ITアウトソーシングにより管理業務のコスト削減やIT環境の整備に貢献

鳥居様：当社は、トラックを利用した運送とお客様社内での構内作業や保管が主な仕事です。私どもの規模の企業では、管理業務を整えて庶務的業務を簡素化することで、いかに管理業務のコストを抑えるかが重要となります。現在の8つの支店をいかに簡単に管理するかがポイントと考えており、そのためにITをうまく活用したいと考えていました。

ITに詳しい社員が1名いましたが、8つの支店のIT関連業務をすべて担当していたために、OSのアップデートやネットワークの設定、ウィルス対策ソフトの設定など、ITのあらゆる対応が集中してしまい、多くの時間がとられていました。電話によるリモート対応も行っていましたが、パソコン上で起こっている問題に対してリモートでは対応しきれないケースも発生し、そのたびに現地まで足を運ばねばならず、業務負荷が大きいと感じていました。

しかも、ITに詳しいその社員が退職を迎える年齢に近づいていたために、今後はIT対応をどのようにすべきかが喫緊の課題となっていました。中小企業のため、大手システム会社のような待遇でIT担当者を新規採用することもできません。そのような状況の中、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからご提案いただいたのがIT Expert Serviceです。

鳥居様：提案を受けて最初に感じたのは、サービス内容が我が社が求めているものに近いイメージだったということです。ITやパソコンに関することで困ったことがあった時にフォローいただけること、8つの支店を同時に対応いただけることなど、必要だと考えていたことがサービス内容に含まれていました。また、社員1名分を雇用する費用とほぼ同等でお願いできるという点も大きかったです。

困ったときのフォローや複数支店への同時対応だけでなく、OSであったりセキュリティソフトであったり様々な対案をいただきました。我々が思っている以上に対応いただけることが多いと感じましたし、我々の質問に対して回答をしっかりいただけたこともサービス導入のきっかけでした。

鳥居樣：サービス導入後、社員から「本当に些細な困りごとで電話しても、サービスデスクの方にしっかり対応していただいている」との声も聞いており大変好評です。私も一度利用したことがありますが、リモートで対応いただける部分に大きなメリットを感じました。

また、1名のIT担当者では日常のIT対応に多くの時間がとられてしまい、8支店のIT環境をすべて把握して整備していくことまで手が回らず、なかなか前に進めることが出来ませんでした。しかし、このような課題についても相談できますし、相談すると「ではこのようにやりましょう。」とすぐに対応いただけることも大きな魅力と感じています。

我が社は、EDI^*を活用した取引をすることがあるため、もしIT関連のトラブルが発生すると受発注ができなくなり、業務に大きな支障をきたします。過去にトラブルが発生したことがあり、その時は原因究明や復旧に1日かかってしまいました。今回IT Expert Serviceを導入したことにより、そういったIT関連のトラブル回避の観点でも期待をしています。

• * EDI：Electronic Data Interchange。企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書や請求書といった帳票のやり取りを専用回線やインターネットを用いて電子的に行うシステム。

いずれにしても、サービス導入前に考えていた課題、情報システム領域の人材不足という課題はクリアしたと考えています。今やITやパソコンに関する不安はなくなりました。

IT Expert Serviceは、ITに関する問合せ対応や障害発生時に支援を行っています。これらは主にVirtual IT Manager（以下、vITM）と呼ばれる専門家が、サービスデスクなどと連携して対応します。IT Expert Serviceの大きな特徴のひとつであるvITMのサービス内容と対応事例をご紹介します。

vITMは、IT運用と管理の専門家です。お客様のIT部最適な門と連携し、管理業務を支援することで、最適なIT環境を維持します。

• * 事例の内容は2022年3月時点の情報です。