石川県に本社と主要生産拠点を置く当社は、「最適なモノの流れを創造する」というコーポレートスローガンのもと、垂直搬送機や仕分け搬送機、各種自動化装置をはじめとした物流システム・機器を設計・製造しています。また、韓国、中国にも営業拠点を構え、グローバルに事業を展開しています。

当社は、機器やシステムの設計業務の一部を協力会社に外部委託しています。お客様ごとに個別設計が発生するため、協力会社とは物件の設計資料や図面をその都度メールでやり取りしており、設計担当者の負担になっていました。また、毎月1回、追加・改正された標準図を協力会社にメールやファイル転送で送付する作業も標準図管理担当者の負担になっていただけでなく、最新の情報共有に1か月程度のタイムラグも発生していました。その結果、協力会社から納品された図面が旧標準図をもとに製図され、納品されてしまうケースがありました。さらに、協力会社とのやりとりはそれぞれの担当者が行っており、担当者でなければデータの保存場所や進捗状況がわからない状態でした。これらの課題を何とかしたいと富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに相談したところ、案件ごとの管理、またデータの共有化など、当社と協力会社間で利用可能なクラウド型の文書管理システム「Smart Workstream」の提案を受けました。

決め手の一つとなったのが、クラウド上での図面の共有だけでなく、案件ごとにプロセス管理ができる点です。業務の流れに紐付けた形でデータの管理ができるため、各業務の進捗状況がわかります。また、「Smart Workstream」はアクセス権を設定できるため、協力会社と文書の授受を行う際に他社への情報漏えいを防ぐことができます。セキュリティーを担保しながら協力会社とやりとりができ、さらに案件ごとに業務プロセスを見える化できるこのシステムは、私たちが抱えている課題の解決にぴったりの製品でした。
導入から運用まで、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに綿密な打ち合わせを行っていただきましたし、図面の検索方法や操作性がわかりやすかったため、すんなりと受け入れることができました。協力会社には事前に説明会を実施し、スムーズな運用につなげることができました。

以前は毎月時間をかけて行っていた図面のやりとりが、今ではボタンを押すだけで簡単にできるようになりました。毎月約15,000枚もの図面をメールで送付する作業もなくなり、作業が非常に楽になったと感じています。また、セキュアなクラウドサービス上での受け渡しにより、メールの誤送信といったセキュリティーリスクも解消できました。さらに、保存したデータを関係者と共有できるようになったことから、担当者の不在時でも簡単に情報が確認できるようになりました。データを保存した際は、関係者に自動メールで案内が送られ、承認機能でそのメールを確認したかどうかがわかる仕組みになっているため、データの送付漏れの不安も解消されました。
協力会社からは、受け取るまでにタイムラグのあった最新の図面データが更新と同時にリアルタイムで確認できるようになったほか、協力会社側の環境内でのデータ差し替えも不要になったため、ミスも減り、楽になったと喜びの声が寄せられています。さらに、これまではファイル名でしか検索できなかった図面が品名でも検索できるようになり、使い勝手の良さを感じていただいているようです。このように管理方法が統一されたことで、同じタイミングで同じものをチェックできるようになったため、設計品質の安定にもつながっています。