ApeosPlus desolaで受注作業を月間約50時間削減。AI-OCRの高い認識率で目視チェックのプレッシャーも軽減

取引先から届いたファクスをファイルサーバー内の専用フォルダに電子で格納。ApeosPlus desolaでOCR処理してデータをCSV形式化し、それを加工して簡単に基幹システムに取り込み、生産を手配できるようになりました。現在では受注全体の半分近くをApeosPlus desolaで自動読み取りしており、受注作業を全体で月間約50時間削減できています。もちろん、OCR処理後のチェックは必要ですが、認識率は十分高く、読み取りの傾向を把握していればチェックも短時間で済みます。OCR処理中に他の作業ができることや、ファクスのペーパーレス化で複合機までの移動がなくなり、業務が中断されなくなったのも効率的です。
最初は皆、やり方を変えることに抵抗があったのですが、導入に関わったメンバーが「この帳票もApeosPlus desolaで処理できるのでは？」「これは楽だね！」とワイワイ言いながら、便利に使っている様子をアピールすることで、「自分も使ってみよう」と思わせ、巻き込んでいきました。今では全員にとって欠かせない仕組みになっています。また、思わぬ効果として、ApeosPlus desolaが人間の目だと読み間違いしやすい文字を高い精度で読んでくれるので、ミスが減っただけでなく、チェックが精神的に楽になりました。これまでは特に急ぎの受注の際など、手入力の内容に間違いがないか一つずつチェックするため、集中力や緊張感を保ちながら作業を続け、プレッシャーや疲れを感じていたことに気づきました。
さらに、DocuWorksトレイを使って他部門と電子で受け渡しすることで、書類を手持ちするための移動時間と、デスクに埋もれて紛失するトラブルも減っています。