全庁で紙の使用量を約50％削減^*1。DocuWorksで特殊車両の通行許可業務をペーパーレスファクス化

• *1 2017年度比、2022年度実績

約150万人の人⼝を抱える神⼾市の行政機関です。企画調整局 デジタル戦略部は、従来のいわゆる情報システム部門から一歩越え、ITインフラの整備だけでなく「働き方改革」など全庁のデジタル化を推進しています。

神⼾市役所では、行財政改革で職員数が減り、一人あたりの業務量が増えていました。そんな中、将来にわたって市⺠サービスの維持・向上を目指す「スマート自治体」の実現に向けて全庁的に取り組むべき重点、実施項目を設定した「行財政改革方針2025」を策定しました。重点の一つが「働き方改革」で、紙を中心とした働き方を変えるべきとの認識のもと、ペーパーレス化に取り組んでいます。具体的には、それまで一元管理できていなかった印刷機器の集約・適正配置、無線LAN、会議室への大型モニター設置、職員へのノートパソコン配布、グループウエアやDocuWorksの全庁導入など、紙を使わなくても仕事がしやすい環境を整えました。今では部⻑、局⻑クラスが集まる会議でも紙を使わなくなったなど、職員の意識が変化しています。この動きをさらに加速するための次のステップがファクスのペーパーレス化で、原則全ての機器（市役所１・４号館）と、各区役所などの受信枚数が多い機器を対象に導入しました。
中でも建設局道路管理課では、特殊車両^*2の通行許可業務に紙を多く使っていました。これは、同様の業務を行う他の道路管理者^*3と、書類を主にファクスでやり取りしていたためです。本業務では、通行経路が青森から山口に至るような申請でも、経路上のいずれかの管理者が申請を一括で受け付け、国交省の専用システムで審査します。受け付けた管理者がシステムだけでは審査できず、他の管理者と個別に協議が必要な場合は、書類をファクスでやり取りしていました。
令和４年度（2022年度）に神⼾市が受け付けた申請は約2,300件、うち約2,200件で他の管理者と書類のやり取りが必要でした。また、他の管理者から寄せられた協議は約5,200件で、これも主にファクスによるものでした。受信したファクスは、全て印刷するため、紙を多く使用するうえに、送信の場合は申請書１件あたり数十枚の文書を、送付先ごとに必要ページを分類・抽出して仕分ける必要があったため、4名の担当者がファクスの前に陣取って送付作業を一日中繰り返していました。送付ミスがないよう神経を使うだけでなく、他の人がプリントしたくても複合機がすぐに使えないこともありました。

• *2 一定の大きさ、重さを超えるトレーラーやクレーン等の車両
• *3 国土交通省・都道府県・政令市等

• * 掲載内容は2023年6月時点の情報です