FUJIFILM IWproとkintoneの連携で手作業を自動化。毎月10時間以上の書類確認作業を約25分に短縮！月末業務全体のスピードアップも実現

当社では、量産品に関しては出荷報告に連動して自動的に基幹システムに売上が計上されますが、試作品は価格や品目がさまざまであるため、1件ずつ手作業で売上計上していました。その一連の業務の中でも特に手間や時間がかかっていたのが、提出書類の確認作業でした。DocuWorksの注文書に記載された金額を電卓で合算し売上計上明細書の数字と目視で比較・確認するか、または注文書の金額を確認用のExcelへ1件ずつ打ち込んで、計算式で売上計上明細書のデータと自動照合するか、の二通りの方法で行っていたため、担当者の作業負荷が非常に高く、しかもミスがあれば検収不一致となって全社の会計に影響を与えるため、非常に神経を使う作業でもありました。
そのうえ、2023年からは会計事故防止のため、他拠点の試作品売上計上業務の全てが、鈴鹿事業所の私たちのチームに集約されることとなりました。その結果、処理件数はほぼ倍増。月末は繁忙期で他業務も集中している中、各拠点からの計上依頼は月末最終日にかけての3日間に集中しており、月末業務における重荷になっていました。
当社全体で生産機種が増えるタイミングでは試作品の数も増えるため、多い月は1,000件もの売上計上をこなさなければならず、書類の確認作業には毎月10時間以上がかかっており、担当者の残業も増えていました。この状況はさすがに見過ごせず、「2025年までに確認作業にかかる工数50％削減」の改善目標を立ててDXへの取り組みを開始しましたが、その方法については模索が続いていました。

さまざまな業種の企業において、注文書や請求書など、多種・大量の書類の仕分けや保管を日々行っている部門や、紙文書の情報を確認・整理している部門などで非常に役立つと思います。営業や経理など、数字を扱う部門でしたら特におすすめです。