佈局混合辦公的挑戰&解方

您所屬的企業是否展開長久性的混合辦公？或是正經歷過渡期？雖然不少企業認為將遠端工作或混合辦公變成常態的辦公模式，著實帶來不少管理壓力，儘管如此，仍認為趁早佈局混合辦公絕對勢在必行。疫情發生前，相信世界上絕大多數的企業員工都是in-office待在公司的辦公室環境內辦公；數十年下來，這樣的工作模式早已型塑我們對工作和上班模式的認知，難以改變。

儘管過去三年期間，新技術和數位轉型浪潮再三地提醒企業是時候動起來變革，但要改變人類慣性思維和舊有工作模式，絕對不像單純導入新技術那樣簡單！企業需要不間斷地改善辦公工具與工作流程、找出最適合的彈性辦公模式。首先，關鍵第一步就是找出並解決混合辦公環境中的挑戰，再進一步制定相關政策與機制。

從問題點著手，立即展開行動改善，就可以讓員工對工作的看法產生正向影響。以下是執行混合辦公模式常見的５大挑戰：

挑戰 1：缺乏架構和界限

解方：設立明確的辦公指導方針

想要最大化混合辦公模式帶來的效益，其中一個方法：員工定義三個創造價值區域，並建立明確的規則，規範員工在這三個區域中的工作模式（無論是遠端工作或是在辦公室上班）以提升辦公效率。

一般而言，混合辦公指導方針應明確列出規範條例，例如員工上班地點及工作時間；此外，應將指導方針納入審核流程，以利了解員工是否習慣在混合辦公環境辦公、得以高效產出等情況提供改善建議。

挑戰 2：溝通困難

解方：有效的溝通策略與工具協作

為了能順利執行混合辦公模式，需要制定有效的溝通策略並尋求可靠的數位協作工具，以確保團隊成員溝通無礙、即時無時間差。溝通管道必須保持開放，讓所有經授權的員工都能輕鬆使用，特別是需要前輩協助的應屆畢業生或新進員工。

當疫情「迫使」員工遠距辦公時，企業高層幾乎沒有足夠時間深入研究、測試或規劃以最有效的方式執行內部外的溝通協作；幸虧在短短三年期間內，市面上許多新技術和數位工具陸續推出，得以解決企業在線上虛擬協作的使用困難。

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挑戰 3：管理者未建置完善的混合辦公環境與機制

解方：執行管理者培訓並定期與員工交流和檢討

實施混合辦公對於既有員工來說，需要破除舊有模式接受變革，或多或少會產生不確定感或焦慮感；然而對於應屆畢業生和新進員工而言，尤其在公司推動改變辦公模式的過渡期，則可能導致更高程度的焦慮感。

管理者不僅應具備專業度，還要抱有同理心 了解如何為團隊成員營造適合溝通協作的理想辦公環境（無論在傳統辦公室或遠端辦公），如此一來，除了成為高效的溝通者，也有助於員工擁有穩定、愉悅的心理健康。

展開數位轉型後，管理者無須再耗費時間和注意力在高度重複性的例行作業上，可以騰出時間，培養領導技能、指導團隊成員，進而提升團隊創新力和生產力。善用自動化工具執行例行作業、運用團隊協作平台串聯工作流程、大幅縮短協作過程花費的時間，實現高效辦公。

HR人力資源部在協助新進員工順利融入企業和部門工作扮演了至關重要的角色。除了透過建立完善的入職體驗外，提供提供新進員工開放的溝通管道，以及支援便捷易用的協作工具，讓新進同仁感到安心並得以快速上手。

挑戰 4：IT 部門工作量重，難以負荷

解方：提供專業支援，減輕團隊負擔

建置遠端工作和數位轉型所需的技術基礎設施和管理機制對於多數企業而言是一項艱難挑戰！尤其在網路安全威脅事件不斷增加的情況下，無論是中小型或是大型企業，安全無虞的資安防護對於混合和遠端辦公是絕對不可忽視的. 

IT部門除了要負責公司內全部的資訊安全之外，還要處理全體員工的臨時請求，例如「我的麥克風在 Teams 語音通話中無法使用」等問題。因此，提供遠端 IT 支援對混合辦公至關重要，得以即時處理員工各式設備問題。

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