導入後は、お客様からのファクスの注文書を全て電子で受け取り、DocuWorksトレイで優先順位に振り分けた後、ApeosPlus desolaでOCR処理をし、データをCSV形式で基幹システムに取り込んでいます。慣れるまで少し苦労しましたが、1か月も立たずメンバー全員が当たり前に使えるようになりました。今では「絶対に昔のやり方に戻りたくない」という声をよく聞くほどです。
以前は1人で対応できる注文は1日100件が限界でしたが、今では残業なしでも1日200件対応できるようになり、紙も月間17,000枚も削減できました。ApeosPlus desolaのおかげで、注文の読み間違えや確認漏れがなくなり、ミスも大幅に減りました。また、ルールが複雑なため新しいメンバーに振り分けられなかった業務も、DocuWorksのお仕事バーでお客様別のルールを可視化し、ボタンを左から順番に押せばルール通りにできるようになりました。繁忙期には他部門からのヘルプメンバーもすぐに対応できるようになり、とても助かっています。
働き方の面でも、場所を問わず同じ環境で仕事ができるため、子どもの体調不良の際などに、気兼ねなく在宅勤務にしてもらっています。
効果を挙げるとキリがないですが、何より業務をさらに効率化するための打ち手を考える時間や、話し合う時間の余裕が生まれ、さらに業務が改善されていくというサイクルに入れたことが非常に良かったと思います。

私たちと同様に、注文書をファクスなど紙中心で処理している会社にはとてもおすすめです。 また、DocuWorksは情報の共有が非常に簡単にできますので、情報をタイムリーに共有しながら業務を進める必要のある企業も活用できると思います。

今回の取り組みでペーパーレス化、そしてAI-OCRの活用ができたため、一部活用を始めているRPAの連携をさらに進め、将来的には自動で24時間注文対応をできるようにしたいと考えています。また、当社管掌執行役員の山崎には「仕事は人生の一部であり、仕事以外の人生の中で大切なことも諦めない会社にしたい」という想いがあります。私たち受注チームが、今回の取り組みを部内や全社に広げていき、これからも仕事のやり方そのものを変えるDXをチームで進めていきます。