富士フイルムビジネスイノベーション

Working Folder®いつでもどこでも
ドキュメントにアクセス

オフィスのドキュメントを、外出先や出張先でも必要なときに閲覧・利用が可能です。ビジネスシーンでの活用の幅を広げ、ドキュメントの保存・共有を支援するクラウドサービスです。

「Working Folder」は、お客様の業務効率化と業務精度の向上に貢献する文書管理用クラウドストレージサービスです。
自社サーバーを構築するよりも手軽に導入でき、システム管理者がいなくても安心して運用できます。
通常のクラウドストレージと同様に、ドラッグ&ドロップの操作で簡単に文書のアップロード・ダウンロードが可能です。
また、出張先・外出先など、いつでもどこからでもアクセスして自由にファイルのやりとりができるだけでなく、複合機やDocuWorks、モバイル端末と連携することで、さまざまな活用が可能です。
さらに、社外への送付もユーザー登録を必要とせず安全な文書ファイル共有が実現できます。

外出先でもあんしんモバイルワーク

営業活動で発生する外出先でのモバイルワークや、複数部署をまたいだ文書の共有などを支援します。

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なにかと外出が多い営業担当者様向けには、 [営業担当者別] x [お客様別]のドロワー・フォルダー構成がぱっと分かりやすく、また使いやすくて便利です。文書を持ち歩く必要もなく、安全なモバイルワークが実現できます。

複数の部署をまたがるプロジェクトなどの文書共有場所としても、あんしんドロワーはオススメです。部署によって文書管理ルールなどが異なるケースもあり、しっかりとでもカンタンに運用したいときなどはとても便利です。

大容量ファイルでも簡単、便利に文書共有

ビジネスコミュニケーションにおいて多くの割合を占めるメールでのやりとりですが、Working Folderの文書公開機能を用いればメールの添付容量などを気にすることなく円滑な文書共有が可能となります。

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文書公開は各文書が格納されているドロワー・フォルダーから直接利用することが可能ですが、文書の保管/管理が目的ではなく、文書の共有/授受が目的の場合は、文書公開専用のフォルダーを作成するのがオススメです。
公開期限が切れた文書をまとめて削除することができたりと運用管理が効率的に行えます。

より快適なFAX利用環境の実現

コミュニケーションツールとしてビジネスシーンを支えてきたFAXを、ジョブフロー連携機能によりロケーションフリーなツールとして快適にご利用いただけます。

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Working Folderのジョブフロー連携機能を利用すれば、FAXをより便利で、快適にご利用いただけます。
複合機で受信したFAXを電子データに変換し変換後の電子データは自動でWorking Folderにアップロードされます。
さらに、アップロードされたことをメール通知で知らせることができ、都度確認する手間が省けて効率的です。

ジョブフロー連携機能の特徴とメリット

建設業>
設計事務所・現場との図面のやりとりなどに

建設業において、設計会社・施工会社での図書の共有や、屋内外の事務所間の文書の受け渡しなど、文書共有に関するお困りごとを解決します。

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建設業における導入効果

設計事務所が作成した設計図面をFAXで施工会社と文書共有。
ジョブフロー連携を利用すると、受信したFAXをWorking Folderへ自動でアップロードすることも可能です。
(※事前の設定により紙出力も選択可能です)

  • やりとりする文書の例:設計図面など

本部と現場の情報共有もWorking Folderならカンタンです。
屋外での文書確認はタブレットなどを利用することで、都度印刷も不要で、いちいちノートパソコンを開く必要もありません。
事前にメール通知を設定しておくと、新着文書をメールが教えてくれて業務効率がアップします。

  • 利用機能:メール通知
  • やりとりする文書の例:技術仕様書、設計変更指示、日報など

登記申請に必要な文書もWorking Folderで共有。
法的手続きに必要な書類は膨大であるためデータ容量も大きくなりがちです。
そんなときは、文書公開機能を利用することで、メール添付なしで文書の共有が可能です。また、パスワードが設定が可能ですので、必要に応じて設定することで、セキュリティも強化できます。

  • やりとりする文書の例:建設確認済証、工事完了引渡証明書など

小売/卸売業>
小売店と卸の受発注、店舗の売り上げ管理に

小売/卸売業の特徴である「定期的に高頻度で発生する注文情報」のやりとりに貢献します。多店舗展開している場合にも、一斉に新商品に関する文書や週報などを共有したり、お客様からいただく注文書・生産業者に送る発注書のような同一フォーマットのものを一元化する際の情報共有にも対応します。

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小売業における導入効果

小売業者からFAXで送られてくる注文書はジョブフロー連携を利用しWorking Folderへ自動アップロード。日々発生する注文書の出力を廃止することで、印刷コストの削減が可能です。
加えて、事前に小売業者ごとに注文書の格納先を振分け設定しておくと、仕分けが自動で行われ、より効率的な注文処理が可能になります。

  • やりとりする文書の例:注文書など

小売本部で決定されたキャンペーン情報や、各種連絡事項などの情報も本部-店舗間で共有できます。事前に格納用のフォルダーを店舗別や用途別、情報別に作成しておくことで、より分かりやすい運用が可能です。
一方、一斉配信用のメーリングリストで運用している場合は、文書公開機能の利用が便利です。メール添付することなく文書を共有でき、必要に応じてパスワード設定も可能でセキュリティも安全です。
店舗間の情報アクセスを制限したい場合は、各ドロワーに店舗別のアクセス権を設定することにより制限できます。

各店舗から本部への情報共有もWorking Folderが便利です。
当日の売上レポートや業務日報も店舗ごとのドロワー/フォルダーへ格納することで情報の集約、一元管理が効率的に行えます。

  • やりとりする文書の例:売上レポート、業務日報など

製造業>
設計図面や生産データ、見積書などを共有

紙の設計図面をFAXでやりとりしたり、CADで作成された電子データをWorking Folderで共有したりと様々なシーンで利用ができます。また、情報を共有する関係者も多いため、Working Folderを積極活用することでメリットの幅がぐんと広がります。

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製造業における導入効果

設計業務などの一部を外部の協力会社などにアウトソースしているメーカーも多いと思います。協力会社からFAXで送られてくるケースの場合は、ジョブフロー連携機能が便利です。
受信されたFAXが自動で電子化され、自動でWorking Folderへアップロードされます。
受信の都度印刷する必要がなく、出力コストも削減できます。

  • やりとりする文書の例:設計図面など

海外の生産拠点との情報共有にも、Working Folderが便利です。 設計図面に仕様変更が生じたケースなどは、迅速に変更指示が可能です。クラウドサービスの強みを活かし、インターネット環境があれば簡単に情報共有ができます。
紙に書き込んだ指摘事項などをそのままフィードバックしたいときなど複合機でスキャンすることで、Working Folder経由で共有することが可能です。

外出先での担当顧客への営業活動においても、Working Folderが便利です。営業という職種上、提案資料や見積、製品やサービスのカタログなどを説明する機会が多いと思います。最近では、紙ではなくタブレットを利用した説明アプローチも多いのではないでしょうか。
事前に説明資料をWorking Folder上へ格納しておくことで、タブレット1つあればプレゼンテーションが可能です。
もう重くて分厚いカタログなどを持ち歩く必要はありません。

  • やりとりする文書の例:提案資料、見積、カタログ・パンフレットなど

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まずは富士フイルムビジネスイノベーションにご相談ください。
ご希望の条件や、現在使用している商品の情報をご記入いただければ、お客さまのご要望に合ったご提案をいたします。

  • 2022年6月16日

    動作環境を更新。

  • 2022年4月8日

    動作環境を更新。

  • 2022年2月8日

    対応機種を更新。

  • 2021年12月2日

    動作環境を更新。

  • 2021年4月1日

    Working Folder 4.5の販売を開始。

  • 2021年3月22日

    Working Folder 4.4の販売を開始。