このように紙のファクスによる業務が大きな負担となっている中、懇意にしている仕入先メーカーから、「ペーパーレスファクスを導入して効果を上げている」という話をお聞きしました。そこで、そのメーカーのオフィスに伺って、実際の様子などを見せていただいたところ、ペーパーレスファクスによって業務がとてもスムーズに進んでいて驚きました。導入したのが「DocuWorks」というツールであると聞いて、早速、以前から複合機などでお世話になっている富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）に連絡をしました。
その仕入先メーカーの情報をベースに、当社の課題や拠点ごとの要望などについて富士フイルムBIジャパンの担当者と何度も打ち合わせをした結果、「DocuWorksと富士フイルムBIジャパン製複合機を軸に複数のソフトウェアやサービスを組み合わせて『受発注ファクスシステム』として構築し導入することで、当社の注文処理の業務フローをそのまま再現しながらペーパーレス化できる」と確信することができました。ペーパーレスファクスのサービスが他にもあることは知っていましたが、仕入先メーカーで効果を上げているという実績や、以前からさまざまな相談に乗ってもらっている富士フイルムBIジャパンへの信頼感もあって、DocuWorksを導入することに決定したのです。
まず本社に導入して使用を開始したのち、3か月ほどかけて全拠点に順次導入し、全社的にペーパーレスファクスによる受注業務へと移行しました。また、本社では以前から富士フイルムBIジャパンの複合機を導入していましたが、DocuWorksとの連携性を高めて業務のさらなる効率化を図るために、各拠点も富士フイルムBI製の複合機に入れ替えました。

紙のファクスによる業務がずっと続いてきたため、導入当初は抵抗感を持つ社員もいましたが、今では誰もが「DocuWorksがないと困る」と言うまでになっています。以前、受注担当者は紙ファクスにマーカーで線を引いて受注内容の確認をしていましたが、そうした作業をそのまま再現できるといった使いやすさもあって、当初は「本当に苦手なんです」と言っていた担当者にも、DocuWorksは欠かせないツールとなっています。今ではファクスで受信した文書には「注意事項」、「お客様コード」、「相手先のファクス番号」がDocuWorksに変換された注文書ファイルに自動的に追加される設定をしています（図１）。返信時はこの追加されたファクス番号を読み取ってファクスを送信できる仕組みとなっているので手で番号を入力する必要がありません。注文を受けた時点で必要事項が追記されているのでとてもわかりやすく、ファクスの返信も所定フォルダに移動するだけなので簡単です。またよく使うスタンプやコメントをあらかじめDocuWorksに登録したり、お仕事バー※（図２）に日々の定例業務で使う機能を登録しておけるので、業務の平準化ができました。
※ お仕事バーにはよく使う便利な機能（コマンド）を自由に並べて使うことができます。
2020年末に本社・西支店から段階的に導入を開始し、3ヶ月で北海道を中心とした全国での完全運用を達成しました。導入にあたっては営業や受注担当者への社内教育を丁寧に行い、反対意見対策として「DocuWorks道場」や社内ニュース配信で浸透促進を図りました。さらに、システム障害や災害時にも複数拠点で相互に業務をカバーできる体制を整備し、業務停止による損失リスクを大幅に減少させています。
具体的な効果としては、まず月に1万枚以上あったファクス用紙の使用量がほぼゼロになったことが大きいですね。毎日バインダーに綴じる作業もなくなりましたし、保管スペースも不要になりました。ファクスが電子化されたため過去の受注データの検索も劇的にスピードアップして担当者の負担が軽減されただけでなく、問い合わせにも素早く回答できるようになり、お客様から「もう分かったの？」と驚かれることもあります。注文のファクスに対して即座に受注確認の返信ができるようになったことも含めて、顧客対応品質の向上にもつながっています。また、ファクスの内容がどの担当者でも確認でき、以前のような属人化が解消されたため、受注担当者が休みを取りやすい環境になりました。繁忙期には担当者の人数の少ない拠点同士で作業を手助けし合うなど、従業員の働き方の改善にも役立っています。拠点間を含む社内の情報共有や、稟議書・申請書類の回付にもDocuWorksを活用しており、「DocuWorksに入れておいたからね」というのが社内の合言葉になっています。