今年で創立57周年を迎える会社で、病院、クリニックや健診施設等より患者様、受診者様から採取した血液などの検体をお預かりし検査を行っています。検査可能な項目は数千にのぼります。また、緊急を要する検査に対応するため、関東圏の5ヵ所にエリアラボを設置。人の検査のほかに、グループ会社を通じて動物検査、食品衛生検査や水質検査、腸内細菌検査、店舗点検なども実施しています。

　病院やクリニックとの業務委託契約は約2,000件に上り、業務委託契約書は創業以来のものを全て紙で保管していました。医療機関の場合は2年に一度の診療報酬改定の時期に、それ以外のお客様については契約期間満了後に更新を行いますが、その際に過去の業務委託契約書を参照することがあります。担当営業からの契約内容を確認したいという依頼があるたびに、契約書原本が保管されている書庫へ総務担当者が探しにいき、見つけた業務委託契約書をスキャンしＰＤＦ化して担当営業へメールで送っていました。多い日は1日に10件程度の依頼が入ることもあり、手間と時間がかかるため大きな負担となっていました。また、契約書を保管している書庫も常に一杯で、管理の手間がかかっていました。これらを解消するため、業務委託契約書の電子化を考えるようになりました。

電子帳簿保存法改定の際に電子化について相談していた富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）に話をしたところ、「Adobe Acrobat Sign」を使った契約の電子化を紹介されました。ただ、すべての契約を電子で締結するには相手方の承諾が必要で、すぐには実現できません。そこで、まずは紙で保管している業務委託契約書の電子化から取り掛かる事に決め、「AI-OCRプラグイン for kintone」を導入。紙の契約書をスキャンして「kintone」のデータベースに格納、ネットワーク経由で誰でも検索・閲覧できる運用を開始しました。スキャンして格納して検索・閲覧するまでの一連の操作がスムーズにできることを要望していましたが、複合機はもともと富士フイルムBIジャパンから導入したもので連携しやすく、kintone本体もすでに別用途で導入しており、好都合な提案でした。
その一方で、大勢いるパートタイマーや契約社員との雇用契約に関しては、自社およびグループ内で取り決めができるためAdobe Acrobat Signによる電子化にすぐ着手することが可能でした。そこで、将来的には業務委託契約を電子契約に移行することを視野に入れ、まずは雇用契約の電子契約に取り組むことにしました。
過去分の紙の業務委託契約書の電子化と雇用契約を電子で締結するためにAdobe Acrobat Sign と kintoneの複合機連携システムを内製したのですが、富士フイルムBIジャパンのSEから2か月間定期的に伴走支援を受けたことで、当社に最適なシステムを自分たちで無事構築できました。

複合機でスキャンした業務委託契約書は、顧客コード、契約先名、契約締結日を自動で読み取り、kintoneに分類・格納されます。各営業が必要なときに自分で検索・閲覧できるようになり、総務に問い合わせが来ても「ここを見てください」と案内すれば済むので、大きな効率化につながりました。総務が紙の契約書を探し、送付していたときと比べると、契約更新1件あたり2～3時間の時間削減につながっています。営業にとっても、ときには翌日まで待たなければならなかった契約情報を、必要なタイミングで即座に入手できるようになり、大きなメリットとなっています。
Adobe Acrobat Signによる雇用契約の電子化はまだスタートしたばかりで、メリットも課題もこれから明らかになるところですが、配属先の部門が後で雇用契約書の内容を確認したいときに、自分たちですぐ検索・閲覧できるようになったことは、電子化の大きな効果だと考えています。