率も良くありません。
そんな時はWorking Folderとモバイル端末の活用が効果的です。
予め外回りに必要な書類を格納しておけば、タブレットなどでプレゼンテーションが可能で、重い書類を持ち歩く必要もありません。
もしも必要な文書の格納をうっかり忘れても、事務所スタッフへ依頼してアップロードしてもらうことも可能です。

  • やりとりする文書の例：提案資料、見積など

専門・学術業＞
税理士の顧問先への提案・データ共有に

税理士業ではお客様先への顧問先回りのために外出することが多く、業務上取り扱う文書量が膨大です。そこで、スムーズなモバイルワーク環境の提供により、業務の効率化に貢献します。

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国税関係書類の保存イメージ

企業における国税関係書類には、さまざまな部門の人間がかかわります。取引先から受領した注文書や請求書を保管する人。経理担当者はそれらの書類の内容を確認し、帳簿へ転記します。監査者は注文書や請求書を参照しながら内部監査を行います。

１．書類受領者 → Working Folder

取引先から届いた請求書や注文書をWorking Folderのエビデンス管理ドロワーに登録することにより、削除ができなくなり、改ざんを防止した運用が可能です。
DocuWorks文書情報エントリーで受け取り書類に属性を付与して登録が可能です。

  • 利用機能：エビデンス管理機能、DocuWorks連携

２．経理担当者 ↔ Working Folder

取引先から届いた請求書や注文書の情報を確認し、経理システムに登録します。
受領者がエビデンス情報を登録しているので、経理担当者は内容を確認後、入力された情報を使用してデータ登録可能です。

  • 利用機能：エビデンス管理機能

３．監査者 ↔ Working Folder

監査者は正しく取引がされているか、証憑の確認を行います。
証憑書類の保存状況を監査する時、取引金額、取引日から検索できます。また、操作履歴から書類の登録日の正誤が判定できます。
これにより、適正に書類を保存運用していることを確認できます。

  • 利用機能：エビデンス管理機能

関連情報

DocuWorks 9.1

文書の受け渡しから作成、プレゼンテーション、保存まで、ドキュメントを扱う一連の業務をスムーズにサポートするソフトウェアです。直感的な電子文書の受け渡しを可能にするトレイ機能も提供します。

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業務別らくらくスキャン Pro

「業務別らくらくスキャン」は、文書の種類を選択するだけで、あらかじめ設定されたルール通りにファイル名をつけて所定の保存先に直接スキャン文書を格納します。複合機にインストールして利用する有償アプリケーションです。

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IT Expert Services

IT運用/管理業務から、利用環境の改善まで幅広く支援。お客様のご要望に合わせて必要なサービスを組み合わせることが可能で、セキュアで安心して働けるIT環境の実現に貢献します。

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ArcSuite

「ドキュメント」と「コミュニケーション」を一元管理。企業の情報活用を促進し、業務の品質および生産性の向上に寄与します。

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Cloud Service Hub

Cloud Service Hubがクラウドでの業務を次のステージへ導きます。利便性と安全性を両立し、スキャン・保存、検索・プリントのシームレスなワークフローにより、クラウド上の業務運用をよりスムーズにします。

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更新情報

  • 2022年6月16日

    動作環境を更新。

  • 2022年4月8日

    動作環境を更新。

  • 2022年2月8日

    対応機種を更新。

  • 2021年12月2日

    動作環境を更新。

  • 2021年4月1日

    Working Folder 4.5の販売を開始。

  • 2021年3月22日

    Working Folder 4.4の販売を開始。