メディパルグループは、「医療と健康、美」の事業領域で、メーカーと全国の医療機関や小売店などをつなぐ流通グループです。その中で当社は、「この国で、薬を届けるという使命。」をモットーに、医療用医薬品、医療機器・医療材料・臨床検査試薬など医療に関わる商品を1,000社以上のメーカーから仕入れ、医療機関・調剤薬局・ドラッグストアなど全国約10万軒もの医療機関に販売・納品しています。

1つ目の課題は複合機やプリンターの台数の多さでした。当社は全国に150の拠点があり、各拠点の要請に応じて複合機やプリンターを設置していたため、適正な設置台数を把握できていませんでした。また、複合機ではなくプリンターで紙を出力する従業員が多く、自席にプリンターを置くなど台数が多くなっていました。当時、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに調査してもらったところ、設置機器の85%がプリンターであることが判明し、複合機で出力するようになれば、もっと台数を集約できるのではと考えました。

富士フイルムビジネスイノベーションジャパンによる出力機器使用状況の調査結果

2つ目の課題は紙を使う業務が多いことでした。お客様との取引ではファクスを使うことがまだまだ多いのが実情です。医薬品の欠品がニュースになっていたときは、全国のお客様へ送信するファクスの枚数が、1か月に最大60万枚にも達していたことが判明しました。複合機を直接操作してファクスを送受信する働き方は非効率であると感じ、生産性を上げる方法を総務部から提案すべきと考えるようになりました。

Managed Print Service（MPS）に関しては、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの営業の方から、「メディセオさんが思っているよりも、複合機とプリンターの台数を集約できますよ」と言われたことです。最初は驚きましたが、現場を一緒に回って印刷枚数や稼働率など、きめ細かい分析を実施していただいた上でのご提案をお聞きして、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンのこれまでの経験に裏打ちされた確かな内容だと確信を持てました。また、MPSを導入することで温室効果ガス排出量の削減にも大きく寄与できることが、当社のSDGsへの取り組みと合致することも重要な要素でした。
さらに、複合機やプリンター台数の単なる最適化にとどまらず、DocuWorksを活用したファクスのペーパーレス化により、私たちの働き方がどう改善されるかを具体的にイメージできたことも決め手となりました。複合機の前でファクスを送受信するのではなく、PC上のDocuWorksトレイに飛んでくるというのは、コロナ禍における在宅勤務での活用がイメージしやすかったです。

MPSを導入する際には、全拠点の平面図を集め、現地調査と合わせて複合機とプリンターをどこに配置したらよいかを富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに提案してもらいました。導入に伴い、現場としても台数や配置に大きな変化が発生するため、各拠点にいるメンバーが「台数が削減されただけで使いにくくなった」とならないよう、全拠点の現場担当者とていねいに調整することを心がけました。その結果、現場担当者にも導入の主旨を理解してもらうことができました。そのかいあって、複合機とプリンターの総数1,900台から650台を削減できました。
また、DocuWorksとDocuWorksトレイを導入したことで、お客様や社内の拠点とやり取りしていたファクスはペーパーレス環境に移行でき、ファクスのやり取りをPC上で行えるようになりました。さらに、お客様から各拠点に送信される注文書などのファクスもPC上で確認できるようになったため、各拠点で複合機の前に張り付いて受け取る必要がなくなるなど、受注業務を効率化できました。その結果、全体で月間1,700時間を削減できました。

ファクス以外の文書についても、DocuWorksを活用した電子化を進めることで、さらに生産性を高めていければと考えています。例えば、お客様にお渡しする請求書は、現在は営業が紙に印刷してお客様にお渡しし、控えは本社が倉庫で管理しています。これについてもDocuWorksとDocuWorksトレイを活用することで効率化できると考えており、検討を進めているところです。これらの取り組みについては、当社にとどまらず、メディパルの各グループ会社とも連携した取り組みとして進めていければと考えています。
また、メディパルグループでは、2030年度に自社の燃料使用や電力使用に伴う温室効果ガス排出量50％削減（2020年度比）を目標に掲げています。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、生産性の向上と合わせて環境負荷低減にもつながる取り組みを引き続きサポートしてもらいたいと思っています。