今回のサービス移行を検討し始めたきっかけは、長く利用していたグループウエアのサポートが数年後に終了するというリリースでした。そのグループウエアは、アプリの作り込みが簡単にできるので、各種ワークフローや社内掲示板・情報共有・データ保管などに活用していましたが、その一方で課題も感じていました。課題の1つは、他のサービスとの連携が難しいこと。ユーザー間のスケジュール共有や、会議室予約、ウェブ会議などは別のアプリを使用しており、スムーズな連携が取れていませんでした。また、社外で使う際にはVPN経由でアクセスする必要があり、スマートフォンで開くことができませんでした。もう1つ大きな課題は、そのグループウエアはオンプレミスでの運用が前提となっており、サーバー管理の負担が大きいことでした。メールサーバーなどは全国の営業所ごとに置いていたほか、工場では計画停電時にサーバーを止めないよう非常用電源を用意する必要もありました。さらに、従業員ごとにPCのアカウントとは別にグループウエアのアカウントが必要だったことも、情報システム管理者の負担になっていました。

どのようなサービスに移行するかを検討する際、まずご相談したのが富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）でした。以前にメールセキュリティー環境の構築で協力してもらっており、当社の情報システムの状況を把握してもらえているという安心感があったからです。
いくつかのクラウドサービスを紹介してもらって検討し、最終的に選んだのが、Microsoft 365をベースに「ヘルプデスクによるサポート」「月額自動更新」「請求書発行」などが提供される「オフィスあんしん365」でした。さまざまな企業で導入されている高シェアのサービスであり、取引先など周囲の企業でも導入しているケースが多いという安心感があったことが、大きな理由です。また、富士フイルムBIジャパン自身がMicrosoft 365のユーザーなので、リアルな知見も聞かせてもらえるだろうという思いもありました。
検討から導入に向けてのプロセスでは、富士フイルムBIジャパンの営業担当者だけでなくSEも同席で技術的なことを含めて相談できたのも、たいへん助かりました。当社周辺では地域性も有り、対面でSEと話せるベンダーはなかなかいません。オンプレミスのサーバーからクラウドへ移行するに当たって、通信量が増えると動作が重くならないかといった懸念もあったのですが、そうした点も相談しながら段階を踏んで移行することができました。

従来スムーズに連携していなかったスケジュール共有、会議室・備品の予約、Web会議などのアプリがなくなり、Microsoft 365で全て完結できるようになったのが最大の効果です。以前は会議をするにも、参加者それぞれの予定を個別に確認して会議室を予約しなければならず調整にかなり時間がかかっていたのですが、今ではMicrosoft 365で全員の予定を見ながらその場ですぐに予約できるようになりました。出先でのメール確認が可能になったり、Web会議の開催が楽になったりといった、モバイル環境で使えるメリットも感じています。特に、別拠点にいる役員や営業担当者にとってスマートフォンで移動中に業務ができるようになったことは大きな効果です。また、SharePointによる社内ポータルサイトも使いやすく、OneDriveの利用で情報共有が活発になったのも感じています。あらゆる面で複合的に効果が出ていると思います。
情報システム担当者の側でも、クラウド移行によるサーバー数の減少や、Azure ADによる統一的なアカウント管理の実現など、大きな負担軽減につながっています。また、メール監査の点でも大きな改善がありました。以前は定期的にメールデータをサーバーからテープに移して保存するという手間がかかっていたのですが、現在は10年間分のデータが自動でクラウドに保存されるようになり、必要なときには簡単に検索できるようになりました。