請求書の電子化とは、電子データとして請求書を作成・発行し、相手に送付することです。電子化する手段には、電子請求書システムの導入やPDF化した請求書のメール添付など、複数の方法があげられます。

本記事では、請求書を電子化する手段や移行手順、保存要件などを紹介します。ペーパーレス化を促進している企業は、最後までご覧ください。

2024年1月からは、メールやクラウドサービスなどで授受する「電子取引」の取引関係書類について、受け取った電子データのまま保存することが義務付けられています。

一方で、郵送などで受領した紙の請求書を電子化して保存する義務はありません。ここでいう取引関係書類には、見積書・契約書・注文書など、商品やサービスの売買を証明する各種書類が含まれます。

この電子保存の義務化の背景には、2022年に施行された改正電子帳簿保存法があります。改正時には、電子データを保存しやすくするために、事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の緩和など、運用上の見直しも実施されました。

また、2023年12月末までは移行期間だったものの、2024年1月からはすべての企業が義務化となりました。そのため、未対応の場合、税務調査での説明負担が増えるほか、経費計上等の根拠資料として扱われにくくなるなど、税務上の不利益につながるおそれがあります。

また、電子取引データに関連する隠蔽・仮装行為がある場合、重加算税について10％加重される取扱いがあります。

また、税務調査等に備えて、検索できる状態での保存や、ディスプレイ等で速やかに表示・出力できる体制も求められます。

請求書を電子化するメリットは、業務効率を改善できる点です。請求書の作成から送付まで、オンライン上で完結するため、紙書類への印刷や回覧は必要ありません。最短即日で請求書を発行でき、取引先からの急ぎの要望にも柔軟な対応が可能です。

また、請求書の電子化でペーパーレス化を推進すると、消耗品購入費やコピー機のメンテナンス費、人件費など、コスト削減も図れます。

請求書の作成から送付まで、一連の作業がオンライン上で完結する体制が整うと、テレワークの導入に向けた動きを推進できます。経理または総務担当者は、パソコンとインターネット環境があれば作業を進められるため、必ずしも出社して仕事を進める必要はありません。

テレワークは従業員と企業側、双方にメリットをもたらす働き方です。主なメリットは以下の表のとおりです。

多様な働き方の実現に取り組んでいる企業は請求書の電子化と並行して、テレワーク導入に向けた準備も進めましょう。

電子請求書システムを導入した場合、請求書の修正や再発行にも素早く対応できます。請求書に誤記やヌケモレがあった場合、必要な作業はシステム上で該当か所を修正したあと、請求書を再送付するだけです。

また、従業員から請求書の発行を求められた際も、検索欄に顧客名や案件名などを入力すれば、該当する請求書をすぐに見つけられます。

請求書を電子化する方法によっては、業務プロセスの見直しが必要です。請求書の作成から送付まで、オンラインで業務を完結する体制を新たに整えなければなりません。

仮に電子請求書システムを導入した場合、テンプレートの選択やワークフローの構築、承認者の選出などが発生するため、場合によってはプロセス全体の見直しが必要です。

ただし、短期間で新たな業務プロセスへ切り替えようとすると、通常業務に支障が及ぶおそれが高まるため、段階的に移行することが重要です。

電子化への移行を通知しても、取引先が紙での請求書発行を希望した場合、個別で対応しなければなりません。請求書の電子化はあくまで自社の都合です。取引先からの了承が得られない場合、紙での請求書発行を継続して対応する必要があり、手間が増えます。

個別対応の負担を減らす方法の1つに、郵送代行機能を搭載した電子請求書システムの導入があげられます。

郵送代行機能を搭載したシステムであれば、紙での請求書発行から送付まで、一連の作業をベンダーへ任せられるため、自社で対応する必要がありません。

担当者の負担増大を避けつつ、紙とWebでの請求書発行に対応できる体制が整います。

電子請求書システムを導入するメリットは、請求業務の工数やシステム管理者の業務負担を削減できる点です。

電子請求書システムとは請求書の作成や送付、受領などをオンライン上で完結できるシステムです。請求データをシステム上にアップロードするだけで、顧客に請求書を送付できるため、紙書類の印刷や封入作業などは必要ありません。

郵送代行機能を搭載したシステムを選べば、紙の請求書発行を望む取引先に対してもスムーズな対応が可能です。

システムによっては、入金データの自動取得や自動消込などの機能も搭載しており、入金管理も効率化できます。

また、クラウド型の電子請求書システムを導入した場合、メンテナンスやアップデート、法改正への対応など、運用に関する各種作業をベンダー側に任せられる点も魅力です。

請求書の発行・代行サービスを利用するメリットは、ミスを減らしつつ業務の効率性を高められる点です。請求データを作成しておけば、請求書の作成や送付、紙書類への印刷など、請求書の発行・受領に関する業務全般を依頼できるためです。

豊富な実務経験をもつ方が作業を担当し、正確かつすばやい仕事ぶりが望めるため、経理担当者の負担を軽減できます。

ただし、請求書の発行・代行サービスを利用する場合、自社の請求データを外部の企業へ渡すことになります。機密情報が流出しないよう、セキュリティー対策が充実したサービスを選ばなければなりません。

また、外注先の担当者が作業しやすい環境を整えるため、場合によっては請求書作成の業務プロセスを変更する必要性も発生します。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで作成した請求書をPDF化し、メールで送付する方法です。これまで紙の請求書を送付していた場合、印刷や封入などの作業は必要ありません。

電子請求書システムや請求書の発行・代行サービスを利用しないため、費用がかからない点もメリットです。

ただし、PDF化した請求書を誤って別の取引先にメールで添付した場合、機密情報の流出に発展するため、細心の注意が必要です。

また、取引先に1件ずつ請求書を送付しなければならず、経理担当者は別の業務に割く時間が減ります。

電子請求書システムの導入やメール添付など、請求書を電子化して保存し、取引先へ送付する方法を決めます。

電子化する手段を決める際は、自社の課題解決が望めるかだけでなく、無理なく続けられそうかといった視点も交えて、判断することが重要です。

仮に従業員にとってやりにくい方法を選んだ場合は業務負担が増大し、業務の効率性や品質が低下するおそれが生じます。

請求書を電子化する方法が決まったら、電子データとして扱う際のルールや業務プロセスを決めます。ルールに関してはファイル名や保存年月日など、請求書の作成から保管に関して守るべき内容や注意事項を定めます。
ルールを細かく定めておき、必要な請求書をすぐに見つけられるようにするのが目的です。

また、必要に応じてワークフローの構築や承認者の選定など、請求書の電子化に対応するための業務プロセスを新たに構築します。

電子化を本格的に運用した際、業務の効率性や正確性に影響するため、時間をかけてプロセスの見直し・構築へ取り組むことが重要です。

新たな業務プロセスが固まったら、トラブル発生時の対処法や連絡先も含めて、業務マニュアルへまとめる流れです。

請求書を電子化する旨を書面で取引先へ通知します。書面に記載すべき内容は以下のとおりです。

• 電子化への移行時期
• 電子化にともなう変更点
• 請求書をやりとりする方法
• 取引先が対応すべき内容の有無
• 問い合わせの連絡先および担当者

上記に加えて、紙の請求書でのやりとりを望む取引先に対しては、引き続き対応可能な旨を記載することも必要です。

準備が整ったら、請求書を電子化します。

また、請求書の電子化にともなう取引先からの問い合わせに対応するため、社内に問い合わせ窓口を設置します。窓口の担当者は、請求書の作成・送付などを実際に行う経理または総務担当者を選ぶのが一般的です。

電子請求書システムの導入で、解決したい課題を明確化しておくことが重要です。システムごとに搭載機能や得意分野は異なるため、導入目的が曖昧な状態で選定を進めると、導入後のミスマッチを招きます。

仮に「不要な機能が多い」「必要な機能が足りない」などのミスマッチを招いた場合、投資に見合った効果が十分得られません。

無駄な支払いを避けるには、システム選定の前に「請求書の受領も含めて効率化したい」「入金業務もシステムで対応したい」など、解決したい課題を明確にしておくことが重要です。

課題が明確になればシステムに求める機能が自然と絞られ、自社の条件に見合うシステムを選びやすくなります。

電子請求書システムの料金体系は、月額固定制と従量課金制の2種類に分けられます。月額固定制は月額費用と利用可能な機能、請求書の発行枚数などが固定されているタイプです。

オプションの利用や請求書の枚数が上限を超えない限り、追加費用が発生する心配はいりません。毎月の支出管理が楽になる一方、機能性が豊富なシステムの場合は料金が割高に設定されている傾向にあります。

一方、従量課金制とは請求書1枚あたりの単価×枚数で、月額費用を算出するタイプです。請求書の枚数が多いほど費用が高騰する傾向が強く、利用枚数が少ない企業向けといえます。

費用対効果に優れたシステムを導入するには、双方の特徴を事前に把握したうえで、どちらの料金体系が自社に合っているか、見極める姿勢が求められます。

電子請求書システムには企業名や取引内容、商品単価など、多くの機密情報を保存します。仮にセキュリティーレベルが低い電子請求書システムを導入した場合、機密情報が流出するリスクが高まり、企業イメージの低下や損害賠償請求など、多大な損失を被ります。

情報漏えいによる損失を避けるには、二段階認証やIPアドレスの制限、ログ管理など、セキュリティー対策が充実したシステムを選ぶことが重要です。

また、ISMS認証を取得しているベンダーの電子請求書システムを選ぶのも1つの選択肢にあげられます。

ISMS認証とは、情報セキュリティーの仕組みや機密情報の保護体制などを評価する国際規格です。

ISMS認証を取得済みの企業はセキュリティー体制に関して、第三者機関から一定水準以上の評価を得ていると認識できます。

会計ソフトや販売管理システムなど、既存システムと連携可能な電子請求書システムを選ぶと、業務効率化を図れます。API連携でシステム間のデータを共有・同期ができれば、同じ内容を何度も入力する必要がありません。

また、データ転記でのミスや二重登録なども防げるため、必要なデータをすぐに見つけやすくなります。既存システムとの連携できる電子請求書システムを導入し、業務効率改善とスムーズなデータ共有の実現につなげます。

基本的にほとんどの電子請求書システムはインボイス制度に対応しています。ただし、対応していないケースもあり、インボイス制度に必要な記載要件を満たした請求書を発行できない場合、仕入税額控除の適用が認められません。

インボイス制度とは消費税の納税義務が課せられた課税事業者に対し、正しい消費税額を納めてもらうために導入された制度です。

課税事業者は消費税の納税額を計算する際、仕入れ額控除の適用が認められています。仕入れ額控除とは売上の消費税額から、経費や仕入れにかかった消費税額を差し引き、納税額を算出する行為です。

ただし、インボイス制度の導入にともない、取引内容ごとに適用税率や消費税額、税率ごとの合計額などを請求書や領収書に記載しなければ、仕入れ額控除の適用は認められません。

仕入れや経費の負担増大を防ぐには、インボイス制度に対応した電子請求書システムの導入が必要です。

導入から運用まで、手厚いサポートが一貫して望めるベンダーを選ぶことが重要です。はじめて電子請求書システムを導入する場合、操作方法や運用体制に関して疑問が生じるケースも珍しくありません。

初期設定の代行や操作方法の勉強会開催などをサポートしてもらえると、スムーズな導入・運用が可能です。

また、チャットや電話、Web会議など、複数の方法で担当者と連絡が取れると、トラブルが起きても早期解決が望めます。

さらに、FAQや動画マニュアルなど、サービスサイト上の情報が充実しているベンダーを選ぶと、必要な情報を効率的に集められ、問い合わせの手間が省けます。