- 働きやすいオフィス実現のため、大量の紙削減が必要
- 紙による業務が多く、リモートワークが困難
- オフィス工事やグループウェア刷新と紙削減を同時進行
- 段ボール200箱分を電子化。本部の紙文書37％削減に寄与
- フリーアドレス化とリモートワーク拡充を実現
- オフィスにスペースが生まれコミュニケーションが活性化
- 電子化作業のスピードが非常に速い
- グループウェア刷新中も電子化したデータを継続利用可能
- 豊富な知見による的確なコンサルティング
生協（生活協同組合）は、消費者自身が出資して組合員となり、より良い暮らしの実現を目指して利用・運営している組織です。弊会は、各地にある生協や都道府県別・事業種別の生協連合会が加入する全国連合会で、商品の開発と会員生協への供給、会員生協の事業や活動のサポートなどを行っています。
2030シフトグループ グループマネジャー 出口 敦子 様
2020年、SDGsをベースとした「日本の生協の2030年ビジョン」を掲げ、その一環として働き方改革に取り組みはじめました。その矢先、新型コロナウイルスの感染拡大で働き方をさらに大きく変えていく必要が生じ、本部ビルであるコーププラザのオフィス改革に乗り出しました。具体的には、場所を選ばず働けるように固定席を撤廃してフリーアドレス化し、その分、交流スペースを設けるというものです。あわせて、リモートワークの拡充も目指し、ペーパーレスプロジェクトを立ち上げました。
しかし、オフィスの工事スケジュールに間に合うように紙を削減しなければならないほか、利用中のグループウェアを、Microsoft365の「SharePoint」への刷新・移行作業と同時進行しなければならず、その間のデータ利活用はどうしたらいいのかなど、課題は山積みでした。そんなときに、富士フイルムビジネスイノベーションからご提案いただいたのが、専用のロボットとAIで紙文書を高速に電子化・分類し、クラウドを通じて活用しやすい形で提供してくれるスキャニングサービスです。
スキャニングのために紙文書を預けてから1〜2週間ほどで電子化され、AI-OCRを活用して文書属性を自動で抽出・設定してくれるところが魅力的でした。電子化された文書はクラウドサービス「Canopy」ですぐに見ることができるほか、バッチ処理で「Canopy」から「SharePoint」に負担なく移行でき、データ移行の手間を減らしたかった私たちに大きなポイントになりました。このほか、契約前に富士フイルムビジネスイノベーションの担当者と一緒に各部署を回ったのですが、電子化したほうがよいもの、紙で保管したほうがよいものを的確にアドバイスしていただきました。その知識の高さやこちらの立場に立って考えてくれる安心感など、コンサルティングの要素を併せ持っていることも導入の決め手になりましたね。
2030シフトグループ 木本 敦史 様
キーワード検索が可能になり、大きな業務効率化につながっています。例えば、商品の仕様書検索や退職者のデータ整理など、紙文書の時は数時間を要していた作業が数分でできるようになりました。最初は、「電子化のために文書を預けている間、業務が止まるのが怖い」という職員もいましたが、あっという間に電子化されてクラウド上で見られることを知り、安心できたようです。今では文書管理に対する意識が変化し、職員間で「この資料はデータで保管しておこう」という会話も生まれています。
これまでに段ボール200箱分を電子化し、廃棄した分なども併せて37%もの紙を削減することができました。その結果、オンライン会議やミーティングのスペースを増やすことができたり、人が回遊しやすくなってコミュニケーションが取りやすくなったりと、さまざまな効果につながっています。また、キャビネットが減ったことで、災害時などの安全衛生上も大きなメリットを感じています。本当に良いことばかりで、もう以前のような環境には戻れません。
行政機関や学校など紙の業務が多い機関におすすめできます。電子化することで業務の負担も軽減され、作業時間の短縮によって他業務に集中できるのではないでしょうか。
私たちの使命は、日本で暮らす人々の生活を支え、組合員に貢献していくこと。そのためには、地方の支所に在籍したまま本部の仕事もできるなど、時間や距離の壁を取り払い、さらに柔軟な働き方を実現していく必要があります。富士フイルムビジネスイノベーションには今後も、そのためのピカッと光る提案を期待しています。
- （左から）
- 日本生活協同組合連合会 管理本部 総務部 総務２グループ 長崎 尚子 様
- 日本生活協同組合連合会 執行役員 管理本部 本部長 前田 かおり 様
- 富士フイルムビジネスイノベーション 小笠原 幹敏（富士フイルムRIPCORD販売推進担当）
- 日本生活協同組合連合会 管理本部 総合マネジメント部 2030シフトグループ 木本 敦史 様
- 日本生活協同組合連合会 管理本部 総合マネジメント部 2030シフトグループ グループマネジャー 出口 敦子 様
- 業種
商品供給事業／会員支援など
- 従業員数
1,432人（2021年度末）
- 本社所在地
〒150-8913 東京都渋谷区渋谷3-29-8 コーププラザ
- URL
- * 掲載内容は2023年3月時点の情報です
