ทักทายกับสำนักงานแห่งโลกอนาคต

ทักทายกับสำนักงานแห่งโลกอนาคต

กระดาษเคยเป็นเจ้าแห่งสำนักงาน 

ข้อเสนอ เอกสาร แผนงาน ไฟล์ และแบบฟอร์มทุกชิ้นเคยต้องถูกพิมพ์ออกมา 

แชร์ และจัดเก็บ 

ที่จริงแล้ว สำนักงานส่วนใหญ่เต็มไปด้วยบรรดาตู้เก็บเอกสารขนาดเล็ก โดยทุกตู้ถูกอัดแน่นไปด้วยเอกสารและข้อมูลที่เป็นกระดาษ 

แต่ด้วยเทคโนโลยีที่กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

เช่นเดียวกับที่ดิจิทัลได้ครอบงำโลกโซเชียล โลกส่วนตัว และโลกความบันเทิง สำนักงานสมัยใหม่ก็กำลังถูกเปลี่ยนแปลงด้วย ไม่มีที่ไหนเป็นอย่างนี้จริงๆ มากกว่าพื้นที่ SMB 

การศึกษาวิจัยเมื่อเร็วๆ นี้แสดงให้เห็นว่า พนักงานมากถึง 65% ชอบทำงานนอกโต๊ะทำงาน โดยมีแนวโน้มไปทางการทำงานแบบเคลื่อนที่มากขึ้น มีบางอย่างที่เป็นไปไม่ได้เมื่อคุณนั่งจมตัวเองกับกองเอกสาร 

สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หมายถึง คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในทุกที่ คลาวด์ก็หมายถึงคุณสามารถเก็บข้อมูลได้ทุกเวลา และอินเทอร์เน็ตในทุกสิ่งก็หมายถึงงานจำนวนมากสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติได้ 

ก่อนที่จะเจาะลึกในเรื่องทั้งหมดนี้ เรามาพูดถึงการใช้กระดาษน้อยลงนั้นสามารถทำอะไรได้บ้าง

จากกระดาษสู่การเปลี่ยนเป็นดิจิทัลจะช่วยคุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการเก็บเข้าแฟ้ม การจัดระเบียบ การจัดเก็บถาวร และการทิ้งงานเอกสารทั้งหมด 

เพราะฉะนั้นบอกลาตู้เก็บเอกสารและเครื่องทำลายเอกสารได้เลย แล้วทักทายกับพื้นที่ทำงานที่มากขึ้น

การใช้กระดาษที่น้อยลงช่วยลดต้นทุนในการซื้อ การทำงาน รวมทั้งการส่งแฟ้มและเอกสารกระดาษ

นอกจากนี้ การจัดระเบียบและการเรียกดูเอกสารกระดาษยังทำให้เสียเวลาอย่างแท้จริง ในเวลา 30 นาที ซึ่งเป็นเวลาที่เดินไปถึงตู้เก็บเอกสาร คุณจะสามารถค้นหาไฟล์ดิจิทัลได้เป็นโหลๆ

กระดาษยังผูกเราให้ติดกับสำนักงาน แต่ด้วยทุกสิ่งที่ถูกจัดเก็บในคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ คุณจึงสามารถเรียกดูผ่านอุปกรณ์ใดๆ ที่คุณให้อนุญาตได้ ในทุกที่ ทุกเวลา

สุดท้ายนี้ การเป็นดิจิทัลยังดีต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย มีการตัดต้นไม้น้อยลง และมีการฝังกลบขยะน้อยลง 

เพราะอย่างนี้จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นประโยชน์จากการเป็นดิจิทัล แต่มันง่ายขนาดนั้นจริงหรือ เราได้รวบรวม 8 ขั้นตอนง่ายๆ สำหรับการเปลี่ยนมาเป็นขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติได้อย่างไร้รอยต่อ 

คุณไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมดนี้ในคราวเดียว และคุณก็ไม่จำเป็นต้องลดกระดาษด้วย แต่เมื่อทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณก็จะลดต้นทุนได้ในทันที พร้อมทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้น และทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่และมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ขั้นที่ 1
สิ่งแรกที่คุณต้องทำ คือ การระบุว่าสำนักงานของคุณทำงานกันอย่างไร และคุณต้องการให้เป็นไปอย่างไร จากนั้น หาวิธีประหยัดเวลาและทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างง่ายดายขึ้น 

วิธีที่บริษัทของคุณส่งใบแจ้งหนี้หรืออบรมและพัฒนาพนักงานใหม่อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีได้ การจัดระเบียบงาน กระบวนการ และขั้นตอนการทำงานให้เป็นแบบดิจิทัลจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอย่างทันท่วงทีโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร 

ขั้นที่ 2
ดูว่าลูกค้ามีส่วนร่วมกับแบรนด์อย่างไรและพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับเส้นทางที่ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมกับแบรนด์อย่างไร 

มีโอกาสในการสื่อสารผ่านเว็บไซต์มากขึ้นใช่หรือไม่ แบบฟอร์มและการเรียกเก็บเงินสามารถดำเนินการในรูปแบบดิจิทัลหรือปรับให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุดได้หรือไม่ 

คุณสามารถทำอะไรเพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงาน 

ขั้นที่ 3
สร้างพิมพ์เขียวหรือแผนผังวิธีในการปรับงานเหล่านี้ให้เหมาะสม จากนั้นก็แตกกระบวนการทำงานเป็นเป้าหมายที่มีกำหนดระยะเวลาและสามารถบรรลุผลได้ 

นี่คือช่วงเวลาที่ดีที่จะรับฟังคำติชมจากพนักงาน แม้การเปลี่ยนแปลงมักน่ากลัวอยู่บ้างเล็กน้อย แต่การทำให้พนักงานเข้าใจกระบวนการทั้งหมดและการอธิบายถึงการประหยัดเวลาและต้นทุนจะช่วยให้ทุกคนเข้าร่วมด้วย

ขั้นที่ 4
ตอนนี้คุณได้ระบุงานและขั้นตอนการทำงานที่ต้องการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ใช้เวลาประเมินวิธีที่ดีที่สุดในการลงมือทำ 

ให้นึกถึงวิธีที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทั้งการได้มา การแชร์ การหาตำแหน่งที่ตั้ง และการรักษาความปลอดภัย 

ขั้นที่ 5
เปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลทั้งกระบวนการ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคลากรที่เหมาะสมและมีข้อมูลประจำตัวที่เหมาะสมเท่านั้นจึงจะสามารถพิมพ์เอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกมาได้ ดังนั้นทุกคนจึงรู้สึกโล่งใจในการทำงานด้วยไม่ต้องกลัวว่าจะสูญเสียข้อมูลสำคัญ 

หากฝ่ายปฏิบัติงานของคุณทำงานครอบคลุมระหว่างประเทศหรือหลายภาษา คุณจะต้องการนึกถึงวิธีการดำเนินงานโดยอัตโนมัติที่จะสามารถขจัดปัญหาด้านภาษาได้ 

ขั้นที่ 6
ให้ทดสอบขั้นตอนการทำงานเอกสารดิจิทัลบนอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน โดยมีการตั้งค่าการเชื่อมต่อที่แตกต่างกัน และให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายทดสอบด้วย การทำให้ทุกคนเข้าใจและยอมรับการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก 

จากการศึกษาวิจัย พบว่า 62% ของเหตุละเมิดข้อมูลเกิดขึ้นจากข้อผิดพลาดของคน ซึ่งมีสัดส่วนที่ต่างจากสาเหตุอื่นๆ อย่างมาก เช่น หน้าเว็บไม่ได้รับการรักษาความปลอดภัยและการถูกแฮกเกอร์โจมตี ซึ่งรวมกันแล้วมีเพียง 9%

ขั้นที่ 7
การทำงานแบบดิจิทัลเป็นอย่างไรบ้าง ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่เหมาะสำหรับการย้อนกลับมาประเมินการเปลี่ยนแปลงนั้น ลูกค้าและพนักงานใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่กับการดำเนินงานโดยอัตโนมัติหรือไม่ 

คุณสามารถทำอะไรได้อีกบ้าง

คุณสามารถใช้เทคโนโลยีอันชาญฉลาดและเครื่องมือสำหรับการดำเนินงานโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานของพนักงานและการดึงลูกค้าให้มีส่วนร่วมกับธุรกิจในด้านต่างๆ ได้อย่างไร

ขั้นที่ 8
ปรับรูปแบบใหม่และสร้างนวัตกรรม
ให้คิดว่าขั้นตอนการทำงานที่เป็นไปโดยอัตโนมัตินั้นเป็นวงกลม ไม่ใช่เส้นตรง และมีอะไรอีกมากที่คุณทำได้เสมอ เมื่อคอยปรับให้ทันสมัยกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมอื่นๆ และปรับด้วยเทคโนโลยีอื่นๆ ก็เท่ากับว่าคุณ

สามารถใช้การดำเนินงานโดยอัตโนมัติให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ 

อนาคตคือดิจิทัล
ในอีกสองสามปีข้างหน้า เรามั่นใจว่าจะได้เห็นการพัฒนาอย่างรวดเร็วในด้านการทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ แชทบอท การเรียนรู้ของเครื่อง การสั่งการด้วยเสียงในภาษาธรรมชาติ และการวิเคราะห์คาดการณ์ ทั้งหมดนี้จะมีอิทธิพลต่อการทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ 

แต่ผู้คนจะยังเป็นศูนย์กลางของขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัล 

เมื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบดิจิทัล ก็เท่ากับว่าคุณไม่ได้เปลี่ยนแปลงงานที่ทำ เพียงแต่เปลี่ยนเครื่องมือที่คุณใช้ทำงานเท่านั้น 

เมื่อมุ่งสู่การเป็นสำนักงานที่ปราศจากการใช้กระดาษ ก็เท่ากับว่าคุณกำลังเปิดประตูสู่การเป็นองค์กรที่มีการทำงานร่วมกันมากขึ้น ทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่มากขึ้น และแบ่งกันเป็นฝักเป็นฝ่ายน้อยลง

โดยสรุปแล้ว การทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติหมายถึงการมีอิสรภาพมากขึ้น  

อิสรภาพจากของเสีย อิสรภาพจากโต๊ะทำงาน อิสรภาพจากความซ้ำซ้อน อิสรภาพจากการขาดประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมที่เจาะจงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน เราพร้อมช่วยคุณอยู่ตรงนี้แล้ว

ติดต่อเรา

โซลูชันที่เกี่ยวข้อง