Adobe Signで発注先への書類発送、捺印を電子化。契約処理に関わるコストを60％削減

高齢化、担い手不足などの課題を抱える建設業界。手間取っていた発注書の捺印業務のフローを見直すことで、社員がコア業務に集中できる環境づくりを進めようと考えた。

Webセミナーへの参加を機に興味を持ったのが、電子サインサービス「Adobe Sign」。発注書の捺印業務がすべてパソコン上ででき、処理件数に応じた価格体系だったので導入しやすかった。

「Adobe Sign」の導入により、書類のやり取りの手間が大幅に軽減。さらに、契約処理に関わる経費も60％程削減できた。

鈴木様： 現場における「Adobe Sign」導入の大きなメリットは、書類をやり取りする際のストレスがなくなったことです。これまで取引先とは頻繁に「届いた」「届いていない」のやり取りが起きており、それが非常にストレスになっていました。また、急ぎで発注書の写しが必要な場合は、取引先にFAXやメールで急いで送ってもらい、後から原本をいただくといった対応をお願いしていました。電子サインになったおかげで、インターネット上で取引先の処理状況がリアルタイムにわかりますし、自動的に催促もできるので、余計な心配やストレスは軽減しましたね。おかげで、コア業務に集中できる環境がつくれています。

取引先様との書類のやり取りもスムーズになったので、作業計画が立てやすく、作業計画の見直しもほぼなくなりました。結果、残業も減り、メンバーも本業に集中できるようになってきています。私たちの仕事は、高い技術サービスをお客様に提供し、品質を確保することです。それを実現するためには、今回のようなICTの活用が非常に有用だということを実感しています。

山本様： 今回の「Adobe Sign」だけでなく、当社ではこれまで業界全体の変化に伴ってICT化に注力してきました。「DocuWorks」を活用したFAXのペーパーレス化についてもすでに進めていますので、「Adobe Sign」とうまく連携させ、発注書の作成から捺印依頼、受領、保管までの定型作業の改善を図りたいと考えています。

事務処理や調査業務においても、転記や繰り返し入力、各帳票に合わせた出力など、相手に合わせた作業が多いです。今後はそうした定型業務に関しても、うまく効率化を考えていくつもりです。

その先に目指すのは、さらなるICT化によって、一部の業務や領域に限らず社内全般的に定型業務を減らしていくことです。そして、万が一の災害や感染症拡大などの有事の際でも、働く場所や環境を即座に切り替えて事業継続できるよう、災害に強い体制を整えていきたいと考えています。働き方改革の推進や、コア業務に集中できる環境づくり、就業環境の改善を加速させ、ライフ・ワーク・バランスを意識した働きやすい職場環境を実現したいと思います。

富士フイルムビジネスイノベーションジャパンにはたくさんのソリューションやクラウドサービスがありますので、こうした取り組みを進めていくうえで、今後もいいパートナーとしてお付き合いができることを期待しています。

• * 事例の内容は2021年3月時点の情報です。