当課では、管轄するすべての建築物について、設備の点検作業と補修工事が適切に行われているかを管理しています。設備というのは、例えば駅にあるシャッター。どの駅にも数十か所あるシャッターに連番をつけて管理していますが、東京メトロの駅は180ありますから、シャッターだけでも膨大な数に上ります。対象設備は約20種類、点検項目は全部で1,000以上にもなります。それらの点検をいつ行い、結果がどうだったか、また、どのような補修を行ったかといった記録の管理を、以前はすべてExcelで行っていました。Excelファイルは設備の分類に応じて20種類。さらに点検と補修では作業チームが異なるため、同じ設備でもそれぞれ別のファイルに記録していました。
点検作業は年間計画に基づいて毎日行われます。以前は、協力会社が現場で行った点検結果が紙で報告されてきたものを、手入力でExcelに打ち込んでいました。その作業は、私たちの部署とグループ会社の担当者約50名で、1人あたり1日45分～1時間ほどもかかっていて、入力のミスや漏れの発生も避けられませんでした。
さらに、点検と補修でExcelファイルが別だったり、ファイルが年度別になっていたりしたため、データ間の確認や連携を取るのも困難でした。例えば、点検結果に応じて適切な補修がなされたかどうかは、2つのファイルを見比べなければ分かりませんが、膨大なファイルから該当データを探し出すのは非常に大変でした。

このようにExcelによる管理には課題が多かったため、数年前から解決方法の検討を始め、kintoneにも早くから注目していました。既存のパッケージシステムでは細かいアレンジや修正が難しいのに対して、kintoneは運用開始後にも項目を増やせるなど拡張性・柔軟性が高いところに魅力を感じました。また、ノーコードで作成できるため、誰にとっても分かりやすく使いやすいサービスであると考えていました。
そうしたタイミングで、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）の担当者と業務上のさまざまな課題について話す機会があった際に、kintoneについて相談してみたのです。すると、当社の点検表の内容を基に、「kintoneを使えばこうなる」というモックアップをすぐに持ってきてくれました。項目の追加なども柔軟にできそうで、とてもよい感触を得ました。
企業においては、関係者と課題意識が共有できていても、新しいやり方の導入を納得させるのが難しい場合があります。言葉や資料だけではなかなか伝わりません。その点、kintoneは完成形に近いプロトタイプを作ってイメージを共有できる上、細かい作り込みは後からいくらでもできる柔軟性があります。さらには、いったん導入すれば当課だけでなく他部署の業務にも広げていける汎用性も魅力です。将来的にさまざまな業務に活用することで社内での紙の使用を減らしたいという気持ちもありました。
そうした検討を踏まえ、kintoneの導入に向けて提案書のプレゼンテーションと見積書による総合評価方式の入札を行うこととなりました。そして、3社が応札してきた中で、当社の業務への理解度が秀でており、業務実態に合わせたシステムを提案してくれた富士フイルムBIジャパンを選ぶ結果となりました。

設備や商品など多数の対象をExcelで管理しているような場合、kintoneを導入すれば膨大なデータを誰でも見やすい形にできるのがメリットだと思います。特に、当社の点検と補修のようにプロセスごとにチームが分かれていて、Excelデータの受け渡しでは連携が取りにくい会社は、kintoneを共通のデータベースとして情報を管理・蓄積・更新することで、業務間の連携を大きく効率化することができるでしょう。