複合機の利用状況をユーザーごとに「見える化」プリント枚数で約5％、コストを約20％削減。さらにどの店舗でもプリント可能な業務環境も実現

以前から使っていた複合機のリース期間が満了し、新しい複合機を検討することになりました。その際、ユーザーごとのプリント枚数などを把握できるようにしたいと考えました。当社ではリフォームの設計図面やポスティングチラシの作成など、さまざまな用途で複合機を使用しており、1人の従業員が最大で1か月に約4,000枚を出力することも発生します。SDGs貢献に取り組む中で、プリント枚数の削減を目指していますが、誤ってプリントしてしまったり、白黒でよいものをカラーでプリントしたりといった無駄が散見されました。そうした課題を解決するために、まずは利用状況をユーザー単位で「見える化」することが必要だと考えたのです。
一方、当社では6店舗で9台の複合機を使用していますが、お客様先に訪問することもあるため、他店舗でプリントすることも多々あります。他店舗でプリントするためには、PCにあらかじめ複数のプリンタードライバーをインストールしておかなければならず、多くの従業員が不便を感じていました。

新しい複合機とFUJIFILM IWpro 複合機管理、サーバーレスオンデマンドプリントを導入して半年ほどですが、昨年の同時期と比較して、プリント枚数は約5％削減できその結果、出力コストは約20％の削減を実現しています。プリント枚数と比べてコストの削減率が大きいのは、白黒プリントの比率が増えたからであり、うっかりカラー選択した出力を複合機の前で白黒に変更できたことによる、誤印刷防止が奏功したものと考えています。
また、ユーザー別・機器別の累計データを集計して役職者会議で共有していますが、今後は部署ごとに従業員にフィードバックすることも考えています。従業員はそれぞれ職種も担当案件も異なりますから、一律にプリント枚数を制限するのは非現実的ですが、まずは状況を「見える化」し、お互いのやり方を共有するなどして、コスト削減にとどまらず仕事の内容を工夫・改善していくきっかけにもなればと考えています。
さらに、どの店舗にいてもIDひとつでプリントができるようになったことも、従業員の評判は上々です。これまで他店舗でプリントする際には、その店舗の従業員に頼んだりするなどしていましたので、その点でも業務効率化につながっています。