- 外部の倉庫に保管されている契約書の取り寄せに時間がかかっていた
- 段ボール箱の中から目当ての契約書を探し出す作業が大変
- 契約書の戻し間違いや紛失のリスクがあった
- 必要な契約書はクラウド上で瞬時に検索できる
- 契約書を箱ごと取り寄せたり、探し出す手間がなくなる
- 複数の箱に散在していた契約書を物件ごとに集約
- 自社に最適化した複数のサービスをワンストップで受けられる
- 実績が豊富で、レスポンスも迅速・的確
- 作業が効率的で紛失防止対策も充実しており、安心感がある
1989年、賃貸住宅の管理会社として誕生しました。現在の管理戸数は60万戸を超えており、各種サービスの充実によって入居者様へ快適なライフスタイルをご提案するとともに、「賃貸住宅経営のコンサルタント」としてオーナー様の資産を守り、その可能性を最大限に引き出しています。
業務運営グループ グループ長
吉田 尚弘 様
当社が保管している各種契約書の数は4,100万枚を超えます。
とても社内に置いておける量ではないので、段ボール箱に詰めて社外の倉庫で保管していました。そのため、各事業所で契約書の原本が必要になったときは、箱ごと倉庫から取り寄せていたのですが、時間がかかるだけでなく、箱の中から目的の契約書を探し出すにもかなりの手間が掛かっていました。しかも、2021年に賃貸住宅管理業法が施行されたことで、原本が必要になる機会が増え、担当者の負担はさらに増加。加えて、この運用方法では、取り出した契約書が別の箱に戻されてしまったり、どこかに紛失してしまったりするリスクもありました。そこで抜本的な改革として、将来の電子契約への移行を見据えつつ、SDGsの観点も踏まえて、既存契約書のPDF化に取り組むことにしたのです。
業務管理グループ グループ長
中武 裕子 様
複数のベンダーに相談したのですが、富士フイルムビジネスイノベーションの提案は、PDF化を行う「文書電子化サービス」と、PDF化した書類を閲覧するための「Canopy（検索）サービス」、PDF化作業中に原本が必要になった時、該当書類を取り寄せる「文書探索サービス」、物件単位で契約書をまとめる「文書集約サービス」を1社でワンストップサービスとして提供するというもので、サービスを複数の会社で分担する他社の提案に比べて信頼感がありました。
また、これまでの実績が豊富な上、担当者のレスポンスも迅速で、私たちの漠然とした要望を的確にサービスへ落とし込んでくれたことも評価のポイントとなりました。
さらに、スキャニングを行う施設を実際に見学したところ、PDF化の作業プロセスが効率的で、かつ書類の紛失を防ぐためのさまざまな工夫が凝らされており、カメラで常時監視を行っていることも安心感につながりました。これなら大事な書類を託すことができると考え、導入を決めました。
OCソリューショングループ グループ長
村上 志穂 様
まだ全ての書類のPDF化が完了したわけではありませんが、移行済みの支店や事業所では、倉庫から箱ごと契約書を取り寄せたり、その中から目的の契約書を探したりということがなくなりました。以前はなかなか目当ての契約書が見つからないこともあり、探し出すまでに平均で30～40分もかかっていましたが、今ではクラウド上で瞬時に見つかるようになり、そうした無駄な時間がなくなりました。
また、PDF化のために預けている原本を、必要な時に「探索サービス」によって探し出し、送付してもらえる点も助かっています。今後は「集約サービス」により、複数の箱にバラバラに入っていた契約書を物件ごとにまとめてもらう予定ですので、より一層の負荷軽減が期待できます。
賃貸契約の商慣習は地域や時代によって異なり、また契約書に付随して鍵の受領書、入居者の変更届、車庫証明など、さまざまな書類が紐づいています。今回はこうした複雑で多様な書類を、正確かつスピーディーにPDF化してもらえました。
そうした意味では、大量の定型文書はもちろん、たくさんの種類の書類をどのようにまとめればいいのか困っている企業にもおすすめできると思います。
残った書類のPDF化を進めていくとともに、基幹システムやDXシステムとの連携も図っていきたいと考えています。会計関連の書類など、他の文書のPDF化も進めたいですね。
また、富士フイルムビジネスイノベーションは、契約書の原本をPDF化する際、契約書ごとに識別用の二次元バーコードを貼り付けてくれています。これなら、箱単位ではなく契約書単位で所在を管理できますので、たとえば事業所が原本を必要とする際、箱ごとではなく契約書ごとに取り寄せることもできます。今後はこういったかたちの活用も検討していきたいと考えています。
- （左から）
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 平田 大貴
- 大和リビング株式会社 事業本部 業務改革部 OCソリューショングループ グループ長 村上 志穂 様
- 大和リビング株式会社 事業本部 業務改革部 業務管理グループ グループ長 中武 裕子 様
- 大和リビング株式会社 事業本部 業務改革部 次長 業務運営グループ グループ長 吉田 尚弘 様
- 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 小笠原 幹敏（富士フイルムRIPCORD販売推進担当）
- 業種
サービス業
- 事業内容
賃貸住宅の管理・運営
- 従業員数
2,361人（2022年度末）
- 本社所在地
〒160-0023 東京都新宿区西新宿6-11-3
- URL
- * 掲載内容は2023年9月時点の情報です
