業務別らくらくスキャンの使用事例を教えてください

『業務別らくらくスキャン 取扱説明書』の「業務別らくらくスキャンの使用事例」を参照してください。基本的な使い方から、ファイル名やフォルダー名の加工、認証情報の活用、QRコードの活用事例などの応用編まで、詳しく説明しています。

ここでは、基本的な使い方として、業務種類/文書種類を登録する流れを説明します。

1. パソコンを起動し、Webブラウザーを起動します。

2. Webブラウザーのアドレス欄に、お使いの複合機のIPアドレスまたはインターネットアドレスを入力します。

3. インターネットサービスが起動します。

4. 機械管理者モードに入ります。

5. ［システム］＞［プラグイン設定］をクリックします。

6. ［組み込みプラグイン］で［ScanDeliverySettingToolPlugin］を選択します。

7. ［表示］をクリックします。

8. 新しい業務種類を作成する場合は、［追加］をクリックします。

9. 業務種類名を入力し、［OK］をクリックします。
10. 文書種類の［追加］から［新規作成］をクリックします。

11. 各項目を指定します。

• ［文書種類名（日本語表記用）］：文書種類名を指定します。
• ［文書種類名（英語表記用）］：複合機の言語設定を英語にすると、この設定が反映されます。
• ［読み取り設定］＞［スキャン設定の選択］：スキャンする方法を選択します。
  • 解像度：読み取り解像度を選択します。［文字列の自動抽出］をする場合、300dpi が推奨です。
  • ファイル形式：ファイル形式を指定します。この例では［DocuWorks］を選択します。
• ［送信設定］＞［送信先1］：送信先1 の設定をします。
  • サーバー種別：転送プロトコルを指定します。
  • サーバー名/IP アドレス：転送先のホスト名またはIP アドレスを指定します。
  • 共有名：転送先の共有フォルダーを指定します。
  • ユーザー名：共有フォルダーに書き込み可能なアカウントを指定します。
• ［文書設定］＞［ファイル名］：ファイル名の設定をします。

12. ［OK］をクリックします。
13. ［新しい設定を適用］をクリックします。

業務種類と文書種類の情報を作成し、複合機に設定します。
業務種類は最大8個、文書種類は業務種類ごとに最大10個設定できます。

1. 業務別らくらくスキャンの設定画面を表示します。
   ユーザー名とパスワードを求める画面が表示された場合は、機械管理者IDとパスワードを入力し、［OK］をクリックします。

2. ［業務種類名］の［新規作成］をクリックします。

3. 業務種類の名前を入力して、［OK］をクリックします。
   [業務種類名]の入力例：総務部

4. ［文書種類名］の［新規作成］をクリックします。
   入力例：[業務種類名]で「総務部」を選択した状態で、文書種類の［新規作成］をクリックします。

5. 次の操作をします。
   1. 文書種類の名前を入力します。
      [文書種類名]の入力例：安全衛生管理
   2. ［スキャン設定の選択］で、読み取り方法や画像処理などスキャン設定を選びます。
   3. サーバー情報、メール通知、ファイル名ルールなど、各項目を指定します。

• 4. ［OK］をクリックします。

6. 文書種類を複数設定する場合は、手順4～5を繰り返します。
   入力例：[文書種類名]に「安全衛生管理」と「日報」を登録しています。

7. 業務種類を複数設定する場合は、手順2～6を繰り返します。
   入力例：[業務種類名]に「総務部」と「人事部」を登録しています。

8. ［新しい設定を適用］をクリックします。
   業務種類と文書種類の情報が複合機に登録されます。