- 全国の拠点で業務フローが統一されておらず、処理時間にバラツキがあった
- 異動すると一から新しいフローを覚える必要があった
- 地図や工事指令書などに紙が多く使われるため、コストがかかり、セキュリティーリスクもあった
- 地図のペーパーレス化から業務標準化の第一歩をスタートできた
- 地図や工事指令書を電子で共有することで、必要な情報をすぐに探せるようになった
- 営業が外出先から基幹システムの情報を見られるようになった
- 使用中の複合機とDocuWorksをフル活用したシンプルな仕組みであったため
- DocuWorksとkintoneの見た目のわかりやすさ、使いやすさ
当社は1952年に設立し、建設資材の販売や、物置やプレハブなどのユニット製品の製造、販売を強みとしてきました。その後、建設現場のニーズを受け、現在の主力商品である仮設トイレの製造・販売をスタート。建設現場やイベントなどで多数使用いただき、現在では売上の約7割を仮設トイレのレンタルビジネスが占めています。
当社は全国に約40カ所の支店、営業所、配送センターを設けています。自主自立を尊重する社風のため、拠点ごとの仕事のやり方がバラバラで、別拠点に転勤すると一からやり方を覚えなければならず非効率でした。
また、全社的に紙の使用量が多く、中でも仮設トイレの工事指令書や設置現場の地図を大量に紙で出力していました。地図は本社に設置した「地図サーバー」を使い、営業部門と配送センター間は電子で受け渡しているものの、配送センターではその地図を紙で出力し、工事する協力会社に渡したり、ファイリングして保管したりしていました。地図には指示の追記や差し替えなど、工事の開始寸前まで変更が入り、そのたびに印刷するので1日数百枚になることも。また、個人情報が記載された地図を紙で持ち歩くことにはセキュリティー面でのリスクもありました。
さらに、当社の仮設トイレビジネスにおいて販売と比べてレンタルの率が高まり、その変化に合わせて基幹システムの見直しも必要となりました。システム内のデータ量が膨大なため、保守が不可能になった際の事業継続上のリスクが高いことも判明しました。この状態にメスを入れ、全社で業務のやり方を統一・標準化して業務効率を高めつつ、あるべきシステム化を進めることが急務でした。
すでに導入していたDocuWorksや複合機をフル活用して、新しいシステムを増やし過ぎないシンプルな仕組みにすることにこだわりました。全社で業務のやり方を統一・標準化したいとの思いはありましたが、現場のITリテラシーにバラツキがあるため、新しいものが増えすぎると抵抗感が高まるからです。以前からDocuWorksは、「工事資料を一つのファイルにまとめる」「工事番号を記載した付箋を貼る」「スタンプを押す」といった電子での編集のしやすさから評判がよく、社内の活用がボトムアップで広がっていました。そんな中、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから、慣れた複合機やDocuWorksを活用しつつ、新たにkintoneを組み合わせ、基幹システムをサポートする後工程の効率化の提案をもらったのが検討のきっかけでした。
仮設トイレの設置・撤去の工事指令書、地図、参考資料を、複合機とDocuWorksを使って工事番号ごとに自動で振り分け、kintoneに格納。営業部門・配送センター間で共有・閲覧できるようにしました。これまで、各拠点が紙で大量にプリントしていた地図のペーパーレス化がさらに進みました。この仕組みは全国で段階的に活用を始めていますが、導入済みの拠点では、デスクに積み上げられた数十センチの地図の山がなくなりつつあります。また、これまでは工事指令書、地図、参考資料をまとめてスキャンし、DocuWorks上で工事番号ごとに付箋を貼ってから営業所や配送センターに送っていましたが、自動仕分けによりその作業が大幅に軽減されました。加えて、kintoneは基幹システムとも連携しているため、営業が外出中でも基幹システムの情報を見られるようになり、「情報収集のためだけに帰社しなくてもよくなった」と喜びの声が届いています。
DocuWorksやkintoneは、直観的に使いやすいのが最大のメリットだと言えます。当社のように、紙を中心とした仕事のやり方が非効率なことが明らかであるにも関わらず、ボトムアップ型の社風のため、トップダウンで強引にシステムを導入すると抵抗を示す人が多い企業には良いツールだと考えます。ITリテラシーにバラツキがあっても、使ってみたら意外と簡単だったと言われることが多いからです。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 越川 綾子
日野興業株式会社 執行役員 総務部 部長 高橋 亘様
日野興業株式会社 経理部 電算課 課長 山口 康二様
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 中村 貴明
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 河野 秀治
まずは、今回導入した仕組みの活用を社内に根付かせ、長年の課題だった業務標準化の第一歩にしたいです。次のステップとして、工事協力会社の職人ともkintone上でのリアルタイムの情報共有を視野に入れています。また当社は、リモートワークができる環境が十分に整備されておらず、コロナ禍では交代制の出社で、遅くまで残業して対応しました。これはBCPの観点からも好ましくないため、いつでもどこでも仕事ができる環境整備も必要です。今後は職人など、IT習熟に差がある協力先を巻き込んで、デジタルを活用した業務標準化を進めることになりますので、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの提案力にはまだまだ期待しています。
- 業種
製造業、サービス業
- 事業内容
仮設トイレの製造・販売・レンタル、建設資材の販売等
- 従業員数
450人（2023年7月1日現在）
- 本社所在地
〒272-0004 千葉県市川市原木3024番地
- URL
- * 掲載内容は2023年7月時点の情報です
