การทำงานแบบไฮบริด: ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง
คุณได้นำเอารูปแบบการทำงานแบบไฮบริดมาใช้เป็นการถาวรแล้ว หรือบริษัทของคุณยังอยู่ในขั้นตอนของการเปลี่ยนผ่าน ถึงแม้จะมีแรงกดดันให้องค์กรต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนมาใช้วิธีการทำงานแบบระยะไกลหรือแบบไฮบริดให้เป็นมาตรฐาน แต่ก็เข้าใจได้ หากองค์กรเหล่านี้อาจจะมีข้อกังวลมากมาย รูปแบบการทำงานในออฟฟิศที่มีมาหลายทศวรรษก่อนเกิดโรคระบาดนั้นเป็นผลลัพธ์มาจากการวิจัยและการศึกษาด้านองค์กรมากมาย และนั่นก็ส่งผลต่อทัศนคติและพฤติกรรมในการทำงานของเราอย่างไม่รู้ตัว
แม้ว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้และการปฏิรูปทางดิจิทัลจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วกว่าเดิมในช่วงสามปีมานี้ แต่การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานนั้นไม่ได้ง่ายเหมือนการเปิดตัวเทคโนโลยีใหม่ๆ คุณจำเป็นต้องปรับแต่งและพัฒนารูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นก่อนจะเลือกรูปแบบที่ยืดหยุ่นมากพอที่จะตอบโจทย์ธุรกิจของคุณ เริ่มจากการระบุและแก้ปัญหาของกลยุทธ์การทำงานแบบไฮบริดเพื่อสร้างความสำเร็จอย่างรวดเร็ว ก่อนจะขยับขยายไปยังแง่มุมอื่นๆ ของนโยบายการทำงานแบบไฮบริดที่ต้องใช้เวลาดำเนินการมากกว่า
การปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ อาจสร้างความแตกต่างให้กับมุมมองที่พนักงานมีต่องานก็ได้ นี่คือ 4 ปัญหาที่เผชิญบ่อยๆ ในแง่ของการทำงานแบบไฮบริด
ปัญหาข้อที่ 1: ขาดโครงสร้างและขอบเขตที่แน่นอน
วิธีแก้ไข: กำหนดแนวทางที่ชัดเจน
วิธีหนึ่งในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานแบบไฮบริดก็คือการกำหนด 3 โซนการสร้างคุณค่าให้กับพนักงาน จากนั้นจึงกำหนดกฎข้อบังคับที่เจาะจงว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรในแต่ละโซนดังกล่าว ไม่ว่าจะทำงานจากระยะไกลหรือในสำนักงาน เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้
โดยทั่วไปแล้ว แนวทางการทำงานแบบไฮบริดควรจะระบุสิ่งที่พนักงานจำเป็นต้องทำ เช่น จะทำงานที่ไหน เวลาใด และวันอะไรบ้างในสัปดาห์ แนวทางเหล่านี้ยังควรประกอบด้วยกระบวนการทบทวนเพื่อการตรวจสอบอย่างสร้างสรรค์และช่วยพัฒนาตัวเลือกในการทำงานแบบไฮบริดของพนักงานด้วย
ปัญหาข้อที่ 2: สื่อสารให้ทราบถึงปัญหา
วิธีแก้ไข: กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเทคโนโลยี
การทำให้การทำงานแบบไฮบริดประสบความสำเร็จได้นั้น ต้องอาศัยทั้งกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเทคโนโลยีที่ไว้วางใจได้ เพื่อทำให้พนักงานเชื่อมถึงกันแบบไร้รอยต่อ ช่องทางการสื่อสารสำหรับพนักงานทุกคนต้องเปิดกว้างและเข้าถึงได้เสมอ โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่เพิ่งจบใหม่หรือเพิ่งเริ่มงานใหม่ที่ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากพนักงานอาวุโสในทีมสำหรับการทำงานประจำวัน
เมื่อ “ถูกบังคับ” ให้ต้องทำงานจากระยะไกลในช่วงภาวะโรคระบาด เราแทบไม่มีเวลาได้วิเคราะห์ ทดลอง หรือพิจารณาว่าจะสนับสนุนการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างไรจึงจะดีที่สุด และในช่วง 3 ปีนับจากนั้น ก็มีเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้นมามากมายเพื่อตอบโจทย์ความท้าทายในการทำงานร่วมกันแบบเสมือน
ติดต่อเราเพื่อร่วมกันหาวิธีแก้ปัญหาช่องว่างในการสื่อสารผ่านเทคโนโลยีของคุณ
ปัญหาข้อที่ 3: ไม่ได้เตรียมความพร้อมในการทำงานแบบไฮบริดให้กับผู้จัดการ
วิธีแก้ไข: การฝึกอบรมสำหรับผู้จัดการและการตรวจสอบเป็นประจำ
แนวทางการทำงานแบบไฮบริดนั้นจำเป็นต้องอาศัยพนักงานที่มีประสบการณ์เพื่อรับมือกับความเปลี่ยนแปลง แต่สำหรับพนักงานที่เพิ่งจบใหม่หรือเพิ่งเริ่มงานใหม่ที่เข้ามาทำงานในช่วงระหว่างการเปลี่ยนผ่านก็อาจจะมีความกังวลมากเป็นพิเศษ
ผู้จัดการที่มีความเข้าอกเข้าใจซึ่งผ่านการฝึกอบรมให้เป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นจะทราบถึงวิธีสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมเพื่อให้ทีมก้าวหน้า ไม่ว่าจะทำงานในออฟฟิศหรือที่ไหนก็ตาม ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขายิ่งมีอิทธิพลอย่างยิ่งต่อสุขภาพทางจิตของพนักงานอีกด้วย
เมื่อนำเอาการปฏิรูปทางดิจิทัลมาใช้ ผู้จัดการก็จะมีเวลามากขึ้นในการพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำของตนเอง ทั้งยังสามารถให้คำปรึกษากับสมาชิกทีมและยกระดับศักยภาพของทีม เมื่อมีเวลาและความเอาใจใส่ เพราะไม่ต้องมัวแต่ยุ่งกับงานที่สิ้นเปลืองเวลา การใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับงานเหล่านี้และนำเอาแพลตฟอร์มสถานที่ทำงานแบบครบวงจรมาใช้งานนับเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็ยังมีส่วนสำคัญในการช่วยให้พนักงานใหม่เบาใจว่าพวกเขาไม่ได้ถูกทิ้งไว้ตามลำพัง โดยการสร้างกระบวนการเริ่มต้นทำงานใหม่ที่ครบถ้วน ซึ่งช่วยมอบช่องทางความช่วยเหลือและการสื่อสารที่เปิดกว้างยิ่งขึ้น
ปัญหาข้อที่ 4: แผนกไอทีที่ทำงานเยอะจนเกินไป
วิธีแก้ไข: เสริมกำลังให้ทีมของคุณด้วยการสนับสนุนจากมืออาชีพ
โครงสร้างภายในทางเทคโนโลยีและการบริหารจัดการที่เหมาะสมในการทำงานจากระยะไกลและการปฏิรูปทางดิจิทัลนับเป็นความท้าทายแม้แต่กับองค์กรขนาดใหญ่ เมื่อภัยทางไซเบอร์ทุกวันนี้กำลังพุ่งสูงเป็นประวัติการณ์ ไม่ว่าคุณจะเป็น SME หรือองค์กร การรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งก็เป็นสิ่งที่จะละเลยไม่ได้สำหรับการทำงานแบบไฮบริดและแบบระยะไกล
นอกเหนือไปจากการบริหารจัดการสิ่งนี้แล้ว แผนกไอทียังต้องรับมือกับคำขอความช่วยเหลือจิปาถะอื่นๆ จากพนักงาน เช่น “ไมค์ของผมไม่ทำงานเวลาประชุมผ่าน Teams” การสนับสนุนทางไอทีจากระยะไกลคือสิ่งจำเป็นเพื่อสนับสนุนการทำงานแบบไฮบริด
พนักงานฝ่ายไอทีหลายคนต้องประสบปัญหางานหนักจนล้าเนื่องจากความเครียดสะสมและความกังวลที่ต้องเผชิญเมื่อเปิดตัวเทคโนโลยีใหม่ๆ สำหรับรองรับการทำงานที่ยืดหยุ่น การว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญไอทีเฉพาะทางจากภายนอกเพื่อมอบประสบการณ์ลูกค้าในเชิงบวกอาจเป็นแนวทางที่ดีที่จะช่วยแบ่งเบาภาระมากมายที่ทีมไอทีต้องแบกรับ บริษัทเหล่านี้พร้อมนำเสนอบริการไอทีแบบบริหารจัดการที่สามารถช่วยส่งเสริมการทำงานของทีมไอทีและทำให้ทีมมีเวลาหันไปใส่ใจกับด้านอื่นๆ ที่สำคัญกว่า เช่น ความปลอดภัยทางไอที
