電子契約の導入と社内の押印作業をデジタル化することで、申請書類のペーパーレス化やスムーズに在宅勤務ができる環境整備を実現

辻様：当社は、集合住宅管理のパイオニアとして、UR都市機構の賃貸住宅や分譲住宅などにお住まいのお客様がより良い住生活を送れるよう、ハードとソフトの両面からサポートする事業を幅広く展開しています。その中で、世の中に浸透してきたDXの波に乗るため、2019年からデジタル化の検討を開始しました。

田崎様：デジタル化の取り組みを進めるうちに、大きな課題が持ち上がりました。それが、契約の電子化です。当時、取引先から契約の電子化を求められると同時に、URグループとしても電子契約を進めていく方針が出されました。その課題を解決するため、相談したのが以前からお付き合いのあった富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(当時の富士ゼロックス)でした。その他、２社にも電子契約ツールについて説明していただきましたが、コンサルティングまで引き受けると言ってくれたのは富士フイルムビジネスイノベーションジャパンだけ。電子契約に関する知識がなかった私たちにとって、ツールの操作方法だけではなく、電子契約に移行するために必要なことや当社の課題を丁寧に説明してくれたことは頼もしく、電子署名ツール「DocuSign」の導入とコンサルティングをお願いする決め手となりました。

田崎様：コンサルティングが進んでいくと、今度は社内におけるハンコの電子化と書類のペーパーレス化という新たな課題が見えてきました。というのも、新型コロナウイルスの感染拡大によって在宅勤務を導入したことで、契約印よりも日付印や認印といった社内での日常的な押印業務のほうが圧倒的に多いことがわかったのです。

辻様：最初の緊急事態宣言時に実施した社内アンケートでは、「押印のために出社せざるを得ない」という回答が上がっていました。そうした社員の声を聞き、スムーズに在宅勤務を行うためにも社内におけるハンコレスとペーパーレスが急務だと感じました。この課題解決にあ たり、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからは、電子文書と電子化した紙文書を一元管理できるソフトウェア「DocuWorks」と、文書管理のためのクラウドサービス「Working Folder」の導入をご提案いただきました。

田崎様：富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、以前から「DocuWorks」の説明や社内でのペーパーレス化のメリットを聞いていました。また、当社の業務についても細かく理解していただいていますし、電子契約のコンサルティングが現在進行形で進んでおり、社内的に整備しなければいけない規程やシステムにも熟知しているため、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン以外に信頼できる会社はいないと導入を決めました。

複雑な操作がいらないツールは使いやすく、自然と活用する社員が増加。その結果、社内における申請書類のペーパーレス化が一気に進んだ。

辻様：導入当初は、「何か新しいものが入った」とどこか他人事のように感じていた社員もいたと思いますが、コロナ禍でリモートが当たり前になり、部下から電子書類が回ってくると自ずとやらなければいけない雰囲気に変わっていきました。今では利用率が目に見えて増加していることを実感しており、課題だった押印のための出社が減ったことで在宅勤務がしやすい環境になったと思います。また、在宅勤務が難しい現場での利用も増え、ペーパーレス化にも大きく寄与していると感じています。

田崎様：「DocuWorks」は、トレーを使ってほぼ紙と同じ操作感覚で使えるソリューションです。中高年層はデジタルが苦手な人が多く、その層に理解していただくことが課題の一つでもありましたが、画面上で紙と同じように操作できるシステムでハードルが一気に下がりました。紙にプリントしたものをバインダーに挟んで回す文化に慣れている社員が「便利で簡単で使いやすい」とすぐに受け入れられたのは、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの力であり、製品力によるものだと思っています。

• 左から）
• 日本総合住生活株式会社　DXBX戦略推進部　DXBX推進課　高橋 昌宏 様
• 日本総合住生活株式会社　執行役員（DXBX戦略）　田崎 滋樹 様
• 日本総合住生活株式会社　DXBX戦略推進部　DXBX推進課長　辻 寛高 様
• 日本総合住生活株式会社　DXBX戦略推進部　DXBX推進課　楢橋 礼子 様
• 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社　藤本（Solution営業）
• 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社　岡北（担当営業）

電子契約の導入と社内の押印作業をデジタル化することで、申請書類のペーパーレス化やスムーズに在宅勤務ができる環境整備を実現した日本総合住生活株式会社様。「お客様が安全・安心・快適な住生活を送ることができるよう、今後も積極的にDXBXを推進していく」と話す同社の取組みにますます目が離せません。