文書情報エントリー機能を活用することで、DocuWorks文書やPDF文書に正確に文書属性をつけることができます。文書属性を使った振分けや、検索を行うことで業務を効率化することが可能です。
ここでは、DocuWorks 10をインストールすると標準で準備されているお仕事バーのタブ[文書情報エントリー]に配置されている[文書情報エントリー(属性の編集)]に設定を行う方法を説明します。
(1) ボタンを右クリックして[プロパティ]を選択します。[基本]タブを選択して、必要な情報を設定します。
[起動時の文書種類]を[注文書]とします。
[登録先の設定]で文書振り分け時の格納先フォルダを設定することができます。[図1]
(2) [詳細設定]タブを選択して文書種類ごとの設定を行います。新しい文書種類を追加することも可能ですが、ここでは[注文書]に[注文番号]という属性情報を追加します。[図2]
文書種類の一覧から[注文書]を選択し、[プロパティ] をクリックすると、[注文書の編集]の設定画面が開きます。属性名に[注文番号]と入力し、[種類]、[値]、[必須入力]など適切に設定し、〈追加〉を押してください。ここでは[必須入力]を[はい]にします。[注文番号]が属性として追加されます。[図3]
- * [必須入力]を[はい]に設定しないと[登録先設定]でその属性を活用できません。
(3) [登録先設定]タブを選択して振り分け時の[サブフォルダ]、[ファイル名]を設定します。
ここでは[ファイル名]を元のファイル名の後に、[アンダーバー]を入れて、[注文番号]を付けるように設定します。[図4]
問題なければ〈OK〉を押してダイアログを閉じます。
必要な文書種類の追加・変更・削除が完了したら、〈OK〉を押して[環境設定]画面を閉じます。
(4) Desk上で登録したい注文書を選択し、お仕事バーのタブ[文書情報エントリー]の[文書情報エントリー(属性の編集)]を選択します。
文書種類にて[注文書]が選択されているか確認してください。[図5]
属性が登録されていない文書であれば(1)で設定した[起動時の文書種類]に従い、[注文書]が表示されます。
すでに文書に[注文書]以外の文書属性が登録されていれば、その文書種類が表示されます。
(5) 左側の画像を見ながら、属性を入力します。直接入力することもできますし、標準ツールバーから[部分イメージコピー]を選択して、画像の上で日付や金額、取引先名称を矩形で囲うことでその部分の文字を抽出することができます[図６]。
[入力欄に貼りつけ]を押すことで、入力欄に抽出した文字を入力することが可能です。[図7]
(6) 入力が完了すると〈登録〉ボタンを押すことができます。登録を実行すると[登録先情報]に従って文書が登録されます。[図8]
ここでは、DocuWorks 10をインストールすると標準で準備されているお仕事バーのタブ[文書情報エントリー]に配置されている[文書情報エントリー(属性の検索)]を使って文書を検索します。
(1) ボタンを押すと、検索画面が表示されます。[探す場所]、[文書種類]を設定します。ここでは属性名[日付]を期間で指定し、〈検索〉ボタンを押します。[図9] 検索結果が表示されます。抽出された文書をダブルクリックすることで文書を開くことができます。
(2) 〈条件の保存〉を押すことで、検索条件を保存することができます。[詳細設定]タブにおいて、検索の設定を変更することが可能です[図10]。
(3) [表示]メニューで[オプション]を選択すると、[検索結果の表示]タブ、[出力の設定]タブにおいて表示する項目を選択することが可能です。[図3] [出力の設定]タブで必要な項目を選択して〈OK〉を押してください。
(1)で[図9]の〈CSV出力〉を押すと、選択した項目がCSVとして出力できます。