予算査定から庁内資料の取りまとめまで。磐田市で全庁利用される標準ソフトウェアDocuWorks！

静岡県西部に位置する磐田市は、豊かな自然環境と産業基盤を有し、スポーツ、ものづくり、農・水産業など多彩な魅力を持つまちです。ヤマハ発動機株式会社をはじめとする製造業が集積する一方、Jリーグのジュビロ磐田やジャパンラグビーリーグワンの静岡ブルーレヴズの本拠地としても知られ、スポーツ文化が根付いています。近年はデジタル技術を活用した行政DXにも積極的に取り組み、AI活用や企業との連携による実証実験など、新たな価値創出に挑戦しています。行政だけで課題を解決するのではなく、民間企業との共創を通じて市民サービスの向上と持続可能なまちづくりを推進していることが、磐田市の大きな特徴です。

市町村合併に伴い、全職員が共通して利用できる標準ソフトウェアの選定を進める中で、旧福田町や旧豊田町、磐田市の一部部署で利用実績があり、職員からの評判も高かったDocuWorksを採用しました。WordやExcel、PDFなど異なる形式のファイルを一元的に扱えることに加え、資料の取りまとめや情報共有を円滑に行える点も大きな魅力でした。最新版への更新時には他製品との比較検討も行いましたが、操作性・機能性・コストパフォーマンスを総合的に評価し、継続利用を決定しました。

DocuWorksは現在、磐田市の多くの部署で活用されており、文書活用や情報共有を支える共通基盤として定着しています。

財政課では、予算編成や予算査定業務を支える重要なツールとして活用しています。各課から提出される予算要求資料について、担当課へのヒアリング結果や確認事項を付箋やマーカー等のアノテーション機能で資料上に記録し、査定の経緯を残しながら業務を進めています。後から見返した際にも、査定の経緯や担当課とのやり取りを資料とあわせて確認できるため、情報共有や引き継ぎにも役立っています。

また、予算査定では金額だけでは判断が難しい案件も多くあります。施設の修繕や設備更新が必要な場合には、担当課から提出された図面や現場写真、参考資料などをDocuWorks上で一つにまとめ、必要な箇所へコメントや説明を加えながら査定資料を作成しています。口頭だけでは伝わりにくい内容も視覚的に整理して共有できるため、市長査定や予算編成に向けた説明資料としても活用しています。さらに、追加確認や修正が必要な場合には資料上に直接コメントを記載して担当課へ返却できるため、確認漏れの防止や業務の効率化につながっています。

また、休日や夜間に市民から寄せられる問い合わせに対応する宿日直業務では、各課が個別に作成した対応マニュアルを総務課が取りまとめ、一つのDocuWorks文書にまとめています。宿日直担当者は、複数の資料を個別に探すことなく、必要な手順や問い合わせへの対応方法を一つの文書から確認できます。各課から提出された資料の追加や差し替えにも対応しやすく、必要な情報を確認できる仕組みとして活用しています。

DocuWorksは、複数の部署や関係者が文書を確認・編集しながら業務を進める組織に適していると思います。自治体業務では、WordやExcel、PDFなど異なる形式の資料を取り扱う場面が多くありますが、DocuWorksを活用することでそれらを一元的に管理しながら業務を進めることができます。