請求書と販促チラシをお客様別に一体化。B to B 請求管理の効率化と訴求力アップを実現

創業の地である栃木県を中心に福島、茨城、宮城の各県で、飲食店向けの布おしぼりや美容院向けフェイスタオルなどのレンタル、厨房用などのユニフォームレンタル、マットやモップなどのレンタル事業を手掛けています。また、飲食店や美容院、介護施設に向けて、各種タオルや紙おしぼり、業務用洗剤などの販売も行っており、インターネットでの通信販売も実施しています。最近では布団クリーニング事業も開始しており、布おしぼりレンタルという祖業を軸に、時代の変化に合わせて業容の拡大を続けています。

私たちが請求書関連の業務に忙殺されている様子を見て、長年取引のあるシステム開発会社であるアクリート社の担当者が紹介してくれたのが「One to One 明細書ソリューション」でした。富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）といえば複合機の印象が強く、ソリューションを提供していると聞いて意外でしたが、毎月苦労して仕分けしている請求書、払込用紙、販促チラシなど複数の紙媒体をカラーのA3用紙1枚に集約でき、しかもお客様ごとにそのコンテンツを変えられるといった内容はとても魅力的で、「私たちの課題が全てクリアできる」と興味を惹かれました。また、販促チラシなどを印刷会社へ発注する際は、常に一定以上の部数となりますが、このソリューションであれば必要な量を出力できるため、無駄をなくし制作コストを抑えられることも導入を決める大きな理由となりました。「One to One 明細書ソリューション」はネット通販企業などB to C 企業が使うことの多いサービスと聞いていましたが、当社のようなB to B 企業にも非常にマッチすることが分かりました。説明を受けるほどにメリットの大きさを実感し、導入に対する期待が高まりました。
導入に際しては、お客様ごとに届ける販促チラシ情報の条件設定など、整理・決定すべきことが多く大変でしたが、富士フイルムBIジャパンやアクリート社からのサポートを受けながら一つずつ取り組んでいくことで、導入を実現できました。

「One to One 明細書ソリューション」導入に合わせて、社内の複合機のうち1台を、販促物にふさわしいプロフェッショナルな出力品質を確保できる「ApeosPro C650」に入れ替えました。現在では、この1台で販促チラシと一体化した請求書を全て印刷。印刷作業は朝から開始しても夕方には完了するようになり、印刷時間短縮を実現できました。そして、これまでバラバラだった請求書、払込用紙、販促チラシをA3用紙1枚にまとめたことで、これまで事務職員総出で行っていた仕分け作業も不要となり、トータルの作業量は1/2から1/3程度に削減。従業員にとってはミスできないという緊張感から解放されるとともに、残業時間も減少しました。
また、これまでは販促チラシを廃棄する際にコンビニの払込用紙も一緒に誤って廃棄されたことによる払込用紙の再配達や、視認性が悪いことからコンビニでの払込を忘れ支払期限を過ぎたことで支払いの再調整が発生するなど、これらの対応が毎月30件程度ありました。それが、請求書と販促チラシ、払込用紙を一体化したことで紛失のリスクをほぼゼロにでき、また、支払期限を強調したデザインに改善したことで、払込期限を忘れることも皆無に等しい状況となりました。請求書は配送員がお客様に手渡ししており、払込用紙の再印刷や再配達などの手間がなくなったことは現場の従業員にとってもメリットです。
さらに、お客様の業種やサービス利用内容に合わせて当社の各種サービスの案内を請求書に掲載しており、それを見てお客様が問い合わせをしてくださる件数も明らかに以前より増えています。特に、新規に始めたばかりの布団クリーニングサービスには、モニター希望が全営業所に寄せられるなど、予想以上のプロモーション効果が表れ、ビジネス機会の拡大につながっています。

衛生用品のレンタルなどを行っている同業であれば、全ての企業におすすめできます。また、 お客様の個々の特性に見合った最適な販促情報をお届けし、ビジネスの機会を拡大させたい企業にもメリットは大きいと思います。