管理者介面在網頁上提供了淺顯易懂的畫面，儀表板上顯示的資訊也很豐富。可以集中管理碳粉、感光鼓、紙張等機器的耗材剩餘量，讓管理工作更有效率。
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備註：您還可以確認每台設備的詳細資訊。
設備的控制面板上提供 ApeosWare Management Suite 2 的功能表。您可以快速存取設備上的操作服務。可串聯 DocuShare 和 SharePoint 等外部系統，為您提供相同的操作體驗。
為行動裝置提供專門的程式。ApeosWare Management Suite 2 指定的設備、使用者和設定資訊可套用至行動裝置，以便透過直覺式的使用者操作介面直接輸出和掃描。也可透過使用 QR Code輕鬆設定設備進行輸出和掃描。
以費用金額顯示使用者的使用情況。您還可設定使用者之間在顯示彩色列印比率、雙面列印比率、多合一使用率等數據的差距。對於符合目標的人可以隱藏此資訊。它減少了管理者的負擔，同時提高使用者的成本意識。
可透過網頁瀏覽器，一覽所有設備使用者、列印張數、列印紙張尺寸、列印時間等各種操作記錄來製作報表。ApeosWare Management Suite 2 的報告功能已大幅增強。可跨五個類別建立各種報表。
執行摘要報表
每位使用者設備使用報表
用電量報表
- 網頁式的總計報表
- 自定義報表
- 多元輸出格式（網頁/PDF/Office 文件）
- 自動報表設定（建立的報表自動傳送至電子郵件/儲存至共用資料夾）
- *1 選購。
任何經過影印、列印、掃描或透過傳真傳送 / 接收的文件，都會另存為影像，並附加相關處理記錄與設備資訊。管理者可使用此方式監控使用者與群組的文件處理流程，並結合系統管理工具與其他驗證功能，例如設備密碼和 IC 卡，輕鬆追蹤使用者的活動，以降低資訊外洩的發生機率。
您可以在包含個人或其他機密資訊的機密文件外洩時，透過自動 OCR*2 取得的工作記錄及文件內容找出負責人－快速、確實地為您追蹤發生資訊外洩的原因與時間。
- *2 選購。
若要監控文件處理，只需預先設定搜尋條件或關鍵字，並讓影像記錄管理功能自動搜尋相關文件。然後產生報表，並以重要性決定以電子郵件傳送給管理者的指定間隔。所有儲存的報表皆可供後續參考，並能依使用者或群組分類、指派不同程度的重要性，以及依年份或月份顯示。如此一來，可大幅降低因誤用多功能事務機與其他類似設備而造成資訊外洩的可能性。
- *3 選購。
將擁有不同作用的設備分配在不同群組中，管理者可在系統中對設備進行統一管理，批次建立使用規則。當設備故障發生時，更能輕鬆管理，重設毫不費力。
對設備狀態進行監控並設定即時電子郵件通知。列印紙用盡或卡紙時，也能迅速處理。
可從系統上統一設定裝置控制面板上的按鈕及圖示，大幅提升設備效率。
安全性監控設定提供多功能機器、印表機和其他裝置安全性選項的批次設定。此功能也會偵測意外的設定變更，並通知管理者。
此外，透過安全性設定可以定期自動復原並維持安全性層級，減輕管理者的負擔。
- 設備及設備群組管理
- 自動登記裝置
- 顯示設備資訊
- 認證/總計設定
- 顯示設備狀態/總計碼錶資訊
- 監控設備狀態並通知
- 顯示工作記錄收集狀態
- 耗材的剩餘量管理
在使用設備前需進行認證，使用者身份經確認後才能執行操作。
設備功能和彩色列印會受到個人、部門或職位的限制。這可強化安全性並有效地降低 TCO。
可從 LDAP、SQL 伺服器、Active Directory、CSV 檔匯入使用者資訊，實現高效登記及管理。*4
- *4 使用者可自行從多功能事務機的控制面板或自己的電腦裝置上登記卡片 ID。
- 使用者及使用者群組管理
- 存取權限設定
- 與外部認證伺服器（Domain）連結使用
- 匯入使用者
- 匯入帳戶*5
- 認證功能設定
- 使用者可自行登記卡片 ID
- *5 入門版需安裝成本回收選購組件。
可依需求設定列印規則，如「大批列印工作強制使用高速設備進行雙面列印」、「電子郵件使用黑白列印」等。無需使用者特別留意，即可徹底貫徹「零浪費的列印輸出」。
可使用「隨需列印*」功能根據使用者身份驗證從您選擇的任何裝置輸出。。 您的列印作業暫時儲存到伺服器。也可在設備面板上刪除設定錯誤的列印工作，減少不必要的錯誤輸出及浪費。
- *6 隨需列印在入門版中是選購組件，在企業版中是標準配置。
例如，使用者可以付費使用「訪客列印」。訪客使用者將能夠從指定位置執行列印作業，如圖書館。
- 管理列印伺服器
- 直接列印
- 隨需列印*7
- 訪客列印*7
- 浮水印
- 存取入口及列印規則
- 快顯通知
- 列印工作屬性變更
- *7 在入門版中為選購組件。
ApeosWare Management Suite 2 可以管理智慧型手機及平板裝置上的輸入和輸出。
- *8 在入門版中為選購組件。
可經由網頁瀏覽器上傳檔案並執行列印，也可透過附件方式將欲列印文件發送至指定位置，即可進行輸出。
- *9 在入門版中為選購組件。
隔離行動伺服器（Mobile Server）後可經由網路實現行動列印。
- *10 在入門版中為選購組件。
- 備註：若使用者數量超過 11 名，需另行購買授權數。
- 發送列印工作
- 執行隨需列印*11
- 掃描至電子郵件
- 連結行動裝置與多功能事務機
- 連結既有檔案管理系統*12
- 成本管理*11
- *11 在入門版中為選購組件。
- *12 可選擇 支援 DocuShare、Microsoft® SharePoint® Server、Salesforce、OneDrive®、SharePoint Online、ABBYY® FlexiCapture®。
例如，在法律事務所、建築事務所等需同時執行多個專案的工作環境中，可事先輸入各項目的指定帳戶，在執行列印任務時，只需選擇該項目即可，以此進行總計並分攤列印成本。
- *13 在入門版中為選購組件。
可設定每個帳戶的「列印張數餘額」，控制列印費用。若「列印張數餘額」有盈餘，可結餘至下個月或轉贈給其他列印張數餘額不足的帳戶等，使用方法相當彈性。
- *14 在入門版中為選購組件。
- 帳戶管理
- 建立付費機制
- 設定自動加值日
- 產生專案帳戶總計報表
