ファクスのペーパーレス化で月間1万枚以上の紙使用量がほぼゼロに！業務効率化や顧客対応品質の向上も実現

• *1 ドキュメントの入出力にまつわる様々な課題を低減・改善する統合ソフトウェア
• *2 所定フォルダに格納するとDocuWorks文書からファクス番号を読み取り自動ファクス送信するエイセル社のソフトウェア
• *3 DocuWorksを業務にあわせてどのように利用すればよいか、専任者がお客様とご相談しながら運用方法を考え、環境構築、設定を支援。さらに実際に活用するための操作指導まで含んだ充実のサポートメニュー

1964年に創業した建築用内装資材の専門商社で、主にクロス（壁紙）・カーペット・カーテンなどの半製品（仕上工事を経て完成される資材）を扱っています。札幌の本社と、道内の支店・営業所9か所および東京店の全11拠点を展開しています。各拠点で在庫を持っているのに加え、自社でトラックを保有して配送を行っているため、広い北海道内隅々の住宅や建築現場にまで「ジャストインタイム」で資材をお届けできるのが、当社の強みです。

私たちの業界では、注文などのやりとりをファクスで行うのが現在も一般的です。ファクスを紙で送受信して使っていた頃は、社内のちょっとした連絡もよくファクスで行っていたため、社内には紙があふれて保管スペースも逼迫し、限界に近づいていました。あるとき1か月間の受注関連のファクス枚数をカウントしてみたところ、全拠点で14,000枚近いことがわかり、これは1日あたりに換算すると600枚以上になります。
毎日のファクスは受注担当者ごとにバインダーに綴じて保管していましたが、紙にパンチで穴を開けて綴じるだけでも時間を取りますし、後日お客様から問い合わせを受けた際にバインダーを取り出して過去の注文書を探す作業も大変です。しかも、保管のやり方やルールが担当者ごとに属人化していたため、担当者が休んでいたりすると、一時的に別の場所に保管されている注文書が見つけられないといったこともしばしばありました。また、お客様から注文を受けたら受注確認のファクスを返信するのですが、その都度手作業で返信する負担も大きく、すべてに返信できない場合もありました。営業と受注担当間の情報共有も紙ベースでミスが多く、業務の効率の悪さを感じておりました。
さらには、紙ベースの業務なのでリモートワークもできず、出社しないと業務がとまってしまう為、受発注担当者が休みを取りにくい状況も続いていました。

私たちの業界も含めて、ファクスで業務を行っている企業は現在も少なくないと思います。そうした大量のファクス送受信を日々紙ベースで行っている企業であれば、業種や規模にかかわらずDocuWorksを導入するメリットは大きいと思います。ファクス用紙の使用量がゼロになり、保管スペースも不要。すべてPC上で完結できて席を立つ必要もなくなります。加えて在宅勤務やシフト勤務、フレックス勤務など多様な勤務形態を導入している企業にも向いています。ペーパーレスファクスにすることでリアルタイムに場所を問わず業務が可能となります。職員が様々な生活環境や状況に柔軟に対応しながら長く安定して働ける環境を整えられ、働きやすさが向上するのではないでしょうか？