富士フイルムビジネスイノベーション

担当者情報はどのようにして設定しますか?

コンテンツID(1007)

概要

担当者情報とは、受信したファクス文書を担当者ごとに仕分けるための情報です。
電話番号またはG3IDに割り当てた担当者のフォルダーに文書を仕分けることができます。

担当者情報は担当者情報ファイルをインポートすることで設定できます。
担当者情報ファイルは、ルールに従い新規作成することもできますが、あらかじめシステムに登録されているひな型ファイルを取得して使用することを推奨します。

担当者情報のひな型ファイルを取得する

  1. ペーパーレスファクス仕分けの設定画面を表示します。

  2. ナビゲーションバーで[エクスポート]をクリックします。

  3. [担当者の設定]欄で[エクスポート]をクリックします。

    [担当者の設定]欄で[エクスポート]をクリックします
  4. 任意のファイル名(デフォルトはuser.csv)を付けて保存します。

補足
  • 担当者情報ファイルのインポートを一度も行っていない場合、担当者情報のエクスポートを実施することで担当者情報ファイルのひな型ファイルを取得できます。

担当者情報ファイルを作成する

取得した担当者情報のひな型ファイルに、各情報を入力します。
【担当者情報ファイルの例】
担当者情報ファイルの例

各項目の意味と入力ルールは次のとおりです。

  • No
    インデックス番号です。通常、1から順に入力します。
  • 宛先名
    任意の名称を入力します。複合機の宛先表の設定と同じにする必要はありません。
    電話番号もしくはG3IDを特定するための参考情報です。ファイル名やフォルダ名には使われません。
  • 電話番号
    G3IDを入力しない時は、必須項目です。
    仕分けに使用する電話番号を入力します。
  • G3ID
    電話番号を入力しない時は、必須項目です。
    仕分けに使用するG3IDを9桁以上で入力します。
  • 担当者
    必須項目です。
    仕分け先となる担当者名を入力します。フォルダー名に使用できない文字は使用できません。
補足
  • 担当者情報ファイルは、CSV UTF-8形式で保存します。

  • 担当者情報は、最大5,000件まで登録できます。

  • No、電話番号、G3ID は半角文字で入力してください。

  • 電話番号、G3IDに使用できる文字は、0~9の数字、+、-、および*(ワイルドカード)です。
    *(ワイルドカード)は末尾にのみ使用可能です。(例:#245*)
    数字のみを利用して担当者の特定をしますので、+、- は無視されます。

  • 電話番号とG3IDの先頭には#を入力してください。(例:#012-345-5555)
    担当者情報の確認画面では、#は表示されません。

  • 担当者情報ファイルの1行目は、見出し行として無視されます。

Microsoft社のExcelを使用して、ファイルを作成するときの注意

  • 担当者情報ファイルを新規作成する場合
    ファイルの種類を「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存してください。

  • ひな型ファイルを使用して作成する場合
    ひな型ファイルはCSV UTF-8形式で作成されているため、通常はファイルの種類を変更して保存する必要はありません。
    ただし、入力した内容によっては、ファイル保存時に自動的にファイルの種類を変更して保存してしまう場合があります。その場合、インポート時にインポートエラーとなりますので、ファイルの種類を「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存してください。

補足

使用しているExcelのバージョン、または更新プログラムの適用状況によっては、保存時のファイルの種類に「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」が表示されない場合があります。
その場合、マイクロソフト社のサポート情報に基づき、適切な更新プログラムを適用してください。
また、お使いの環境に最新の更新プログラムが適用できない場合は、メモ帳などのテキストエディタで編集した後に文字コードを「UTF-8」に指定して保存してください。

担当者情報ファイルをインポートする

  1. ペーパーレスファクス仕分けの設定画面を表示します。

  2. ナビゲーションバーで[インポート]をクリックします。

  3. [担当者の設定]欄で[設定ファイル]の[選択]をクリックして、インポートする担当者情報ファイルを指定します。

  4. [インポート]をクリックします。

    [インポート]をクリックします
補足
  • インポートしたファイルはエクスポートで取得することができます。

  • インポートに失敗し、エラーメッセージが表示された場合、メッセージに従い次を確認してください。

    • 末尾以外に*を使用している(例えば、12345*6789、12345*6789*、12345*+)

    • 電話番号・G3IDにマルチバイトを使用している

    • 電話番号・G3IDの先頭に#がない

    • 担当者に、フォルダー名に使用できない文字列が含まれている

    • UTF-8形式のCSVファイルでない

担当者情報のひな型ファイルを取得する

  1. ペーパーレスファクス仕分けの設定画面を表示します。

  2. サイドメニューで[エクスポート]を選択します。

  3. [エクスポート]をクリックします。

  4. 任意のファイル名(デフォルトはuser.csv)を付けて保存します。

補足
  • ひな型ファイルは、担当者情報ファイルのインポートを一度も行っていない場合に取得できます。 一度インポートが成功すると、あらかじめシステムに登録されていたひな型ファイルの取得はできなくなります。

担当者情報ファイルを作成する

取得した担当者情報のひな型ファイルに、各情報を入力します。
【担当者情報ファイルの例】
担当者情報ファイルの例

各項目の意味と入力ルールは次のとおりです。

  • No
    インデックス番号です。通常、1から順に入力します。
  • 宛先名
    任意の名称を入力します。複合機の宛先表の設定と同じにする必要はありません。
    電話番号もしくはG3IDを特定するための参考情報です。ファイル名やフォルダ名には使われません。
  • 電話番号
    G3IDを入力しない時は、必須項目です。
    仕分けに使用する電話番号を入力します。
  • G3ID
    電話番号を入力しない時は、必須項目です。
    仕分けに使用するG3IDを9桁以上で入力します。
  • 担当者
    必須項目です。
    仕分け先となる担当者名を入力します。フォルダー名に使用できない文字は使用できません。
補足
  • 担当者情報ファイルは、CSV UTF-8形式で保存します。

  • 担当者情報は、最大5000件まで登録できます。

  • 電話番号、G3IDに使用できる文字は、0~9の数字、+、-、および*(ワイルドカード)です。
    *(ワイルドカード)は末尾にのみ使用可能です。(例:#245*)
    数字のみを利用して担当者の特定をしますので、+、- は無視されます。

  • 電話番号とG3IDの先頭には#を入力してください。(例:#012-345-5555)
    担当者情報の確認画面では、#は表示されません。

  • 担当者情報ファイルの1行目は、見出し行として無視されます。

Microsoft社のExcelを使用して、ファイルを作成するときの注意

  • 担当者情報ファイルを新規作成する場合
    ファイルの種類を「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存してください。

  • ひな型ファイルを使用して作成する場合
    ひな型ファイルはCSV UTF-8形式で作成されているため、通常はファイルの種類を変更して保存する必要はありません。
    ただし、入力した内容によっては、ファイル保存時に自動的にファイルの種類を変更して保存してしまう場合があります。その場合、インポート時にインポートエラーとなりますので、ファイルの種類を「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存してください。

補足

使用しているExcelのバージョン、または更新プログラムの適用状況によっては、保存時のファイルの種類に「CSV UTF-8(コンマ区切り)(*.csv)」が表示されない場合があります。
その場合、マイクロソフト社のサポート情報に基づき、適切な更新プログラムを適用してください。
また、お使いの環境に最新の更新プログラムが適用できない場合は、メモ帳などのテキストエディタで編集した後に文字コードを「UTF-8」に指定して保存してください。

担当者情報ファイルをインポートする

  1. ペーパーレスファクス仕分けの設定画面を表示します。

  2. サイドメニューで[インポート]を選択します。

  3. [参照]をクリックして、インポートする担当者情報ファイルを指定します。

  4. [インポート]をクリックします。

補足
  • インポートしたファイルはエクスポートで取得することができます。

  • インポートに失敗し、エラーメッセージが表示された場合、メッセージに従い次を確認してください。

    • 末尾以外に*を使用している(例えば、12345*6789、12345*6789*、12345*+)

    • 電話番号・G3IDにマルチバイトを使用している

    • 電話番号・G3IDの先頭に#がない

    • 担当者に、フォルダー名に使用できない文字列が含まれている

    • UTF-8形式のCSVファイルでない

 

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