店舗事務所にも置けるコンパクト型複合機がデジタル化の入り口に

林樣：当社は「新しい食文化を創造し、来店されたすべてのお客様に豊かでハッピーな食事時間を提供します」を経営理念に掲げ、愛知県、三重県、岐阜県を中心に中華料理店を43店舗運営しています。

社内では「ベジフルチャイナ」と呼んでいますが、野菜がたくさん食べられるヘルシーな中華料理にこだわって、独自のメニューやサービスを提供しています。2019年10月にはJASDAQおよび名古屋証券取引所市場第二部に株式上場を果たしており、内部統制の構築にも力を入れてきました。

その一環が、社内情報の一元管理です。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから2018年に「kintone」を導入しています。従来は各店舗の地主さんの情報などを個人が管理することがありましたが、「kintone」のおかげでデータベース化でき、全社で管理できるようになったのです。

お客様により質の高いサービスを提供するためには、時代に合わせて業務をなるべくデジタル化する必要があると考えていました。デジタル化に向けての課題は2つありました。1つがペーパーレス化です。会議資料など、いろいろな文書が紙ベースで取り扱われていて、さらにその膨大な資料をどのように保管していくかについても頭を悩ませていました。もう1つが、社内で頻繁にやり取りが進められる稟議書の扱いです。同じく紙で出力して回していくのですが、処理に時間がかかり、効率の悪さを感じていました。

ちょうど、それまで使っていた複合機の契約を見直す時期を迎えたこともあり、私の方から「複合機をもっと活用できる方法を考えてはどうだろうか」と社内で提案したのです。それを機に、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからいろいろな提案をいただいたことが、今回の複合機の活用によるペーパーレス化と、文書管理強化による業務効率改善につながりました。

林樣：富士フイルムビジネスイノベーションジャパンはすぐに、当社の店舗も含めた全社サーベイを実施し、浜木綿が抱える業務のデジタル化に向けた課題の洗い出しと、その解決のための提案を行ってくれました。見えてきた課題が、複合機管理工数の低減、本部・店舗間の情報伝達の効率化、申請・承認業務の効率化、そして文書の整理・保管ルールの整備という4つです。

これらの課題を解決するための方法として提案いただいたのが、スペースが限られる店舗事務所にも設置できるコンパクトな複合機の導入と、複合機管理サービス「EP-BB」、電子文書と紙文書をまとめて管理できるソフトウエア「DocuWorks」、文書管理のためのクラウドサービス「Working Folder」の導入でした。

林樣：今回、業務のデジタル化に向けた多くの課題が解決され、効率化・合理化がはかれたことには非常に満足しています。おかげで、お店に来ていただくすべてのお客様に豊かでハッピーな食事時間を提供することに、これまで以上に力を注げるようになったと感じています。こうした改善につながるのであれば、今後も新しいことをどんどん進めていきたいですね。

嶋津樣：その時に大事なのは、運用ルールをしっかり作ることではないでしょうか。誰でも作業ができる環境をうまく作っていけると、業務の引き継ぎなどもしやすくなると思います。

林樣：現在社内のメールはGoogleを使っているのですが、今後は導入システムとGoogleの連携が一層強化されると、もっといろいろな情報が一元管理できるようになります。次はそこを期待したいですね。

今回導入したシステムについては、まだ全部の機能は使えていません。いろいろと便利な機能がたくさんあるのでしょうが、全てマニュアルを読んでチェックしていくのは時間のない中でなかなか難しいです。例えば、機能について詳しい富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの担当と、当社の業務に精通している社員がもっとうまく連携していけば、さらなる効率化に向けたいろいろな議論を進めていけるのではないでしょうか。引き続き、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンとのコミュニケーションをしっかりとりながら、さらなる協力体制をつくっていければと考えています。

• * 事例の内容は2021年3月時点の情報です。