富士フイルムビジネスイノベーション

ソフトウェア / クラウドサービス(文書管理)

DocuShare

「情報を管理する」から「資産として活用する」へ。企業の情報資産活用を実現するWebベースの文書管理・活用ソフトウェア。

特長

情報管理・活用をより快適に、フレキシブルに実現。プロジェクトを成功に導くために、お役に立ちます。

より安全・安心な運用を支援する管理機能

コンテンツ管理者には、登録されるすべてのオブジェクトに対するアクセス権が付与されます。また、サイトの管理者としてパスワードの有効期限設定やログイン失敗回数などのアカウントポリシーも設定できるので、より安全な運用につながります。

オブジェクトごとのアクセス権を詳細に設定可能

情報を誰に、どこまで公開するかが詳細にコントロールできます。プロパティ読み取り、コンテンツ読み取り、履歴読み取り、コンテンツ書き込み、管理などの詳細なアクセス権設定により、オブジェクトごとに情報展開がコントロールできます。

アクセス権設定

アクセス権設定

操作履歴の管理・分析

オブジェクトの操作履歴、および、ユーザーの操作履歴はつねに記録されており、必要に応じてXML形式でレポート出力できます。こうした履歴情報はさまざまな分析に役立てることができます。

ユーザーの操作履歴

一定期間のアクセス状況や、特定のユーザーの操作履歴が閲覧できます。

改訂履歴レポート

ドキュメントの登録・作成から廃棄に至るすべてのプロセスを管理しており、改訂履歴の記録・保管として利用できます。

LDAPサーバーによりアカウント情報を一元管理

LDAPサーバーとの連携で、DocuShareのユーザーアカウント情報を一元的に管理できます。サーバー管理者の手間を省くほか、ユーザーも複数のパスワードを持つことなく、一度の認証でさまざまなサービスが利用可能になります。

容量制限により、ハードウェア資源を有効活用

ユーザーに対してドキュメント数、コンテンツ容量の上限が設定できるので、資源の有効活用につながります。

操作性に優れたクライアント機能

パソコンのデスクトップからは、DocuWorks Deskからのフォルダー連携機能注1 や、デスクトップクライアント注2 を用意しています。使い慣れたソフトウェアと同様の操作が可能なため、ドキュメントの登録や利用を促進します。

  • 注1オプションの「DocuShare 連携フォルダ for DocuWorks」が必要。
  • 注2オプションの「DocuShare デスクトップクライアント」が必要。

コンテンツとプロセスの管理を容易に実現

DocuShare CPXでは、コンテンツとプロセスの管理を、シンプルな操作で実現します。ドキュメントのライフサイクルの管理はもちろん、契約書や請求書、申請書の受け付けなど、大量かつ定型的な処理が必要なコンテンツも柔軟に使いこなせます。

「コンテンツルール」で定型処理を自動化

あらかじめ設定された操作が行われた際に、指定された処理を自動的に行うことができます。たとえば「回覧終了したドキュメントがコレクションに登録されたら、属性に“回覧済み”のコメントを登録する」よう設定しておけば、処理の自動化が可能となり、人手による操作や管理の手間が軽減できます。 この「コンテンツルール」は、CPXユーザーがユーザーインターフェイスを利用して容易に作成できます。

「コンテンツルール」で定型処理を自動化
  • コレクションにコンテンツルールを設定。
    〈コンテンツルール〉ドキュメントが追加された場合、属性に【回覧済】とコメントを自動登録する。
  • 回覧終了したドキュメントは、回覧済みであることを検索結果などからも判別することができる。また、回覧済と属性登録されることで、ドキュメントの整理にも利用できる。

タイムスタンプによる電子文書の管理強化が可能

PDF文書に対するタイムスタンプの付与/検証機能により、文書の改ざん検知と真正性の検証が可能です。

  • 注記タイムスタンプの利用には、アマノビジネスソリューションズ株式会社の「アマノタイムスタンプサービス3161」の契約が必要です。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度の製品認証を取得

  • JIIMA認証ロゴ
  • DocuShare 7.5が提供する文書管理機能およびタイムスタンプ機能は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の製品認証を取得しています。電子帳簿保存法が要求するスキャナ文書保存の法的要件に対応しています。

    詳細は「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。
    電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度(JIIMA公式サイトへ移動します)

    この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

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