DocuWorksとkintoneによる紙中心の業務からの脱却。ペーパーレスファクスと案件管理のデジタル化で、月間1,500枚の紙を削減。問い合わせ対応もスピーディーに。

まず、ファクス業務の効率化から検討を始めました。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンからDocuWorksを紹介され、これならファクスだけでなく全社のペーパーレス化に活用できると感じ、導入を決めました。また、kintoneについては、私たちの業務に合わせてアプリを構築できるカスタマイズ性と、自分たちでも簡単にアプリの細かい修正や改善ができる操作性が決め手になりました。
また、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは他社とは違い、単にツールの機能説明や価格の提示だけでなく、私たちの業務のやり方を確認した上で、どうすれば新しい仕組みでより効率化できるかという点に関して親身に相談に乗ってくれたため、安心して導入することができました。

社内の各種申請書や届出などを紙で回覧し、捺印している企業は、まずはDocuWorksでペーパーレス化の第一歩を踏み出してほしいと思います。当社も取り組み始めたばかりですが、書類の保管スペースの削減や検索性の向上という面で必ず効果があると思います。また、代車業務を行っている他県の当社グループ企業も、同様の課題があると思いますので、ぜひDocuWorksとkintoneを活用して欲しいですね。

業務改善の取り組みは始まったばかりで、kintoneを各店舗で使うためのパソコンを一人1台整備できていないなどまだまだ課題は多いです。そのような課題を一つずつクリアしていくだけでなく、今後もさらなるペーパーレス化や効率化を進めていきます。
また、店舗で勤務する社員からは、ファクスだけでなく他の書類もDocuWorksで電子化したいという声が上がっています。こうした、社員自らがより業務を効率化するためのアイデアや意見を出し、行動する雰囲気・風土を作っていきたいです。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、私たちの業務改善のパートナーとして、引き続きDocuWorksやkintoneのさらなる活用方法など、さまざまな情報を提供してくれることを期待しています。

• * 掲載内容は2023年3月時点の情報です