本部と47都道府県の地方本部間のFAXや郵送での書類のやりとりをペーパーレス化し、年間約300万円のコスト削減と業務効率を改善

長い歴史を持つ全日本不動産協会様は、従来から全国の組織間の情報伝達に大量の紙文書が使われていた。蓄積された紙の保管スペースの確保に悩む拠点も多く、業務改善活動の一貫としてデジタル化に取り組むことになった。

富士フイルムビジネスイノベーションジャパンが提案したのは、まずは現状業務を棚卸してフローを見える化すること。それを踏まえ紙文書による現行手続きの基本的なフローは維持しつつ、そこで取り扱う媒体を電子化するものであった。

各拠点からは、導入後に生まれた業務効率の向上やコスト削減といった効果に対し、喜びの声が上がった。しかし、それ以上に期待するのは数字に表れていない副産物だという。

横山様：逆に、導入コストに対してはまだこの程度の効果しか生まれていないとも言えます。しかし、紙文書の保管からの解放や業務負担の軽減など、数字に表れていない副次的効果に大きな期待と価値を見出しています。総務委員長である私の役目の一つは、業務効率を向上し、職員の大変さを軽減することです。そういう意味で、今回の導入は期待した効果が得られたと感じています。

三浦様：富士フイルムビジネスイノベーションジャパンと一緒にプロジェクトをスタートしてから、ここ２、３年で一気に組織のDXが加速したと感じています。この導入がDXのきっかけになったことは間違いありません。ペーパーレスに関してはまだ大きな効果が出たわけではありませんが、今では地方本部からFAXが入ってくることはなくなりましたし、あと一年ほどでほぼペーパーレス化になることも視野に入っています。そうした取り組みの中で、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに対する期待は大きいですし、これからも良好な関係を築いていきたいと思っています。

第２フェーズが完了し、次に目指すは最終フェーズである「会員・入会希望者から協会まで一気通貫のデジタル化」だ。同協会は、その実現に向けた富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの今後の提案に大きな期待を寄せている。

福岡様：当協会は株式会社と異なり、階層構造になっている特殊な組織です。そこをよく理解し、フローを熟知した上で改善プランをご提案いただけたことが、今回スムーズに導入できた要因の一つだと思います。最初は会員管理の書類に特化していた取り組みも、今では「Working Folder」を活用し、他協会の書類や総本部と地方本部でやりとりしていた他の書類の電子化を実現しています。現在、取り組みを進めているのは、最終フェーズとなる会員や入会希望者を取り込んだ電子申請システムの構築です。ぜひ、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、最新の技術を踏まえたリプレイス、そして、手間とコストのかからないシステム構築について積極的に提案いただけることを期待しています。

横山様：このプロジェクトは、まだ志半ばです。このようなDXや業務効率化の推進は、当協会の先進性をアピールすることにつながり、ひいては我々の入会ターゲットである若い経営者たちの関心を集められるのではないかと期待しています。いずれは、さらなる先進性の拡大と作業の合理化を図るため、協会の全てのデータを一元管理できる高度なシステムを構築していくつもりです。そのためにも、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、もっと当協会のことを深く知っていただき、我々が発想しないような課題解決の提案をお願いしたいと思っています。

DXを加速し、紙から電子主体の働き方へと変革を遂げた公益社団法人 全日本不動産協会様。今後、さらなる先進的な団体として不動産業界をリードしていく同協会の取り組みに目が離せません。