用途ごとに使い分けていたツールをMicrosoft 365 Business Standardに統一し、管理負担を軽減。大幅な働き方改革と社内コミュニケーション活性化も同時に実現。

業務用クリーニング資機材を扱うクリーニング事業からスタートした専門商社で、現在は厨房資機材を扱うサニテーション事業、清掃資機材を扱うクレンリネス事業、病院・介護施設などを総合的にサポートするウェルフェア事業を加えた4つの事業を展開しています。それぞれの専門性と独自色を強みに、コンサルティングや提案からおこない、お客様のビジネス発展に貢献できるようサポートします。
また、市場の変化を受け、従来のB to BだけでなくB to C事業を始めました。その中核となるECサイトでは、これまでの知見をもとに開発したオリジナル商品をメインに展開するなど、新たな挑戦も進めています。

DXに早くから取り組み、その都度、用途に合ったツールを個別に導入してきました。コミュニケーションツールやオンライン会議ツールも目的に応じて使い分けていましたが、それぞれにメリットがある反面、操作方法や管理画面、契約形態がバラバラで統一されていませんでした。ITツールの管理者は私が担っており、基本的にはExcelシートでユーザーIDなどを管理していますが、「どのツールを何ライセンス契約していて、現在どれだけ空きがあるのか」といった情報を確認するだけでも複数の管理画面を行き来しなければならず、ライセンス管理が煩雑になっていました。また、ユーザー作成やパスワードリセットなどの管理作業も、それぞれのツールで個別に行う必要がありました。
メールはホスティングサービス^*で運用していましたが、メールを閲覧するには自社のネットワークに接続する必要がありました。そのため、外出先や自宅など社外からはサービスへ直接アクセスできず、外勤の営業担当者がメールを確認するためにはオフィスに戻る必要がありました。

• * ホスティングサービス：メールサーバーを自社で持たずに外部の事業者（プロバイダー）が用意したサーバーを借りて利用するサービスのこと。

まず、社外でもメールを確認できるようになったことで、特に営業担当者の仕事の進め方が変わりました。外出中にメールをチェックし、すぐ対応できるものはその場で返信しています。これまで会社に戻らないと確認・対応できなかったものが社外で対応可能になったことで、営業担当者だけでなく事務員にとっても大きな工数削減になったと感じています。帰社後はじっくり対応しなければならない業務に集中できますし、出張の際もPCを1台持っていけばすべて対応できます。1日の時間を有効活用できるようになったのではないでしょうか。
また、ライセンスが一元化されたことで管理の負担が減っただけでなく、全社員が同じツールを使えるようになったメリットも大きいです。例えばオンライン会議ツールは、以前はライセンス数を特定の社員10名に限定していましたが、Teamsを全社員が利用できるようになったことで、活用が広がって従業員間のコミュニケーションが促進されました。毎月1回、支店の社員を本社に集めて行っていた営業会議もTeamsに切り替わり、移動時間の削減にもつながっています。
そのほか、SharePointが利用可能になったことを機に、若手社員が社内広報委員会を立ち上げ、社内の情報共有や社員紹介など、社内報のような取り組みを開始しています。若手社員を中心に新しい活動が進んでいる点も喜ばしい成果です。
コストに関しては、Microsoft 365 Business Standardに切り替えたことで導入前より費用は若干増えましたが、従業員の業務効率改善、コミュニケーション促進、ライセンス管理の一元化など、多方面で十分な効果を得られたと感じています。

SharePointは活用を始めたばかりで、独学ではハードルが高くまだ使いこなせてはいません。今後は社内報以外にも、営業がお客様向けに持っていきやすい情報を共有・発信するなど、活用の幅を広げていきたいと考えています。また、Copilotに興味を持つ社員も多く、業務効率化につながるのではといろいろ試している最中です。Microsoft 365 Business Standardでは多くのサービスが提供されており、私たちが気付けていないだけで、他にも業務に活用できる機能があると感じています。富士フイルムBIジャパンには今後も、「こういうサービスも活用できるのでは」と積極的にご案内いただければと思います。