供覧文書や答弁書・会議資料の電子化で年間200万枚の紙を削減 業務効率化で市民サービスの向上に貢献

新座市は埼玉県南部に位置し、東京都に隣接する人口約16.6万人の市です。豊かな自然と歴史ある史跡が調和し、文化も楽しめる地域です。総務部総務課は、市議会に関わる事務や統計調査、例規の管理、訴訟対応、情報公開など幅広い業務を担っています。なかでも文書事務では、ペーパーレス化やDX推進にも積極的に取り組んでいます。また、印刷室の運営を通じて、用紙の発注管理を効率化し、紙の削減にも力を入れています。

ペーパーレス化の第一歩として、簡易的で意思決定を伴わない文書から手を付けることにしました。例えば部署内での供覧文書の収受から廃棄までを、紙を使わない「電子供覧」で庁内に浸透させることからペーパーレスに慣れていこうと考えました。そのソフトウェアの候補になったのがDocuWorksでした。富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）から説明を聞いたところ、電子文書に押印したり付箋を貼ったりマーカーをつけたりと、紙の文書と同様の感覚で扱うことができ、操作が簡単という印象を受けました。また、ボタンの配置などが日常的に使っているMicrosoft Officeアプリなどに近く、直感的に操作が可能で、PDFファイルの加工や編集も簡単にできます。
当初、他のソフトウェアもいくつか検討しましたが、使いやすさの点でDocuWorksが勝っているという判断に至りました。
最初に約200台のPCにインストールをし、相談文書などの意思決定を伴わない文書を紙ではなくペーパーレスで回付することから試すことに決めました。

数年間かけて段階的にDocuWorksを導入し、保有ライセンス数を増やしていきました。現在では庁内に1,000台以上あるLGWAN（総合行政ネットワーク）のPC端末すべてで使えるようになっています。最初の導入時には富士フイルムBIジャパン講師による操作説明会や、総務課主催の小規模な研修も実施しましたが、その後は行っていません。それでも使用方法についての問い合わせがほぼ総務課にこないのは、それだけ直感的に使えている証拠だと思っています。

業務においては、主に受信したメール文書の供覧に活用しています。
メールをDocuWorks文書に変換した後、アノテーション機能で日付印を押し、次の人へDocuWorksトレイを使い、供覧しています。回答期限など注目箇所にマーカーを引いたり、読んでほしい部分を赤枠で囲んだりという操作も、紙同様に行えてとても簡単です。DocuWorksはよく使うスタンプを登録することができるので、総務課で「供覧枠」や「回覧枠」のひな形を用意し展開しています。

そのほかには、答弁書・会議資料の作成や配布、情報公開請求対応などにDocuWorksを活用しています。WordやExcel、PDFといった異なる種類のファイルを1つのDocuWorks文書にまとめて書き込みが出来るので資料の準備が迅速に行えます。直前の修正やページの差し替えも簡単ですので、紙の資料の頃よりも早く資料を事前配布できるようになりました。これにより参加者は会議前にゆっくりと内容を確認し、理解を深めた上で議論に臨めるため、スムーズで充実した会議運営が可能となっています。

• * 掲載内容は2026年3月時点の情報です