「全社的な業務改革に着手したいが、何から始めればいいかわからない」「自社に最適な手法が選べない」など、悩みを抱えていませんか?

本記事では、企業の業務プロセスを見直す、BPRの概要を解説します。メリットや注意点、企業で導入する際の具体的な手順について丁寧にまとめました。DXや業務改善との違いについても、触れていきます。

BPRは、企業活動全体の業務プロセスを見直す取り組みです。経理・人事などのバックオフィス、組織構造、職域、部門連携、情報システム、評価制度、品質管理など、企業活動に関わる仕組みを根本から見直し再構築します。

一方、DXはデジタル技術を駆使してビジネスモデルそのもの、顧客への価値提供、さらには企業文化までをも変革する取り組みです。

BPRは、DX戦略を実現するための重要な構成要素のひとつ、または実現手段として位置づけられている点が異なります。

BPR（Business Process Reengineering）は、日本語で「業務改革」と訳され、既存の業務フローや組織体制、ITシステムを含めて、仕組みそのものを根本から再設計する取り組みです。ゼロベースで見直すため、コスト削減や品質向上、業務スピードの改善など、企業全体で大きな成果を生み出すことを目的としています。

一方、業務改善は、現在の業務プロセスを前提に、ムダや非効率を少しずつ取り除くアプローチです。特定の部署や担当業務の範囲で行われることが多く、日々の作業効率を高めたり、小さな課題を解消したりすることが目的になります。効果は段階的で、継続的に実施される点が特徴です。

業務改善は、BPRを進めるうえでの一部のプロセスとして位置づけられることもあります。

BPRが注目されている背景には、下記のような理由が挙げられます。

• 日本国内の人口減少にともなう人手不足
• 働き方改革の推進

人手が確保しにくくなったことや、長時間労働の是正が求められたことで、これまでの業務プロセスでは立ち行かなくなるケースが増えています。

時代の変化とともに、企業から自治体までの多くの組織で、業務の見直しが必要となっています。

BPRを実施することで、業務プロセスを標準化・システム化できます。そのため、特定の個人に頼った「属人化」のリスクを抑えられます。

属人化をなくすことで、人材の異動や退職の際に、スムーズに引き継ぐことが可能です。

業務手順のマニュアルを整備すれば、誰でも一定の品質で業務を遂行できる環境を整えられます。

BPRにより既存の業務プロセスを見直すことで、無駄をなくし生産性のアップにつなげやすくなります。これにより生まれたリソースを、価値を生む活動に集中させることが可能です。

また、より少ないリソースで、より多くの成果を上げられるようになります。

自動化やリソース配分の最適化を通じて、人件費、材料費、管理費など多岐にわたるコストの削減につなげることも可能です。

BPRにより適切な権限移譲を行うことで、意思決定のスピードを向上できます。

昔からの慣習で、不必要な経営層への承認プロセスが残ったままの状態では、市場の変化に迅速に対応することが困難です。

そこで最適な権限移譲を行うことで、即座に意思決定できる俊敏な組織が生まれます。

またBPRによって、部署間の連携を強化すれば、企業の方針に向かって素早く動けるようになるでしょう。

BPRによる品質向上やコスト削減は、結果的に顧客満足度の向上に寄与する場合があります。

業務プロセスを再設計することで、ムダ削減・標準化・自動化が進み、精度と効率が高まり品質向上につながるからです。

また、従業員が非生産的な業務から解放されると、その時間とエネルギーはより顧客と向き合うための活動や、サービスの質を高めるための工夫へと振り向けられ、良いサイクルが生まれやすくなります。

BPRは初期投資として、システムの導入やコンサルティング、教育研修などに多大なコストがかかる点に注意しましょう。

またBPRを実施するためには、人的リソースの確保も欠かせません。これにより、社内の担当者の人件費や、継続的なシステム利用料などが発生する場合もあります。

初期費用・運用コストを考慮しつつ、予算を決めましょう。

通常業務と並行して、BPRを実施する必要があるため、組織全体のリソース配分に影響を与えます。

BPRの成功には、経営層やプロジェクトチーム、現場の担当者など、多くの部署の協力が不可欠です。また、部署間のスムーズな連携も必要になります。

さらに、現状分析やシステムの導入、マネジメントなど、各フェーズで、専門知識をもつ人材の継続的な関与が求められます。

BPRを実施する前に、必要な人的リソースと時間を現実的に見積り、経営層から十分な権限とリソースの確保を取り付けましょう。

BPRの実施で従来の業務プロセスが変わると、従業員に大きな心理的・業務的負担をもたらすリスクがあります。

長年慣れ親しんだ業務手順や役割、組織内の力関係が変わることへの不安や反発は避けられません。

また、新しい業務プロセスの習得には時間と労力が必要です。通常業務と並行して行われる場合、従業員の負担は一時的に増加します。

BPRを実施する際には、従業員に対して必要性を丁寧に説明する必要があります。

業務仕分けとは、既存の業務を可視化し、整理・優先順位づけすることです。

各業務の必要性や付加価値を客観的に評価し、BPRで効率化できる業務を整理します。

「本当に必要な業務か」「重複している業務はないか」などの問いを投げかけ、業務プロセスの見直しにつなげましょう。

優先順位の低い業務については、状況に応じて外部企業への委託を検討することをおすすめします。

BPRで業務プロセスを棚卸した後は、新しい業務プロセスにシックスシグマを適用する流れが一般的です。

シックスシグマは、統計学をもとに業務品質を安定させたり、顧客満足度を向上させるためのBPR手法です。各業務のバラツキを抑え、高いパフォーマンスレベルで安定稼働させることが可能になります。

とくに営業やサービス、製造業などで効果の高い手法です。

ERP（Enterprise Resources Planning）とは企業のもつ人材や物、情報、お金などの要素を、有効活用するための考え方のことです。

別名、ERPシステム（統合基幹業務システム）とも呼ばれています。

たとえば財務会計や販売管理、購買管理、在庫管理など、これまで個別に行われていた処理を統合しデータを効率よく運用していくことで、業務効率の向上が見込めます。

BPO（Business Process Outsourcing）は、特定の業務を外部の企業に委託することで、コスト削減と品質向上を実現するBPR手法です。

たとえば、経理の仕訳・請求書処理やカスタマーサポート、データ入力などは、専門企業に任せることでミスが減り、処理スピードも向上しやすくなります。

自社で遂行するよりも、専門の外部企業に委託する方が効率的かつ高品質であると判断された場合に、BPOが選択肢となります。

適切な業務でBPOを活用することにより、自社のリソースをコア業務に集中できる点もメリットです。

SCM（Supply Chain Management）は、サプライチェーン全体を最適化し、生産性を高めるBPR手法です。主に原材料の調達から製造、物流、販売などが含まれます。

SCMで業務プロセスを管理すれば、需要予測の精度向上や在庫の最適化、物流コストの削減などが可能です。

サプライチェーン全体を俯瞰し、部門間の連携不足やボトルネックを特定して、SCM最適化によるBPRを実施しましょう。

シェアードサービスとは、複数の事業部や拠点に分散していた業務を、ひとつに集約することで、業務の標準化と効率化を実現するBPR手法です。

多くの企業では、各事業部や拠点がそれぞれ独自の方法で経理処理や人事管理を実施しています。これが業務の重複、非効率、品質のバラツキを生んでいるといえるでしょう。

複数拠点で重複している間接業務を洗い出し、シェアードサービスによる集約と標準化につなげるのがおすすめです。

企業でBPRを推進するためには、まず現状の業務プロセスを可視化することが大切です。業務プロセスの中に、ボトルネックとなる承認フローや、重複作業などがないかをチェックします。

たとえば、エラー率や工数、処理時間などを詳細なデータとしてまとめましょう。

既存の業務プロセスを棚卸した後は、BPRを推進する目的を明確化します。

明確な目的と目標がないままBPRを実施すると、企業として目指すべき方向が見えにくくなってしまう場合があります。また、BPRにより業務効率が向上したかどうかを確認する指標も、明確にする必要があります。

BPRの目標設定は、企業の最重要目標達成指標（KGI）と連動していることが重要です。

BPRを推進する目的に合わせて、具体的な施策を決めます。

たとえば、業務プロセスのなかで優先順位が低いものは、外部の専門家に委託したり、生産性を高めるためのシステムを導入したりします。

自社のリソースを考慮しつつ、コストよりも効果が見込めるかどうかが重要です。効果が見込めると判断した場合は、新たな業務プロセスとして整理します。

具体的な施策が決まったら、社内で実施します。

新しい業務プロセスを実行に移す際は、技術的な導入と従業員に対するマネジメントの両輪を進めることが重要です。

システムの導入や開発だけでなく、従業員への研修・トレーニングなども必要になります。

一度に全社で導入するのはリスクが高いため、特定の部署やプロジェクトのみで実施するとよいでしょう。限定された範囲での効果を検証しつつ、段階的に社内全体に広げていきます。

新しい業務プロセスを導入した後は、効果を測定し、客観的なデータにもとづき評価します。

見直しが必要な業務プロセスは、再度修正を加えましょう。

BPRは、一度導入して終わりではありません。継続的な評価と改善が成功の鍵となります。

新たな問題点を特定し、軌道修正を実施することで、BPRの効果を高められます。

BPRは業務プロセス全体を抜本的に見直し、組織の生産性と競争力を高める経営手法です。

まずは、既存の業務フローを可視化して重複部分を特定しましょう。企業の方針に沿って、BPRを実施する目的を設定することも大切です。

自社に最適な手法を選び、段階的に展開することで現場からの反発を最小化できます。

短期的にはコストや負担が発生しますが、業務の属人化解消、意思決定の迅速化などの長期的なメリットも存在します。

経営層の理解と現場の協力を得ながら、着実に進めることが成功への道筋です。

自社だけでBPRを実施することに不安のある方は、富士フイルムビジネスイノベーションまでお気軽にご相談ください。企業の技術的な不安を、全面的にサポートいたします。