*1 クラウドサービス「Smart Workstream」は2023年11月6日より新たなクラウドサービス「FUJIFILM IWpro」に移行しました。
- 各部店所で、完成図書の保管場所がひっ迫していた
- 完成図書が必要な際、遠方の倉庫まで探しに行くことがあり時間をロスしていた
- 発注・購買先への支払いに関する書類を地方拠点から本社に宅配便で送っていたため、配送期間込みの納期となり余裕がなかった
- 完成図書を電子化したことで、保管場所の借り増しが不要になった
- 紙の使用量を月間5,000~6,000枚削減できた
- 完成図書を必要な時に各自で探せるため、営業が本来業務に時間を割けるようになった
- 本社への提出書類をDocuWorksトレイで受け渡しできるため、納期に余裕が生まれ時間外労働の削減につながった
- 管理本部では長年DocuWorksを使用しており操作に慣れていたため
- さらにDocuWorksの活用範囲を広げれば、トレイとお仕事バーで社内の紙文書を便利に取り回せるため
- Smart Workstreamで工事プロセスに紐づけて文書管理でき、探しやすい形で保管できるほか電帳法にも対応可能
当社は1930年に塗装業として創立し、プラント・タンクのメンテナンス工事、マンションリニューアル工事（大規模修繕）に携わってきました。現在は国内に20カ所以上の支店・営業所を設け、社会基盤・住生活環境を支え守るサービス提供に取り組んでいます。
岡部 真人 様
当社のマンションリニューアル事業部門では、工事完成時に作成する完成図書が業務に欠かせません。完成図書には仕様書・図面・工事の記録写真・工程表・検査報告書・各種保証書・打ち合わせの議事録など、その建物の工事プロセスを記録する文書が含まれており、1冊が数十センチのボリュームです。法律で長期保存が義務付けられていることと、当社が修繕を取り扱うマンションが増えるにつれ、完成図書の量も増えていました。文書量の最も多い関東地区では外部倉庫にも保管していますが、地方の営業拠点では保管場所がひっ迫していました。
また、完成図書がすぐに探せないため営業から総務部に問い合わせが頻繁にあり、川崎市の本社から千葉県の倉庫に片道1時間かけて完成図書を探しに行き、使用後に再び返しに行くなど、多くの工数がかかっていました。世の中のペーパーレス化・デジタル化が進むに伴い、当社でも完成図書の電子化により効率化したいと考えました。
兼 総務部 課長 兼 デジタル課 課長
下田 章博 様
他社製品の情報も収集しましたが、イメージに合うものが見つけられませんでした。そこで富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに相談したところ、DocuWorks、Working Folder、Smart Workstreamを活用したシステムの提案を受けました。もともと管理本部では、DocuWorksでペーパーレスファクスを活用しており操作には慣れていましたが、トレイとお仕事バーを使えば社内にあふれる紙文書を電子で便利に取り回しできることがわかり、さらに導入範囲を広げることにしました。
例えば、現場から毎日ファクスで送られてくる工事日報も、このシステムを使えば電子で回付して完成図書に簡単に取り込めるため、一連の流れの中で管理できる点が良かったです。
また、Smart Workstreamは他の文書管理システムにはない、業務プロセスとドキュメントを紐づけて管理できる点、文書をより探しやすい形の保管方法を選べる点、電子帳簿保存法にも対応している点が魅力的でした。何より、私たちの漠然とした要望に対して、「こういうことでしょうか？」と、寄り添って解決策を一緒に考えてくれる富士フイルムビジネスイノベーションジャパンへの信頼感が大きかったです。
まず、現場で日々発生する工事関連書類をDocuWorksで電子化・編集し、Working Folderで管理。各種書類が集まったらDocuWorksトレイを使って担当者が部店所長に申請し、承認を受けます。承認された文書は工事書類としてSmart Workstreamに登録します。これらの一連の流れはDocuWorksのお仕事バーに表示されており、ボタン一つで簡単に作業できます。
Smart Workstreamで電子保管された完成図書は、安全書類・工事書類など業務プロセスに紐づけて管理できるため、長い工期の中で必要な情報がどこにあるか、どこまで管理できているかが一目でわかり、必要な文書が検索しやすくなりました。紙の使用量が月間5,000～6,000枚減っただけでなく、新たに保管スペースを借りることも不要になりましたし、倉庫まで往復2時間かけて完成図書を取りに行ったり、倉庫まで行ったけれど見つからなかったと肩を落として戻ったりする回数は確実に減っています。また、これまで管理本部のみで使用していたDocuWorksについても、今回導入してすぐに、地方の営業拠点から「支払い業務関連の書類受け渡しにトレイを使いたい」との要望が出ました。これまで、本社で支払い処理が必要な書類は宅配便で送っていたため、月末は事務員が配送時間に追われて作業をしていました。DocuWorksトレイを使えば、宅配便の配送時間を気にするストレスもなくなり、納期に余裕が出るため時間外労働の削減にもつながっています。DocuWorksは見た目や操作方法がわかりやすいので、このように現場から活用のアイデアが出てきて、社内の付帯業務の削減につながっていると感じます。
Smart Workstreamは業種を問わず、総務・人事関連の管理業務に便利に使えると思います。
総務・人事関連の管理に特化したクラウドサービスもありますが、機能が多すぎて操作が複雑だったり使いきれないことがあります。Smart Workstreamは、目的に合ったシンプルな文書管理システムとして活用できます。例えば当社では、ISO認証の文書管理や、車両管理業務などにもSmart Workstreamを活用することで、文書が散在せず、検索・管理しやすくなりました。
今回、完成図書や工事日報の回付を電子化したことで、営業がより本来業務に時間を割けるようになりました。例えば、部店所長がメンバーの提出書類にハンコを押すためだけに帰社することが不要になったため、現場事務所への訪問回数を増やせるなど、マネジメントの強化にもつながっています。次のステップとして、今回のシステムを人材育成にも活用したいです。各自が必要な文書を、いつでもパソコンから簡単に探せる仕組みを作ったとはいえ、毎回、総務部に書類の場所を聞くことがクセになっている営業もまだまだいます。そうではなく、さらにシステムの活用を促し、自分で考え、探す習慣を身に付けさせたいと考えています。何事も「自分の頭で考える」ことで人は成長します。私たちは今後も、一人ひとりがデジタルを上手に活用することで、自立・成長して活動できるような環境づくりを続けていきます。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、何でも相談できるパートナーとして、変わらずお付き合いいただければうれしいです。
- （前列左から）
- シンヨー株式会社 管理本部 総務部 副部長 兼 総務部 課長 兼 デジタル課 課長 下田 章博 様
- シンヨー株式会社 執行役員 管理本部 総務部 部長 岡部 真人 様
- （後列左から）
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 新川 雄一
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 西垣 和加
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 萩原 紗輝
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 浦辺 紗也子
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 露口 美幸
- 業種
建設業、サービス業
- 事業内容
ビル・マンション・戸建て住宅の改修、プラント等の塗装工事
- 従業員数
223名
- 本社所在地
〒210-0858 神奈川県川崎市川崎区大川町8番6号
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- * 掲載内容は2023年9月時点の情報です
