2022年1月に電子帳簿保存法（電帳法）が改正されました。電子保存についての規制緩和が主な改正内容ですが、一部規制強化もされました。帳簿・取引書類のペーパーレス化とそれに伴う業務効率化が進めやすくなる一方で、電子保存を行う場合には、改正内容に準拠した方法で定められた期限まで保存する必要があります

この記事では、電子帳簿保存の概要と改正ポイントを説明し、電子保存方法ごとのシステム導入例についても解説します。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書などの経理部門で作成する帳簿書類や、取引に伴い発生する注文書や請求書等の国税関係帳簿書類を電子保存する際の要件を定めた法律です。それまで主に紙で保管していた各種書類をデータ化しすることで、保管資料のペーパーレス化と国税関係帳簿書類の保存に係る負担軽減を目的として、1998年に施行されました。

数度の改正が行われており、以下の年表どおり法律の適用範囲が変更されています。

2022年1月1日付で電子帳簿保存法が改正されました。これにより、2年間の宥恕措置はあるものの、2024年には電子取引を行なっているすべての企業、個人事業主は、電子データの保存が義務となります。国税関係書類電子化の促進的な立ち位置ではなく、罰則を伴った本格的な運用促進を狙った改正です。

運用上の手違いやデータ保存漏れをはじめとしたミスで受けるデメリットや、違法行為と認定されて受ける罰則は主に次の3つです。

•  保存できていない書類は、各税法上の保存書類と認められず控除不可
•  法人税・青色申告の承認が取り消しされる
•  重大な不正と判断された場合は重加算税（10％加重）が課される

上記の規定が追加されたことで、帳簿や書類の正確な管理が必要になります。国税関係書類の管理がきちんとできていれば、そこまでおびえる必要はないでしょう。しかし、現在は電子取引を行っている企業や個人事業主が多いため、法律が施行されるまでの猶予があるこのタイミングで対応しておくべきです。

今回の改正では、帳簿保存とスキャナ保存に関しては緩和が進む一方、電子取引については厳格化、違反者に対する罰則が強化されたという特徴があります。どのように変更されたのか、以下の表を参考にしつつ整理していきましょう。

これまで、帳簿保存やスキャナ保存時に求められていた税務署長などへの承認制度が廃止されます。現行法では、電子保存の運用開始3ヶ月前までに税務署へ申請するか、税務署長の承認を得なければなりませんでした。今回の改正でそれらが撤廃され、電子保存への対応を柔軟かつ迅速に進めることができます。

一定の要件を満たすとタイムスタンプが不要になる緩和措置も、法改正で新たに実施されます。タイムスタンプ要件の改正前と改正後では、以下のように変更されました。

これまで求められてきた検索要件から、「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されることも決まりました。現行法では、「取引年月日」のほかに、「勘定科目」「取引金額」、その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を、検索条件として設定しなければなりませんでした。

今回の改正で煩わしい検索条件の設定がなくなり、電子化が進めやすくなっています。

前の章で触れた発生プロセスごとの保存方法について、掘り下げて解説します。これから電帳法対応のシステム導入を検討される方も、すでに導入している方も、その方法について確認しておきましょう。以下の4つを解説します。

• 取引データを電子保存する
• 紙の書類をスキャンする
• 経費精算・支払処理の電子化
• 契約プロセスの電子化