当社は“支店制”をとっており、名古屋・東京・大阪の3支店に紐づける形で営業所を展開しています。PCなどのリース契約や管理も支店単位で対応しており、本社管理本部では「どの営業所で、どのPCを、誰が利用しているのか」など細かな情報をリアルタイムでは把握できていませんでした。ソフトウェアやOSの更新も支店ごとに管理していましたが、どうしてもバージョンの違いは出てしまいます。どのソフトウェアを利用しているのかを把握しきれないことも、セキュリティーの観点から問題があると感じていました。
また、社内のコミュニケーションは一般的なメールとグループウェアの社内メール機能、内線電話が中心でした。特に内線電話は、連絡が来ると作業を止めて対応しなければならず、作業効率が落ちてしまいます。ファイルサーバーなどもオンプレミスで構築していたため外出先からアクセスできず、あわせて改善できないかと考えていました。

全社的に業務標準化を進めており、PCやサーバーの管理もその対象になりました。しかし、これまで支店ごとのフローで対応していたものを、標準化した業務フローにあわせて変えてもらうのはなかなか大変です。また、標準化とあわせて、本社管理本部でまとめて対応できないかと検討していました。
ちょうど基幹システムやメールサーバー、ファイルサーバーなどを稼働させていたサーバーの保守切れが迫っており、他システムのクラウド化とあわせてMicrosoft 365 Business Premiumを導入し、管理を一元化する方針を立てました。Microsoft 365 Business Premiumでは、IntuneとAutopilotによりPC管理を実現できます。PC管理製品は数多くありますが、やはりマイクロソフト社が提供しているという安心感は大きく、「許可していないアプリケーションのインストールをブロック」などの設定ができるのも魅力的でした。また、慣れ親しんだOfficeアプリケーションをベースに、Teamsによるコミュニケーション改善やSharePointによる出先からのファイルアクセスなどを新たに利用できる点もメリットが大きいと感じました。
導入にあたっては、以前から付き合いのあった富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下、富士フイルムBIジャパン）に相談しました。今回、オンプレミスのファイルサーバーからSharePointへと移行したのですが、富士フイルムBIジャパン自身でS h a r e -Pointを導入した際の経験・ノウハウをもとにした、注意点や進め方など細かくアドバイスがあり、無事スムーズに移行できました。

TeamsやSharePointなどもまだ便利な機能を使いこなせておらず、活用法などを社内で周知していきたいと考えています。例えば、SharePointに置いてある技術情報やマニュアルについて「どこにあるのか」といった問い合わせが何度も寄せられていますが、検索機能をうまく使えば、簡単にファイルを見つけられるようになり問い合わせを減らせるでしょう。ほかにも、バージョン管理や、誤って削除したファイルの復元など使い方を社内で共有することで、より快適に業務を進められるはずです。そのほか、生成AIツール「Microsoft 365 Copilot」もプレゼン資料作成などを効率化できるのではと、興味を持っています。
富士フイルムBIジャパンには、社内の現状も理解したうえで、展示会や新しいサービスの情報などを積極的に案内してもらっています。今後も継続的に情報を提供いただき、富士フイルムBIジャパンのサービスが、私たちのニーズに合う部分でお付き合いできればと考えています。