代表取締役社長　林 永芳 様
取締役　嶋津 義隆 様

左から)林様、嶋津様

ペーパーレス化と文書管理業務の効率化という2つの課題

もともと紙のやり取りが多い企業文化だったが、トップ自らの発声で紙を減らしたい、業務をデジタル化したいと検討を始めた。

代表取締役社長　林 永芳様

林樣：当社は「新しい食文化を創造し、来店されたすべてのお客様に豊かでハッピーな食事時間を提供します」を経営理念に掲げ、愛知県、三重県、岐阜県を中心に中華料理店を43店舗運営しています。

社内では「ベジフルチャイナ」と呼んでいますが、野菜がたくさん食べられるヘルシーな中華料理にこだわって、独自のメニューやサービスを提供しています。2019年10月にはJASDAQおよび名古屋証券取引所市場第二部に株式上場を果たしており、内部統制の構築にも力を入れてきました。

その一環が、社内情報の一元管理です。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから2018年に「kintone」を導入しています。従来は各店舗の地主さんの情報などを個人が管理することがありましたが、「kintone」のおかげでデータベース化でき、全社で管理できるようになったのです。

お客様により質の高いサービスを提供するためには、時代に合わせて業務をなるべくデジタル化する必要があると考えていました。デジタル化に向けての課題は2つありました。1つがペーパーレス化です。会議資料など、いろいろな文書が紙ベースで取り扱われていて、さらにその膨大な資料をどのように保管していくかについても頭を悩ませていました。もう1つが、社内で頻繁にやり取りが進められる稟議書の扱いです。同じく紙で出力して回していくのですが、処理に時間がかかり、効率の悪さを感じていました。

ちょうど、それまで使っていた複合機の契約を見直す時期を迎えたこともあり、私の方から「複合機をもっと活用できる方法を考えてはどうだろうか」と社内で提案したのです。それを機に、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからいろいろな提案をいただいたことが、今回の複合機の活用によるペーパーレス化と、文書管理強化による業務効率改善につながりました。

店舗事務所にも設置可能な
コンパクト型複合機がデジタル化の入り口に

富士フイルムビジネスイノベーションジャパンによる全店サーベイの結果、4つの課題が洗い出される。その課題を解決するために富士フイルムビジネスイノベーションジャパンが提案したのが、店舗事務所にも置けるコンパクト型複合機とそれを活用したソリューションだった。

林樣：富士フイルムビジネスイノベーションジャパンはすぐに、当社の店舗も含めた全社サーベイを実施し、浜木綿が抱える業務のデジタル化に向けた課題の洗い出しと、その解決のための提案を行ってくれました。見えてきた課題が、複合機管理工数の低減、本部・店舗間の情報伝達の効率化、申請・承認業務の効率化、そして文書の整理・保管ルールの整備という4つです。

これらの課題を解決するための方法として提案いただいたのが、スペースが限られる店舗事務所にも設置できるコンパクトな複合機の導入と、複合機管理サービス「EP-BB」、電子文書と紙文書をまとめて管理できるソフトウエア「DocuWorks」、文書管理のためのクラウドサービス「Working Folder」の導入でした。

取締役　嶋津 義隆様

嶋津樣：社内の帳票などをできるだけデジタル化する取り組みであり、今までとはやり方が全く異なりました。社内では抵抗よりも不安の声が多く、社員は「本当に大丈夫なのだろうか？」と感じていたと思います。その状況がわかっていたからこそ、「なぜ変えるのか」「なぜこのシステムが必要なのか」をきちんと説明することには力を入れました。それにより、社内では多くの賛同を得られたと感じています。

同時に、デジタル化は我々としては未知の世界だったので、導入にあたっての集合研修や取り扱い方法についての説明などは、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに協力をお願いしました。

ペーパーレス化の実現で印刷コストがひと月当たり38万円削減

会議資料のペーパーレス化で、タブレット1つあればどこでも仕事ができる環境が実現。稟議書の処理や本部と店舗のやり取りなどもペーパーレスによりスムーズに行えるようになった。

林樣：ペーパーレス化については、まずは経営会議と取締役会で導入しました。これまでは毎回、分厚い紙の資料が全員に配布され、会議の後はそれを内容別に分類して保管する作業が発生していましたが、導入後はすべての資料をタブレットに保存しておくだけですみます。会議にはタブレット1つだけを持ち込めば良くなり、会議の後の書類整理の手間もなくなりました。何より手元にたくさんの紙の資料がないためスッキリしますし、タブレットさえあればいつでもどこでも資料が確認できるので、非常に便利です。文書検索工数も大幅に削減しています。大きな課題だったペーパーレス化と文書管理の効率化が一気に解決でき、非常に満足しています。

嶋津樣：「DocuWorks」の活用によって、書類にまつわる作業は従来の半分以下になりました。おかげで他の仕事にその時間を割くことができています。また、以前は仕事はデスクの前でしかできなかったのですが、今はタブレットさえあればどこでもできます。効率的なだけでなく、精神的にも良いと感じています。

林樣：本部と各店舗のやり取りも、以前はファクスを活用していましたが、「DocuWorks」の活用でペーパーレス化が実現。「DocuWorks」のトレイを現場のデスクトップに入れておくことで、いつでも確認でき、やり取りがスムーズに行えるようになりました。全社のファクス通信費がひと月あたり6万9000円削減され、印刷コストなども入れると月に38万8978円の削減を実現しています。情報が一元管理できるのが非常に便利ですね。稟議書の承認作業についても、「Working Folder」のクラウド活用により効率化がはかれ、紙での作業の必要がなくなりました。

また、複合機管理サービスで故障時の対応や消耗品が自動的に補充されるため、複合機の維持管理工数も大幅に削減できています。加えて、複合機を活用したスキャン翻訳サービスが非常に役立っています。当社には外国人の社員が多く、レシピやマニュアルなどを翻訳する必要がありました。これまでは社内で対応しており手間がかかっていました。スキャン翻訳サービスの翻訳機能の精度が高いため、時間短縮にもつながっています。

嶋津樣：今回の機器やシステムの導入によるデジタル化にあたっては、現場からは、「作業効率が上がった」「仕事が楽になった」という声が多く聞けています。各店舗でも「閉店後の業務がこれ1つでできるようになった」と喜ばれています。特に事務作業の多い経理部門は非常に助かっているようです。

複合機をもっと活用し、お客様サービスに専念できる時間を増やしたい

付帯業務を効率化することで、これまで以上にお客様サービスに専念したい。そのために複合機と関連サービスはもっと活用できると浜木綿様は期待する。

林樣：今回、業務のデジタル化に向けた多くの課題が解決され、効率化・合理化がはかれたことには非常に満足しています。おかげで、お店に来ていただくすべてのお客様に豊かでハッピーな食事時間を提供することに、これまで以上に力を注げるようになったと感じています。こうした改善につながるのであれば、今後も新しいことをどんどん進めていきたいですね。

嶋津樣：その時に大事なのは、運用ルールをしっかり作ることではないでしょうか。誰でも作業ができる環境をうまく作っていけると、業務の引き継ぎなどもしやすくなると思います。

林樣：現在社内のメールはGoogleを使っているのですが、今後は導入システムとGoogleの連携が一層強化されると、もっといろいろな情報が一元管理できるようになります。次はそこを期待したいですね。

今回導入したシステムについては、まだ全部の機能は使えていません。いろいろと便利な機能がたくさんあるのでしょうが、全てマニュアルを読んでチェックしていくのは時間のない中でなかなか難しいです。例えば、機能について詳しい富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの担当と、当社の業務に精通している社員がもっとうまく連携していけば、さらなる効率化に向けたいろいろな議論を進めていけるのではないでしょうか。引き続き、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンとのコミュニケーションをしっかりとりながら、さらなる協力体制をつくっていければと考えています。

左から）
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン　渡邊 貴俊
株式会社 浜木綿　代表取締役社長　林 永芳様
株式会社 浜木綿　取締役　嶋津 義隆様
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン　佐藤 広信

膨大に扱う資料のペーパーレス化と、文書管理強化による業務効率改善を同時に実現した株式会社浜木綿様。「お客様に豊かでハッピーな食事時間を提供する」ミッションの実現に向け今後も複合機を起点に業務のデジタル化を加速していきます。

浜木綿様申請業務イメージ