- 多種多様な文書の管理・電子化に悩んでいる企業
- 介護サービス利用者一人あたり17種類もの書類があり、管理が大変だった
- 自治体の運営指導に向けた各書類のスキャン作業に手間と工数がかかっていた
- いつ誰がスキャンするか不明確で、納期直前までどの文書が不足しているか把握できなかった
- 17帳票を統合的に管理できるようになり、時間と手間が大幅に削減
- 各文書のスキャン業務が効率化され、利用者とのコミュニケーション機会が増加
- スキャン文書の保管状況が可視化され、タイムリーな抜け漏れ対応を実現
山口県宇部市で通所介護サービスを提供しています。介護というと食事やレクリエーションのイメージがあるかと思いますが、エールでは理学療法士による「日常生活動作の向上」を目指す運動プログラムなど、利用者がより充実した毎日を送れるようなサービス提供を心掛けています。
介護事業者は数年に一度、自治体による運営指導が入るのですが、その際に提示する多数の文書を準備するのにかなり手間がかかっていました。文書の種類は介護保険証や介護計画書、ケアマネジャーが作成するアセスメントシートなど利用者一人につき17種類以上にもなり、運営指導の通知を受けてから指導日までに過去数年分の各文書を急いでまとめなければならず、この作業が事務職員と現場スタッフの大きな負担となっていました。介護事業者にとって運営指導の対応は必須ですが、従業員が利用者の方々と向き合う時間を削りながらその準備作業に追われている姿を見て本末転倒だなと思い、なんとか効率化できないかと常々考えていました。
FUJIFILM IWproのプロセス管理機能を使うことで、視覚的に各文書の電子化状況が把握できるようになり、日頃から17帳票を統合的に管理できるのが最大の決め手です。指導に必要な17種類の文書は基本的に現場スタッフがスキャンするのですが、スキャン済みの文書が確認できないため何回も同じ文書がスキャンされていることもありました。本来業務の合間に少しずつスキャンするので管理側もいつ誰がスキャンしているのか把握できず、結局最後に事務職員が一つずつ格納されたファイルを確認し、重複している文書は削除して、抜け漏れがあれば対応するという業務負担を背負っていました。書類の中には利用者にサインをもらわなければならないものもあり、そういった文書が抜けているとその分時間もロスしてしまいます。FUJIFILM IWproを利用すれば、それらの課題を解決する仕組みづくりができると思いました。
保管状況が一目で分かるIWproのプロセス管理
FUJIFILM IWproの使い方を全職員が習熟すれば、必要書類の保管状況が一覧で把握できる上、ファイルの属性付与やリネーム作業が一気に自動化されるので、運営指導の準備に関する時間は大幅に削減できると期待しています。その時間で、利用者とのコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思います。また、現在は一人の事務職員にこの業務をほぼ任せてしまっているのですが、今後会社として事業展開を考えていく中で新たな事務仕事も任せたいですし、さまざまなことに挑戦してほしいので、特定の社員に属人化している現状の業務を「誰でもできる」業務にシフトしていく足がかりにしようと思っています。
間接業務を効率化したいサービス業の会社には特におすすめしたいです。利用者との直接的なコミュニケーションを大切にする業界では、それ以外の間接業務を減らすことがサービス品質向上と従業員の働きやすさに繋がります。当社のような介護サービス業界は特に人材雇用が課題で、若い世代や志が高い職員をどんどん確保したいのですが、そういった人ほど残業が増えてやめてしまう傾向にあります。そうならないよう間接業務のDX化を始める最初のツールとして、FUJIFILM IWproはおすすめだと思います。DX化推進において「ユーザーインターフェースのわかりやすさ」は重要だと思うのですが、FUJIFILM IWproはその点が直感的に分かりやすく、マニュアルがなくても理解しやすいので、全職員が抵抗感なく使ってくれると思います。
宇部市では介護サービスの申請者に、まずは「脱介護」に向けた短期集中プログラムを受講して自立への力を養ってもらうという新しいモデル事業を行っており、当社はプログラム提供事業者となっています。こうした事業では日々の利用者情報の管理が重要になるため、FUJIFILM IWproを活用することで効率的に事業運営できるのではと考えています。介護業界、さらには地元産業界にも、私たちが貢献できる新領域はまだまだ残っています。今後もデジタル技術を積極的に活用して、「宇部市で一番DX化が進んでいる事業所」になりたいと思います。
- （左から）
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 河田 祐志
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 大田 佳奈
- 株式会社エール 専務取締役 山田 遼 様
- 株式会社エール 業務管理 田中 希 様
- 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン 村田 久美恵
- 業種
介護サービス
- 事業内容
高齢者向けの通所介護サービス
- 従業員数
33名（2024年12月1日現在）
- 本部
山口県宇部市中村二丁目6番11号
- URL
- * 掲載内容は2025年2月時点の情報です
