80万枚以上の文書を1か月ですべて高品質の電子データに！新型コロナウイルスワクチン接種の予診票管理が大幅に効率化

富士市では、2021年5月から新型コロナウイルスワクチンの集団接種を開始しました。その後、国の方針変更にその都度対応しながら希望者へのワクチン接種を進め、接種回数は多い方で7回に及んでいます。
ワクチン接種に際しては、本人が氏名・住所のほか当日の体調や持病・アレルギーの有無などを記入した「予診票」を持参し、医師が確認した上で接種が行われます。その予診票は自治体において5年間保管しなければならないことが、国の規定で決められています。ワクチン接種を何度も行えば、当然ながら予診票の枚数も膨大になり、人口約25万人の当市の場合、接種開始から2年あまりの時点で80万枚以上の予診票を保管する事態となっていました。
予診票は400箱以上の段ボール箱に入れて保管しています。もともと市民の健康づくり講座などに貸し出ししていた多目的ホールに置いていましたが、そのためにホールを本来の目的で使えないという問題がありました。また、特に困っていたのは、接種履歴などの問い合わせがあって過去の予診票を確認しなければならない場合、探し出すのが大変だったことです。求める予診票を見つけるまで30分近くかかり、その作業が1日に何度も発生することもあって、ただでさえ多忙な業務の大きな支障になっていました。さらに、用紙の劣化によって破れやすくなったり、ボールペンのインクが薄くなって文字が読みにくくなったりといった問題もあって、紙での保管には限界を感じていました。

市役所にはさまざまな窓口業務があり、各種の申請書や届出書があります。それぞれに法律や条例で保管年限が定められていますが、今後、大量の紙文書ではなく電子データで保管できるようになれば、大幅な業務効率化につながるのではないでしょうか。高解像度で原本性が保たれた電子化文書は想像以上にきれいな状態で情報が保存されていますし、保管場所を間違えたり誤って紛失してしまったりというリスクも回避できるため、窓口業務のある事業者はとても重宝すると思います。

* 掲載内容は2024年3月時点の情報です