ペーパーレスファクス仕分け

「ペーパーレスファクス仕分け」は、ファクス受信した文書のプリント、ボックスへの保存、転送、および仕分けを自動で行う、有償の追加型アプリケーションです。（カストマーエンジニアによるインストール作業が必要です。）

ペーパーレスファクス仕分けを使うと、ファクス文書をプリントすることなく、サーバーや共有フォルダーに転送したり、メールに添付して送信したりできます。転送するときは、ファクス番号などの受信情報や受信した日付で文書を仕分けることができます。保存形式は、PDF、DocuWorks、およびTIFFを選択できます。

紙にプリントしなくても保存できるので、資源を節約し、情報漏えいの危険を減らすことができます。自動で転送先にフォルダーが作成されるため、仕分け作業の手間が省け、検索もしやすくなります。転送結果をメールで通知することで、文書の取り忘れやトラブルにも対応できます。

電話回線ごとに文書の転送先を設定できます。最大3回線、1回線につき2つの転送先とプリント有無を設定できます。
転送先には、次のどれかを指定できます。

転送時に、ファクス番号や受信した日付、ファクス処理担当者ごとに文書を自動的に仕分け、転送先のフォルダーに保存できます。迷惑ファクスだけを別のフォルダーに選り分けることもできます。
また、お客様のワークスタイルにあわせて、時間、曜日ごとに配信先を変更するなどのスケジュール設定が可能です。

特定の期間や時間帯だけ、通常とは異なる仕分けの動作を設定できます。この動作を「例外動作」と呼びます。

たとえば、夏休みと年始年末休暇だけ転送先を変更したり、休日と夜間はプリントしないようにしたりといった設定ができます。他にも、祝日や特定の日に例外動作を設定したり、緊急時に手動で例外動作に切り替えることもできます。例外動作を設定することで、より柔軟な運用ができるようになります。

複合機のアドレス帳を設定しておくと、ファクス文書の保存先フォルダー名やファイル名に、アドレス帳登録名を自動で付けることができます。